Stage binnen Europa

 

Naast de klassieke uitwisselingen stelt Erasmus ook beurzen beschikbaar voor STAGES bij ondernemingen, opleidingscentra, onderzoekscentra en organisaties in een ander deelnemend land.

Deze beurzen zijn beschikbaar voor stages als opleidingsonderdeel en voor stages binnen de bachelor- en masterproef (indien stage als werkvorm is opgenomen in de studiefiche) waarbij een minimumduur van 2 maanden (=60 dagen) vereist is.

Wil je een stage volgen in Europa, dan regel je, in samenspraak met de coördinator van je opleiding (Facultaire Commissie Internationalisering - FCI-lid), een aantal praktische zaken.

Hoe kies je een bestemming?

Met welke deadlines moet je rekening houden?

  • Er zijn 2 deadlines per academiejaar voor stage. 
    • Stage 1ste  en 2desemester 2019-2020: 15 februari 2019
    • Stage 2de semester 2019-2020: 15 mei 2019
  • Deze aanvraagprocedure is enkel geldig voor UGent. Jouw dossier wordt niet doorgestuurd naar de buitenlandse instelling. Je neemt zelf contact op met de stagebegeleider in het buitenland voor verdere afhandeling van de administratieve formaliteiten.
  • Onvolledige of laattijdige dossiers worden niet meer verwerkt.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • Neem tijdig contact op met je FCI-lid en/of facultair contactpersoon Regine Coolen.
  • Voor uitwisselingen in academiejaar 2019-2020 kan je vanaf 15 november 2018 je aanvraag voor een buitenlands studieverblijf indienen via de Oasis website.
  • Applicatie: Online dossier omvat: Uitwisselingsaanvraag, Learning agreement for Traineeships (Curriculum in uitwisseling), Motivering, Taalkennis en Contactpersoon
    (registratie via oasis.ugent.be - Handleiding)
  • Learning Agreement for Traineeships
    • In het Learning Agreement for Traineeships beschrijf je welke taken je zal vervullen tijdens je stage. Welke kennis en vaardigheden zal je verwerven? Wat zullen de resultaten van je stage zijn? Wie zal je opvolgen en hoe word je geëvalueerd?
    • Je voorlopig Learning Agreement for Traineeships moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
    • Het Learning Agreement for Traineeships wordt ondertekend door de stagiair, de stagebegeleider en de FCI van je faculteit.
    • Het is de verantwoordelijkheid van de individuele student om VOOR de mobiliteit een volledig ondertekend exemplaar van het Learning Agreement for Traineeships op te laden in Oasis.

  • Selectie: na de facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen, zal de faculteit één bestemming selecteren. Je krijgt hiervan een mail via Oasis
    met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag geselecteerd door faculteit'.

Belangrijk: Alle correspondentie over je buitenlands studieverblijf zal steeds via het UGent e-mailadres verlopen.

Wat gebeurt er na selectie?

  • Je uitwisselingsaanvraag wordt verwerkt door Regine Coolen en via Oasis doorgestuurd naar de Afdeling Internationalisering (AI).
  • De Afdeling Internationalisering verzamelt en controleert de aanvragen van alle UGent studenten.
  • Loop je stage aan een universiteit met een bilateraal akkoord dan nomineert de AI de geselecteerde studenten bij de respectieve gastuniversiteiten; je krijgt hiervan een mail via Oasis met als onderwerp: 'Uitwisselingsaanvraag genomineerd door de afdeling Internationalisering'.
    Indien er geen bilateraal akkoord is, is de student verantwoordelijk voor het aanmelden en de organisatie van de stage.
  • Annulaties van geselecteerde uitwisselingsaanvragen moeten gemeld worden aan Regine Coolen.

Erasmus stappenplan van de Afdeling Internationalisering (AI)

  • Heel wat zaken worden door de AI geregeld (beurs, Erasmus contract, voucher, taalcursus, ...). Je krijgt hiervan een mail via de Afdeling Internationalisering met een checklist.
  • Raadpleeg het stappenplan van de AI

Wat moet je ondertussen doen?

  • Learning agreement: Dit is een formeel document dat door drie partijen ondertekend dient te worden (UGent, student en het stagebedrijf/de stageinstelling) vóór vertrek.  Gebruik steeds het officiële template van het learning agreement for traineeships.
  • Online Linguistic support. Voor en na het verblijf krijg je een uitnodigingsmail van de Afd. Internationalisering om een online taaltest te doen.

Eindelijk aangekomen. Wat nu?

  • Confirmation of arrival: Eenmaal je aankomt in het gastland en je start met je stage, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij je stagebegeleider. Je laat het luik 'arrival' van jouw 'confirmation of stay' document invullen en ondertekenen en laadt het op via Oasis via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag.
  • Wijzigingen: Na aankomst in je gastland, is het mogelijk dat je takenpakket moet worden bijgestuurd. In dat geval dien je dit zo snel mogelijk door te geven. Pas hiervoor via Oasis je curriculum aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.
  • Je houdt de faculteit op de hoogte van eventuele problemen.
  • Raadpleeg het stappenplan van de AI betreffende eventueel nog te vervullen formaliteiten.
  • En voor de rest veel genieten van je buitelandse ervaring.

Na de stage...

  • Confirmation of departure: Op het einde van je stageperiode moet je je gaan afmelden bij je stagebegeleider. Je vindt dit document via de tab 'documenten' van je uitwisselingsaanvraag via Oasis en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.
  • De evaluatie over je stage (=Transcript of Work for Traineeship) zal door je stagebegeleider worden opgestuurd naar de FCI van je faculteit. De resultaten van je stage worden vertaald in ECTS credits en opgenomen in je Transcript of Records.
  • De punten worden via ECTS-grades (vermeld op de TOR) omgerekend naar UGent punten.
  • Geslaagd in het buitenland = geslaagd in Gent.

Terug thuis

Financieringskanalen

Studenten kunnen per cyclus (BA-MA-PhD) telkens 12 maanden op Erasmus voor STUDIE en 12 maanden voor STAGE met toekenning van een beurs. De minimumduur voor studie is 3 maanden (90 dagen), voor stage 2 maanden (60 dagen).

Een overzicht van financieringskanalen via UGent en derden.

Contact