Facultair reglement m.b.t. het beheer van het facultair mobiliteitsfonds

Goedgekeurd op de vergadering van 22 november 2016.

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1.1. De faculteit stelt haar Facultair MobiliteitsFonds (verder FMF) ter beschikking van onderzoekers die werkzaam zijn in de faculteit, ongeacht hun financieringsbron, maar legt bij de besteding van de middelen de klemtoon op pre- en postdoctorale onderzoekers. De besteding gebeurt door middel van een open oproep, en heeft als voorwerp:

  1. het bijwonen van congressen in het buitenland;
  2. een studieverblijf in het buitenland;
  3. een verblijf van buitenlandse onderzoekers;
  4. een onderzoekssabbatical voor ZAP-leden.

Artikel 1.2. ATP-leden kunnen geen aanvragen indienen. ZAP-leden kunnen geen aanvragen indienen voor activiteiten 1 en 2.

Artikel 1.3. Voor wat betreft de activiteiten 1 t.e.m. 3 kunnen de middelen van het FMF enkel aangewend worden voor werkingskosten. Voor activiteit 4 kunnen de middelen van het FMF ook aangewend worden voor personeelskosten. De middelen van het FMF kunnen nooit aangewend worden voor uitrustingskosten.

Artikel 1.4. Voor wat betreft de activiteiten 1 t.e.m. 3 treedt de vakgroep op als (pre-)financier (via een kostenplaats niet op afdeling I). Financiering door de vakgroep impliceert geenszins een goedkeuring en een terugbetaling door de FCWO.

Artikel 1.5.

§1. Om een krediet aan te vragen dient men een aanvraagdossier in bij de vertegenwoordiger van de vakgroep in de FCWO (hierna ‘de vakgroepvertegenwoordiger’) genoemd.

§2. De vakgroepvertegenwoordiger beoordeelt de ontvankelijkheid van het dossier en brengt de aanvraag voor de vakgroepraad ter advies.

§3. De positief geadviseerde dossiers worden door de vakgroepvertegenwoordiger elektronisch bezorgd aan de FCWO, door een e-mail gericht aan Sofie.DeSutter@ugent.be. De mail bevat het aanvraagdossier gebundeld in één PDF en een uittreksel uit het vakgroepraadverslag.

§4. Met onvolledige aanvragen wordt geen rekening gehouden.

§5. De aanvragen worden behandeld door de FCWO op de eerstvolgende vergadering na indiening door de vakgroepvertegenwoordiger. De deadline voor indiening is 10 werkdagen voor de geplande vergadering van de FCWO.

§6. Wanneer een geldige aanvraag ook een aanvraag bij een externe sponsor impliceert, kan, in afwachting van diens beslissing, een krediet voorwaardelijk worden goedgekeurd.

Artikel 1.6.

§1. Voor de afrekening van het toegekende krediet dient men een verantwoording in bij de FCWO.

§2. Onvolledige verantwoordingen zullen aanleiding geven tot slechts partiële terugbetaling. Anderzijds zal nooit meer worden terugbetaald dan aanvankelijk toegezegd.

Hoofdstuk 2: Bijwonen van congressen en meetcampagnes en data-acquisitie in het buitenland

Artikel 2.1

§1. Het congres dient een uitgesproken wetenschappelijk karakter te hebben.

§2. De onderzoeker dient tijdens het congres een actieve wetenschappelijke bijdrage te leveren (een mondelinge presentatie of een poster presentatie), en dit blijkt uit het bewijs van aanvaarding.

Artikel 2.2

§1. Het krediet is bedoeld als een tussenkomst in de deelnamekosten en de verplaatsings- en verblijfskosten.

§2. De toelage bedraagt maximaal 1.500 euro per aanvraag. Er worden geen forfaitaire dagvergoedingen toegekend.

§3. Kandidaten die voldoen aan de criteria voor het aanvragen van een reiskrediet bij externe instanties (bvb. FWO) zijn verplicht om eerst bij deze instantie een aanvraag in te dienen.

Artikel 2.3

Een aanvraagdossier dient voor de aanvang van het congres, meetcampagne of data-acquisitieverblijf ingediend te worden bij de vakgroep en bestaat uit een volledig ingevuld formulier betreffende congressen in het buitenland. Dit formulier is hetzij het geëigende FWO-formulier hetzij, enkel voor wie geen FWO-krediet kan aanvragen, het FCWO-formulier zoals beschikbaar op de website van het FCWO.

Artikel 2.4

§1. Binnen de vier maanden na afloop van het congres of meetcampagne dient de onderzoeker de verantwoording te bezorgen. Een volledige verantwoording per studieverblijf bestaat uit een ingevuld formulier (zie bijlage en website) met

  • per kost het bijhorende SAP nummer (6- of 7- nummer), dat men terugvindt in het rapport "kredietopvolging UGent - rapport 1.4"
  • de kostendrager waarop deze kost is geboekt in SAP, de terugstorting gebeurt op dezelfde kostendrager. Dit dient een E/…../01 – fonds V budgetplaats te zijn.

§2. Het toegekende en met bewijsstukken verantwoorde bedrag wordt gestort op de kostendrager die is aangegeven in de verantwoording.

Hoofdstuk 3: Studieverblijven in het buitenland

Artikel 3.1

Het studieverblijf dient minimaal 1 week te duren en mag maximaal 6 maanden duren.

Artikel 3.2

§1. Voor de verblijfskosten kan een vergoeding toegekend worden van maximaal 250 euro per week. Daar bovenop kan maximaal 750 euro toegekend worden voor de verplaatsingskosten.

§2. Onderzoekers die ervoor in aanmerking komen moeten de geëigende aanvraag doen bij het FWO.

Artikel 3.3

Een aanvraagdossier dient voor de aanvang van het studieverblijf ingediend te worden bij de vakgroep en bestaat uit een volledig ingevuld formulier. Dit formulier is hetzij het geëigende FWO-formulier hetzij, enkel voor wie geen FWO-krediet kan aanvragen, het FCWO-formulier zoals beschikbaar op de website van het FCWO.

Artikel 3.4

§1. Binnen de vier maanden na afloop van een studieverblijf in het buitenland dient de onderzoeker de verantwoording te bezorgen. Een volledige verantwoording per studieverblijf bestaat uit een ingevuld formulier (zie bijlage en website) met

  • per kost het bijhorende SAP nummer (6- of 7- nummer), dat men terugvindt in het rapport "kredietopvolging UGent - rapport 1.4"
  • de kostendrager waarop deze kost is geboekt in SAP, de terugstorting gebeurt op dezelfde kostendrager. Dit dient een E/…../01 – fonds V budgetplaats te zijn.

§2. Het toegekende en met bewijsstukken verantwoorde bedrag wordt gestort op de kostendrager die is aangegeven in de verantwoording.

Hoofdstuk 4: Verblijf van buitenlandse onderzoekers

Artikel 4.1

§1. Dit krediet kan worden aangewend voor een verblijf van een onderzoeker met doctoraat vanuit een buitenlandse onderzoeksinstelling aan onze faculteit. De bedoeling is dat de expertise van deze onderzoeker een belangrijke meerwaarde kan betekenen voor de ontvangende UGent-promotor en diens onderzoeksgroep.

§2. Het verblijf van een buitenlandse onderzoeker dient minimaal twee weken en maximaal 12 maanden te duren.

§3. Tijdens een verblijf van maximaal drie maanden:

  • wordt de buitenlandse onderzoeker aan de UGent geregistreerd als bezoeker en wordt een forfaitaire verblijfsvergoeding voorzien;
  • zal de bezoeker al dan niet moeten beschikken over een visum C, kort verblijf (toeristenvisum); dit is nationaliteitsgebonden en dient in het herkomstland te worden aangevraagd;
  • de forfaitaire verblijfsvergoeding kan niet hoger zijn dan de maxima die vastgelegd zijn in het Reglement met betrekking tot verplaatsingen in dienstverband en vergoedingen voor reis-en verblijfskosten op basis van de forfaitaire dagvergoeding voor een verblijf in België;
  • dient een bezoekerskaart te worden aangevraagd.

§4. Tijdens een verblijf van meer dan drie maanden:

  • wordt de buitenlandse onderzoeker aangesteld als postdoctoraal bursaal in internationale mobiliteit en wordt een maandelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voorzien.
  • zal de bezoeker al dan niet moeten beschikken over een visum D3 (verblijf langer dan 3 maanden) of een wetenschappelijk visum (via een gastovereenkomst); dit is nationaliteitsgebonden en dient in het herkomstland te worden aangevraagd;
  • Wordt door de Directie Personeel en Organisatie met de onderzoeker een overeenkomst afgesloten. De opmaak van de beursovereenkomst van deze onderzoekers dient te gebeuren uiterlijk bij de aanvang van het onderzoeksverblijf aan de UGent.

Artikel 4.2

§1. De buitenlandse onderzoeker moet minimum 2 jaar postdoctorale ervaring kunnen voorleggen en dient internationaal erkend te zijn voor zijn/haar expertise en onderzoekservaring. Dit dient te blijken uit het wetenschappelijk curriculum van de betrokkene.

§2. De UGent-promotor is een ZAP-lid verbonden aan de faculteit.

§3. Per kalenderjaar kan een UGent-promotor hoogstens éénmaal genieten van een krediet voor verblijf van een buitenlandse onderzoeker van het FMF.

Artikel 4.3

Een aanvraagdossier moet minimaal omvatten:

  • informatie over het statuut van de promotor in de faculteit;
  • informatie over de postdoctorale buitenlandse onderzoeker (kort wetenschappelijk CV);
  • informatie over de wetenschappelijke opdracht van de buitenlandse onderzoeker tijdens zijn/haar verblijf hier met inbegrip van een motivering voor het verblijf van de buitenlandse onderzoeker: welke meerwaarde kan hij/zij bieden voor de promotor en diens onderzoeksgroep?

Artikel 4.4

Binnen de vier maanden na afloop van een studieverblijf in het buitenland dient de promotor de verantwoording te bezorgen. Een volledige verantwoording per studieverblijf bestaat uit een ingevuld formulier (zie bijlage en website) met

  • per kost het bijhorende SAP nummer (6- of 7- nummer), dat men terugvindt in het rapport "kredietopvolging UGent - rapport 1.4"
  • de kostendrager waarop deze kost is geboekt in SAP, de terugstorting gebeurt op dezelfde kostendrager. Dit dient een E/…../01 – fonds V budgetplaats te zijn.

Hoofdstuk 5: Onderzoeksabbaticals voor ZAP-leden

Artikel 5.1

§1. Dit krediet kan worden aangewend door ZAP-leden van de faculteit om gedurende een periode te verblijven aan een buitenlandse onderzoeksinstelling.

§2. De onderzoeksabbatical duurt minimaal 3 maanden en maximaal 6 maanden.

§3. Er kunnen 2 types van financiering verworven worden:

  • Type 1: een forfaitaire bijdrage in de reiskosten en de verblijfskosten. Dit bedrag is een vast bedrag en dient te worden beschouwd als een subsidie ter ondersteuning van het verblijf aan de gastinstelling.
  • Type 2: financiering voor de vervanging van het ZAP-lid zodat de onderwijsopdracht tijdens de onderzoeksabbatical niet in het gedrang komt. Deze vervangingsvergoeding is gebaseerd op de effectieve personeelskost nodig voor het aantrekken van een vervanger voor het uitvoeren van de pedagogische opdrachten.

Artikel 5.2

§1. Om in aanmerking te komen voor één of beide types van financiering, is de aanvrager verplicht om eerst bij het FWO het corresponderende type subsidie aan te vragen.

§2. Een ZAP-lid kan slechts 1 keer genieten van een krediet voor een onderzoeksabbatical in een periode van 5 jaar.

§3. Er zijn twee deadlines voor het indienen bij de FCWO van een kredietaanvraag voor ‘Onderzoeksabbaticals voor ZAP-leden’: 1 februari en 1 september. De deadline 1 februari is van kracht voor sabbaticals die niet vroeger beginnen dan 1 oktober. De deadline van 1 september is van kracht voor sabbaticals die niet vroeger beginnen dan 1 februari van het volgende kalenderjaar.

Artikel 5.3

Een aanvraagdossier moet minimaal omvatten:

  • informatie over het statuut van de aanvrager in de faculteit;
  • het aanvraagformulier dat ingediend is bij het FWO en de beslissing van het FWO;
  • bewijs van aanvaarding door de bezoekende instelling;
  • een gedetailleerde beschrijving van hoe de vervanging inzake onderwijs tijdens de sabbatical zal gebeuren; hierbij moet de kostprijs van de vervanging duidelijk vermeld zijn; deze kostprijs dient in functie van de voorgestelde persoon of personen en de vooropgestelde periode opgevraagd te worden bij de Directie Personeel en Organisatie (DPO).

Artikel 5.4

Ten laatste drie maand na afloop van de onderzoeksabbatical dient het ZAP-lid de verantwoording te bezorgen. Een volledige verantwoording bestaat uit:

  • een beknopt verslag
  • een overzicht van de onderwijsactiviteiten waarvoor vervanging werd voorzien tijdens de sabbatical
  • een overzicht van de effectieve personeelskosten voor de vervanging van de onderwijsactiviteiten.