Binnen Europa

Wil je een deel van je opleiding (vakken en/of masterproef) in Europa - op Erasmus - volgen, dan regel je, in samenspraak met de coördinator van je opleiding (Facultaire Commissie Internationalisering - FCI-lid), een aantal praktische zaken.

Hoe kies je een bestemming?

  • Overzicht bestemmingen binnen Europa 

Met welke deadlines moet je rekening houden?

  • Studies: Er is maar 1 deadline per academiejaar voor studies binnen Europa ongeacht het een aanvraag is voor het 1e en/of 2e semester. Hou bij je beslissing rekening dat er geen beurzen worden toegekend bij verlenging. Onvolledige of laattijdige dossiers worden niet verwerkt. Deadline 15 februari 2019 voor mobiliteit in het 1e en 2e semester 2019-2020.
  • Deze aanvraagprocedure is enkel geldig voor UGent. Jouw dossier wordt niet doorgestuurd naar de buitenlandse universiteit! Je moet daar een gelijkaardige aanvraagprocedure volgen. Hou ook rekening met hun deadline.
  • Samengevat:

1 februari:

- buiten Europa 'Cooperation Agreements - birak' (1ste en 2de semester)

15 februari:
- Erasmus+ studies (1ste en 2de semester)
- Erasmus Belgica (1ste en 2de semester)

Laattijdige dossiers worden niet meer verwerkt.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • Neem tijdig contact op met je FCI-lid en/of facultair contactpersoon Regine Coolen.
  • Voor uitwisselingen in academiejaar 2019-2020 kan je vanaf 15 november 2018 je aanvraag voor een buitenlands studieverblijf indienen via de Oasis website.
  • Online dossier omvat: Uitwisselingsaanvraag, Learning Agreement (Curriculum in uitwisseling), Motivering, Taalkennis en Contactpersoon

    (registratie via oasis.ugent.be - Handleiding)

  • Learning Agreement: stel je vakkenpakket samen. Zoek de studiegids en de academische kalender van de gastuniversiteit op. Start met zoeken naar vakken die je interesseren. Voor onze faculteit mogen GEEN substituties gelegd worden..
  • Selectie: na de facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen, zal de faculteit één bestemming selecteren. Je krijgt hiervan een mail via Oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag geselecteerd door faculteit'.

Belangrijk: Alle correspondentie over je buitenlands studieverblijf zal steeds via het UGent e-mailadres verlopen.

Wat gebeurt er na selectie?

  • Je uitwisselingsaanvraag wordt verwerkt door Regine Coolen en via Oasis doorgestuurd naar de Afdeling Internationalisering (AI).
  • De Afdeling Internationalisering verzamelt en controleert de aanvragen van alle UGent studenten.
  • In de loop van april nomineert de AI de geselecteerde studenten bij de respectieve gastuniversiteiten; je krijgt hiervan een mail via Oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag genomineerd door de afdeling Internationalisering'.
  • Annulaties van geselecteerde uitwisselingsaanvragen moeten gemeld worden aan Regine Coolen.

Erasmus stappenplan van de Afdeling Internationalisering (AI)

  • Heel wat zaken worden door de AI geregeld (beurs, Erasmus contract, voucher, taalcursus, ...). Je krijgt hiervan een mail via de Afdeling Internationalisering met een checklist (voorzien juli 2019).
  • Raadpleeg het stappenplan van de AI

Wat moet je ondertussen doen?

  • Elke gastuniversiteit heeft een eigen applicatieprocedure. Daar kan je je al op voorbereiden. Let wel: je kunt pas de procedures aan de gastuniversiteit starten van zodra je door de AI genomineerd werd (maart/april). 
  • Raadpleeg zo snel mogelijk de website van de gastuniversiteit om hun deadlines voor incoming mobility te kennen. Indien hun deadlines in april liggen, verwittig Regine Coolen zodat je nominatie in Gent versneld kan worden.
  • Learning agreement: Dit is een formeel document dat door drie partijen ondertekend dient te worden (UGent, student en de gastinstelling) vóór vertrek.  Gebruik steeds het officiële template van het learning agreement for studies.
  • Online Linguistic support. Voor en na het verblijf krijg je een uitnodigingsmail van de Afd. Internationalisering om een online taaltest te doen.

Eindelijk aangekomen. Wat nu?

  • Je kiest binnen de 2 weken na aankomst een definitief programma. Wijzigingen kunnen via Oasis ingevoerd worden. Vergeet niet het document Changes to the learning agreement te laten tekenen. Hou steeds contact met je FCI-coördinator.
  1. Zolang het curriculum in ‘ontwerp’ staat, kan je zelf (mits de schriftelijke goedkeuring van je FCI-lid) nog wijzigingen doorvoeren in het curriculumscherm (zie ook handleiding Oasis, p.65 ‘uitwisselingsvakken toevoegen of verwijderen uit je curriculum'). Bij status ‘voorstel’ of ‘goedgekeurd’ mag je de wijzigingen aan Regine Coolen doorgeven (eveneens met het schriftelijk akkoord van je FCI-lid). 
  2. Formulier ‘Changes to the learning agreement’ kan je vinden op Oasis.  Dit wordt automatisch ingevuld na invoer wijzigingen en kan nadien door de partner getekend worden. Vergeet de getekende versie niet op te laden in Oasis!
  3. Controleer tijdig je uitwisselingscurriculum in Oasis op codes van uitwisselingsvakken, semester, juiste benaming van de vakken, enz. Alle wijzigingen moeten zo snel mogelijk gemeld worden! Deze gegevens zullen zichtbaar zijn op je diplomasupplement.
  • Je houdt de faculteit op de hoogte van eventuele problemen.
  • Raadpleeg het stappenplan van de  AI betreffende eventueel nog te vervullen formaliteiten.
  • En voor de rest veel studeren en genieten van je buitelandse ervaring.

Na de examens ...

  • Op het einde van je verblijf krijg je een ‘Transcript of Records’ van je buitenlandse universiteit. Dit is een overzicht van je behaalde resultaten tijdens je Erasmusverblijf in het buitenland. Bezorg dit document aan het FCI-lid van je opleiding, bij voorkeur met vertaling score berekening/grading evaluation.
  • De punten worden via ECTS-grades (vermeld op de TOR) omgerekend naar UGent punten.
  • Opgelet: de melding “pass” of “fail” kan in ons systeem niet worden omgezet
  • Geslaagd in het buitenland = geslaagd in Gent.

Terug thuis

  • Voor toekomstige studenten vragen we je een enquête/facultair verslag in te vullen over je ervaring
  • Doe mee aan de fotowedstrijd! Stuur je leukste selfie in naar Regine Coolen en misschien win jij wel een sweater van UGent. We houden een loting na het 1e semester (begin maart) en het 2e semester (mobiliteit sem 2 en een volledig AJ) ongeveer 2 weken na het einde AJ (half juli).

Financieringskanalen

Studenten kunnen per cyclus (BA-MA-PhD) telkens 12 maanden op Erasmus voor STUDIE en 12 maanden voor STAGE met toekenning van een beurs. De minimumduur voor studie is 3 maanden (90 dagen), voor stage 2 maanden (60 dagen).

Een overzicht van financieringskanalen via UGent en derden.

Contact