Buiten Europa

 Wil je een deel van je opleiding buiten Europa volgen, dan regel je, in samenspraak met de coördinator van je opleiding (Facultaire Commissie Internationalisering - FCI-lid), een aantal praktische zaken.

Hoe kies je een bestemming?

Opmerking: Vanaf 2016-2017 wordt met een rotatiesysteem gewerkt: het is mogelijk dat een bepaalde faculteit in een bepaald academiejaar geen student naar een bepaalde bestemming kan sturen, wat het jaar erop wel weer het geval is. Gelieve bij je keuze vooraf contact op te nemen met Regine Coolen om de beschikbaarheid na te gaan.

  • Ontwikkelingslanden VLIR-UOS studiereizen: bestemmingen VLIR-UOS
  • Andere bestemmingen voor Stage en Masterproef zijn mogelijk mits individuele contacten tussen professoren/promotoren

Met welke deadlines moet je rekening houden?

  • Deadline applicatie Studies en Stage: Er is maar 1 deadline ongeacht het een aanvraag is voor het 1e en/of 2e semester. Onvolledige of laattijdige dossies worden niet verwerkt. Deadline 15 februari 2018 voor mobiliteit in het 1e en 2e semester 2018-2019.
  • Deadline beursaanvraag: 5 maart 2018 (16u)

Stappenplan van de Afdeling Internationalisering (AI)

  • Heel wat zaken worden door de AI geregeld (beurs, voucher, taalcursus, ...). Je krijgt hiervan een mail via de Afdeling Internationlisering met een checklist (voorzien juli 2018).
  • Raadpleeg het stappenplan van de AI

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • Neem tijdig contact op met je FCI-lid en/of facultair contactpersoon Regine Coolen.
  • Voor uitwisselingen in academiejaar 2018-2019 kan je vanaf 15 november 2017 je aanvraag voor een buitenlands studieverblijf indienen via de Oasis website.
  • Online dossier omvat: Uitwisselingsaanvraag, Learning Agreement (Curriculum in uitwisseling), Motivering, Taalkennis en Contactpersoon

    (registratie via oasis.ugent.be - Handleiding)

  • Learning Agreement: stel je vakkenpakket samen. Zoek de studiegids en de academische kalender van de gastuniversiteit op. Start met zoeken naar vakken die je interesseren. Voor onze faculteit mogen GEEN substituties gelegd worden.
  • Selectie: na de facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen, zal de faculteit één bestemming selecteren. Je krijgt hiervan een mail via oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag geselecteerd door faculteit'.

Belangrijk: Alle correspondentie over je buitenlandse studieverblijf zal steeds via het UGent e-mailadres verlopen.

Wat gebeurt er na selectie?

  • Je uitwisselingsaanvraag wordt verwerkt door Regine Coolen en via Oasis doorgestuurd naar de Afdeling Internationalisering (AI).
  • De Afdeling Internationalisering verzamelt en controleert de aanvragen van alle UGent studenten.
  • In de loop van april nomineert de AI de geselecteerde studenten bij de respectieve gastuniversiteiten; je krijgt hiervan een mail via Oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag genomineerd door de afdeling Internationalisering'.
  • Annulaties van geselecteerde uitwisselingsaanvragen moeten gemeld worden aan Regine Coolen.

Wat moet je ondertussen doen?

  • Indienen portfolio voor beursaanvraag (deadline 5 maart - 16u) - Bekendmaking selectieresultaten ten laatste 10 mei 2018.
  • Elke gastuniversiteit heeft een eigen applicatieprocedure. Daar kan je je al op voorbereiden. Let wel: je kunt pas de procedures aan de gastuniversiteit starten van zodra je door de AI genomineerd werd (eind april).
  • Raadpleeg zo snel mogelijk de website van de gastuniversiteit om hun deadlines voor incoming mobility te kennen. Indien hun deadlines in april (of vroeger) liggen, verwittig Regine Coolen zodat je nominatie in Gent versneld kan worden.
  • Taaltesten: controleer de taalvoorwaarden en vereiste certificaten van de buitenlandse universiteit.
  • Learning agreement: Dit is een formeel document dat door drie partijen ondertekend dient te worden (UGent, student en de gastinstelling) vóór vertrek.
  • Je ontvangt een bevestiging van de gastinstelling waar je verdere informatie ontvangt over praktische regelingen.

Eindelijk aangekomen. Wat nu?

  • Je kiest binnen de 2 weken na aankomst een definitief programma. Wijzigingen kunnen via Oasis ingevoerd worden. Vergeet niet het document Changes to the learning agreement te laten tekenen. Hou steeds contact met je FCI-coördinator.
  1. Zolang het curriculum in ‘ontwerp’ staat, kan je zelf (mits de schriftelijke goedkeuring van je FCI-lid) nog wijzigingen doorvoeren in het curriculumscherm (zie ook handleiding Oasis, p.65 ‘uitwisselingsvakken toevoegen of verwijderen uit je curriculum'). Bij status ‘voorstel’ of ‘goedgekeurd’ mag je de wijzigingen aan Regine Coolen doorgeven (eveneens met het schriftelijk akkoord van je FCI-lid). 
  2. Formulier ‘Changes to the learning agreement’ kan je vinden op Oasis.  Dit wordt automatisch ingevuld na invoer wijzigingen en kan nadien door de partner getekend worden. Vergeet de getekende versie niet op te laden in Oasis!
  3. Controleer tijdig je uitwisselingscurriculum in Oasis op codes van uitwisselingsvakken, semester, juiste benaming van de vakken, enz. Alle wijzigingen moeten zo snel mogelijk gemeld worden! Deze gegevens zullen zichtbaar zijn op je diplomasupplement.
  • Je houdt de faculteit op de hoogte van eventuele problemen.
  • Raadpleeg het stappenplan van de AI betreffende nog te vervullen formaliteiten.
  • En voor de rest veel studeren en genieten van je buitelandse ervaring.

Na de examens ...

  • Op het einde van je verblijf krijg je een ‘Transcript of Records’ van je buitenlandse universiteit. Dit is een overzicht van je behaalde resultaten tijdens je verblijf in het buitenland. Bezorg dit document aan het FCI-lid van je opleiding, bij voorkeur met vertaling score berekening/grading evaluation.
  • De punten worden via ECTS-grades (vermeld op de TOR) omgerekend naar UGent punten.
  • Opgelet: de melding “pass” of “fail” kan in ons systeem niet worden omgezet
  • Geslaagd in het buitenland = geslaagd in Gent.

Terug thuis

  • Voor toekomstige studenten vragen we je een enquête/facultair verslag in te vullen over je ervaring
  • Doe mee aan de fotowedstrijd! Stuur je leukste selfie in naar Regine Coolen en misschien win jij wel een sweater van UGent.

Financieringskanalen en beurzen

Er zijn diverse types beurzen beschikbaar voor je uitwisseling buiten de Erasmuszone. Deze beurzen worden via een competitief selectieproces verdeeld op basis van een portfolio. Documenten beursaanvraag

De Afdeling Internationalisering organiseert op donderdag 22 februari 2018 (10u - 11u30) een infosessie rond '˜Tips & Tricks' bij het schrijven van een beursaanvraag voor een buitenlands verblijf (voor studenten). Deze infosessie gaat door in zaal August Vermeylen in het Pand (Onderbergen 1, Gent). De infosessie is gratis, inschrijven is verplicht.

PPT presentatie : TIPS & TRICKS  (ppt) BIJ HET SCHRIJVEN VAN EEN BEURSAANVRAAG VOOR EEN VERBLIJF BUITEN DE ERASMUSZONE

  • Competitief selectieproces op basis van portfolio 
  • Ongeveer 345 beurzen beschikbaar. 
  • Nieuw! De VLIR-UOS reisvergoedingen voor stage of onderzoek in Latijns-Amerika, Azië en Afrika worden opgenomen in dit selectiemechanisme
  • Let op! Een combinatie van twee mobiliteitsbeurzen is niet mogelijk.

Timing:

De 'strikte' deadline om de gevraagde documenten in te dienen is maandag 5 maart 2018, uiterlijk om 16u (mededeling selectieresultaten: 7 mei 2018)

Let wel: de uitwisselingsaanvraag moet in Oasis ingediend worden vóór 15/2/2018 met de goedkeuring van het FCI-lid.

Een overzicht van financieringskanalen via UGent en derden.

Praktisch

Een studieverblijf buiten Europa brengt heel wat administratie met zich mee. Als student ben je zelf verantwoordelijk om volgende administratie na te gaan.

    Vertrek je naar een bestemming zonder samenwerkingsakkoord, bekijk zeker de inschrijvingsvoorwaarden en de registratiekosten van de gastuniversiteit.

    Contact