Buiten Europa

In het kader van een BIRAK kan je zowel voor studie, voor onderzoek in het kader van je masterproef, als voor stage naar het buitenland gaan. De minimale duur van je verblijf is 1 maand. Je verblijf kan maximum 12 maanden tellen

Wil je een deel van je opleiding buiten Europa volgen, dan regel je, in samenspraak met de coördinator van je opleiding (Facultaire Commissie Internationalisering - FCI-lid), een aantal praktische zaken.

Hoe kies je een bestemming?

    • Cooperation Agreements: Overzicht bestemmingen voor studenten van alle opleidingen van de faculteit maar met voorkeur voor de opleiding van het verantwoordelijk FCI-lid (indien selectie nodig is): bestemmingen faculteit

    Opmerking: Er wordt met een rotatiesysteem gewerkt: het is mogelijk dat een bepaalde faculteit in een bepaald academiejaar geen student naar een bepaalde bestemming kan sturen, wat het jaar erop wel weer het geval is. Gelieve bij je keuze vooraf contact op te nemen met Regine Coolen om de beschikbaarheid na te gaan.

    • Ontwikkelingslanden VLIR-UOS studiereizen: bestemmingen VLIR-UOS
    • Andere bestemmingen voor Stage en Masterproef zijn mogelijk mits individuele contacten tussen professoren/promotoren

    Met welke deadlines moet je rekening houden?

    • Deadline applicatie Studies en Stage: Er is maar 1 deadline ongeacht het een aanvraag is voor het 1e en/of 2e semester. Onvolledige of laattijdige dossies worden niet verwerkt. Deadline 1 februari 2019 voor mobiliteit in het 1ste en 2de semester 2019-2020.
      • Deadline Oasis = 1 februari 2019 (incl. goedgekeurd programmavoorstel)
    • Deadline beursaanvraag (portfolio via SharePoint): maandag 4 maart 2019 (16u)

    Stappenplan van de Afdeling Internationalisering (AI)

    • Heel wat zaken worden door de AI geregeld (beurs, voucher, taalcursus, ...). Je krijgt hiervan een mail via de Afdeling Internationlisering met een checklist (voorzien juli 2019).
    • Raadpleeg het stappenplan van de AI

    Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

    • Neem tijdig contact op met je FCI-lid en/of facultair contactpersoon Regine Coolen.
    • Voor uitwisselingen in academiejaar 2019-2020 kan je vanaf 15 november 2018 je aanvraag voor een buitenlands studieverblijf indienen via de Oasis website.
    • Online dossier omvat: Uitwisselingsaanvraag, Learning Agreement (Curriculum in uitwisseling), Motivering, Taalkennis en Contactpersoon

      (registratie via oasis.ugent.be - Handleiding)

    • Learning Agreement: stel je vakkenpakket samen. Zoek de studiegids en de academische kalender van de gastuniversiteit op. Start met zoeken naar vakken die je interesseren. Voor onze faculteit mogen GEEN substituties gelegd worden.
    • Selectie: na de facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen, zal de faculteit één bestemming selecteren. Je krijgt hiervan een mail via oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag geselecteerd door faculteit'.

    Belangrijk: Alle correspondentie over je buitenlandse studieverblijf zal steeds via het UGent e-mailadres verlopen.

    Wat gebeurt er na selectie?

    • Je uitwisselingsaanvraag wordt verwerkt door Regine Coolen en via Oasis doorgestuurd naar de Afdeling Internationalisering (AI).
    • De Afdeling Internationalisering verzamelt en controleert de aanvragen van alle UGent studenten.
    • In de loop van de maand maart nomineert de AI de geselecteerde studenten bij de respectieve gastuniversiteiten; je krijgt hiervan een mail via Oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag genomineerd door de afdeling Internationalisering'.
    • Annulaties van geselecteerde uitwisselingsaanvragen moeten gemeld worden aan Regine Coolen.

    Wat moet je ondertussen doen?

    • Indienen portfolio voor beursaanvraag (deadline 4 maart - 16u) - Bekendmaking selectieresultaten op 10 mei 2019.
    • Elke gastuniversiteit heeft een eigen applicatieprocedure. Daar kan je je al op voorbereiden. Let wel: je kunt pas de procedures aan de gastuniversiteit starten van zodra je door de AI genomineerd werd (maart/april).
    • Raadpleeg zo snel mogelijk de website van de gastuniversiteit om hun deadlines voor incoming mobility te kennen. Indien hun deadlines in april (of vroeger) liggen, verwittig Regine Coolen zodat je nominatie in Gent versneld kan worden.
    • Taaltesten: controleer de taalvoorwaarden en vereiste certificaten van de buitenlandse universiteit.
    • Learning agreement: Dit is een formeel document dat door drie partijen ondertekend dient te worden (UGent, student en de gastinstelling) vóór vertrek.
    • Je ontvangt een bevestiging van de gastinstelling waar je verdere informatie ontvangt over praktische regelingen.

    Eindelijk aangekomen. Wat nu?

    • Je kiest binnen de 2 weken na aankomst een definitief programma. Wijzigingen kunnen via Oasis ingevoerd worden. Vergeet niet het document Changes to the learning agreement te laten tekenen. Hou steeds contact met je FCI-coördinator.
    1. Zolang het curriculum in ‘ontwerp’ staat, kan je zelf (mits de schriftelijke goedkeuring van je FCI-lid) nog wijzigingen doorvoeren in het curriculumscherm (zie ook handleiding Oasis, p.65 ‘uitwisselingsvakken toevoegen of verwijderen uit je curriculum'). Bij status ‘voorstel’ of ‘goedgekeurd’ mag je de wijzigingen aan Regine Coolen doorgeven (eveneens met het schriftelijk akkoord van je FCI-lid). 
    2. Formulier ‘Changes to the learning agreement’ kan je vinden op Oasis.  Dit wordt automatisch ingevuld na invoer wijzigingen en kan nadien door de partner getekend worden. Vergeet de getekende versie niet op te laden in Oasis!
    3. Controleer tijdig je uitwisselingscurriculum in Oasis op codes van uitwisselingsvakken, semester, juiste benaming van de vakken, enz. Alle wijzigingen moeten zo snel mogelijk gemeld worden! Deze gegevens zullen zichtbaar zijn op je diplomasupplement.
    • Je houdt de faculteit op de hoogte van eventuele problemen.
    • Raadpleeg het stappenplan van de AI betreffende nog te vervullen formaliteiten.
    • En voor de rest veel studeren en genieten van je buitelandse ervaring.

    Na de examens ...

    • Op het einde van je verblijf krijg je een ‘Transcript of Records’ van je buitenlandse universiteit. Dit is een overzicht van je behaalde resultaten tijdens je verblijf in het buitenland. Bezorg dit document aan het FCI-lid van je opleiding, bij voorkeur met vertaling score berekening/grading evaluation.
    • De punten worden via ECTS-grades (vermeld op de TOR) omgerekend naar UGent punten.
    • Opgelet: de melding “pass” of “fail” kan in ons systeem niet worden omgezet
    • Geslaagd in het buitenland = geslaagd in Gent.

    Terug thuis

    • Voor toekomstige studenten vragen we je een enquête/facultair verslag in te vullen over je ervaring
    • Doe mee aan de fotowedstrijd! Stuur je leukste selfie in naar Regine Coolen en misschien win jij wel een sweater van UGent.

    Financieringskanalen en beurzen

    Er zijn diverse types beurzen beschikbaar voor je uitwisseling buiten de Erasmuszone. Deze beurzen worden via een competitief selectieproces verdeeld op basis van een portfolio. Documenten beursaanvraag

    Competitief selectieproces op basis van portfolio via een online tool die hiervoor ontwikkeld werd:

    Nieuw dit jaar is de manier waarop de student een aanvraag indient: ze moeten dit doen via een online tool die hiervoor ontwikkeld werd (in SharePoint):

    https://sharepoint.ugent.be/sites/nonerasmusgrants

     Lees alle richtlijnen aandachtig. Wanneer je portfolio is afgewerkt, klik dan op 'submit', nadien kan je niets meer wijzigen! Hou de richtlijnen steeds bij de hand wanneer je je portfolio opmaakt. Ze zijn ook terug te vinden op de SharePoint link.

    • Ongeveer 360 beurzen beschikbaar. 
    • VLIR-UOS reisvergoedingen voor stage of onderzoek in Latijns-Amerika, Azië en Afrika worden opgenomen in dit selectiemechanisme
    • Let op! Een combinatie van twee mobiliteitsbeurzen is niet mogelijk.

     

    Timing:

     

    De deadline voor je portfolio aanvraagdossier is maandag 4 maart 2019, uiterlijk om 16u00 (Brussels Time).

    Opgelet: Deze deadline wordt strikt gehanteerd. Dossiers die later dan 16u worden ingediend, dossiers die volledig zijn maar niet werden ingediend (‘via knop submit’) en dossiers die onvolledig zijn, zijn NIET ontvankelijk en worden niet gelezen.

    Mededeling van de selectieresultaten : 10 mei 2019.

    Belangrijk !! Parallel met je beursaanvraag (financiering), dien je ook een uitwisselingsaanvraag in te dienen in Oasis (bestemming). Indien je een aanvraag indient voor een beurs voor uitwisseling buiten de Erasmuszone, dien je in deze OASIS aanvraag bij ‘financieringskanaal’ ‘facultaire beurzen’ aan te duiden!!

    Toewijzing van de beurzen:

    Je beursaanvraag wordt beoordeeld door een onafhankelijk panel experten op UGent-niveau. Het al dan niet ontvangen van een vergoeding en de grootte van de beurs zal afhangen van de kwaliteit van je aanvraagdossier en de aantoonbaarheid van je financiële nood.

     

    Een overzicht van financieringskanalen via UGent en derden.

    Praktisch

    Een studieverblijf buiten Europa brengt heel wat administratie met zich mee. Als student ben je zelf verantwoordelijk om volgende administratie na te gaan.

      Vertrek je naar een bestemming zonder samenwerkingsakkoord, bekijk zeker de inschrijvingsvoorwaarden en de registratiekosten van de gastuniversiteit.

      Contact