Blog 20: Administratieve lasten leiden tot lagere jobtevredenheid

(07-04-2022) De publieke sector wordt gekenmerkt door een hoge mate van formalisering.

Regels, voorschriften en procedures vormen dan ook de basis van het werkleven van heel wat medewerkers in de publieke sector. Deze formalisering is niet noodzakelijk een slechte zaak, aangezien het medewerkers kennis verschaft over de organisatie, over het gedrag dat van hen verwacht wordt en over de manier waarop beslissingen genomen worden. Jammer genoeg komen er echter ook steeds meer klachten van medewerkers in de publieke sector – al geldt het evenzeer voor medewerkers in de private sector – over de toenemende hoeveelheid regels, voorschriften en procedures die veel tijd in beslag nemen, maar weinig tot geen functionaliteit hebben.

Blog post 20-1.png

Administratieve lasten in Vlaamse woonzorgcentra

Om de gevolgen van administratieve lasten beter in kaart te brengen, verzamelden wij data bij 277 hoofdverpleegkundigen in 108 Vlaamse, publieke woonzorgcentra. Aan deze hoofdverpleegkundigen werd gevraagd een vragenlijst in te vullen waarbij aan de hand van verschillende vragen gepeild werd naar de hoeveelheid administratieve lasten die zij ervaarden in hun job. Onze resultaten tonen aan dat wanneer hoofdverpleegkundigen veel administratieve lasten ervaren in hun job, zij een lagere jobtevredenheid hebben. Dit is erg verontrustend aangezien jobtevredenheid een grote impact heeft op tal van belangrijke zaken, zoals bijvoorbeeld prestaties, verloop en gezondheid. Gezien het hier gaat om hoofverpleegkundigen in woonzorgcentra is dit extra verontrustend omdat de jobtevredenheid van zorgkundigen ook een grote impact heeft op de kwaliteit en de veiligheid van patiëntenzorg en dus nefast is voor het leven van patiënten.

Hoofdverpleegkundigen zijn bovendien ook verantwoordelijk voor het aansturen van een team verpleegkundigen. Jammer genoeg tonen de resultaten van ons onderzoek aan dat wanneer hoofdverpleegkundigen veel administratieve lasten hebben in hun job, dat zij dan onvoldoende ruimte ervaren om individuele afspraken met hun teamleden vorm te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan individuele regelingen die hoofdverpleegkundigen maken met verpleegkundigen over hun takenpakket, opleidingen en werkuren. Administratieve lasten gaan met andere woorden hun vrijheid en autoriteit om als leidinggevende beslissingen te nemen inperken. Hierdoor zal de jobtevredenheid van deze hoofdverpleegkundigen dalen.

De resultaten van ons onderzoek tonen dus aan dat administratieve lasten heel wat negatieve gevolgen hebben. En gezien eerder onderzoek aantoonde dat de impact van administratieve lasten vrij stabiel is over verschillende sectoren en contexten heen – en dus niet alleen geldt voor hoofdverpleegkundigen – is het van groot belang dat alle organisaties en beleidsmakers de bestaande regels, voorschriften en procedures kritisch doornemen. Wanneer blijkt dat bepaalde regels, voorschriften of procedures veel tijd in beslag nemen, maar weinig tot geen functionaliteit hebben, is het belangrijk deze aan te passen of te verwijderen.

Autonome motivatie

Blog post 20-2.png

De resultaten van ons onderzoek reiken echter ook nog een andere piste aan om de negatieve gevolgen van administratieve lasten tegen te gaan. Onze studie toont namelijk aan dat wanneer hoofdverpleegkundigen autonoom gemotiveerd zijn – dat wil zeggen dat ze plezier hebben in het uitvoeren van hun taken – dat de aanwezigheid van administratieve lasten dan een minder negatieve impact heeft op hun autonomie als leidinggevende en op hun jobtevredenheid. Hun motivatie gaat de impact van administratieve lasten bufferen waardoor de negatieve gevolgen afgezwakt worden. Organisaties zouden er dus heel wat baat bij hebben extra inspanningen te leveren om de autonome motivatie van hun medewerkers, inclusief de medewerkers met leidinggevende verantwoordelijkheden, te stimuleren.

Eerder onderzoek toonde aan dat er heel wat manieren bestaan om de autonome motivatie van medewerkers te stimuleren. Zes concrete aanbevelingen uit de wetenschap:
1. Geef medewerkers voldoende vrijheid in het uitvoeren van hun taken.
2. Leg medewerkers duidelijk uit waarom het belangrijk is een bepaalde taak uit te voeren.
3. Geef medewerkers voldoende uitdagende taken zodat ze de kans krijgen om te laten zien waartoe ze in staat zijn.
4. Moedig medewerkers aan om zelf initiatief te nemen en oplossingen te bedenken.
5. Geef medewerkers positieve feedback wanneer zij een taak tot een goed einde hebben gebracht. (lees in deze eerdere blog post meer over welke frequentie van feedback ideaal is).
6. Bied medewerkers voldoende opleidingen aan zodat ze zich kunnen blijven ontplooien.
Kortom, wanneer organisaties extra inzetten op enkele van de bovengenoemde praktijken, zal dit ervoor zorgen dat de autonome motivatie van hun medewerkers stijgt waardoor de negatieve gevolgen van administratieve lasten op hun beurt ingeperkt worden.

Door Jolien Muylaert (Vakgroep Marketing, Innovatie, en organisatie; FWO).

Lees meer over dit onderzoek in het gepubliceerde wetenschappelijke artikel.