Interne verhuis binnen de Homes en Residenties

Interne verhuis: stappenplan

1. Lees onderstaande info grondig na
2. Doe tijdig je heraanvraag (16 tem 28 februari) in OASIS. Opgelet: stel dit niet uit. De laatste ondersteuning bij problemen kan op 27 februari tot 15u.
3. Je kreeg een kot toegewezen en zal intern verhuizen
   • VERPLICHTE verhuis (door renovatie): op maandag 14 september 2026 start je nieuwe huurovereenkomst als verplichte interne verhuizer. Praktische info hierover volgt later. 
   • VRIJWILLIGE verhuis: je zal op zondag 13 september 2026 (=laatste dag van de huurovereenkomst van het lopende academiejaar) je sleutel van jouw huidig kot moeten indienen. Je kot heb je tegen dan leeggehaald en schoongemaakt. In de week tussen de huurovereenkomsten kan je als vrijwillige interne verhuizer niet over een kot beschikken!
   • Stockage van je spullen is mogelijk, dit in een algemene ruimte in home Heymans, tot je kan intrekken in je nieuwe kot (na reservatie, zolang er plaatsen beschikbaar zijn). Praktische info volgt later.
4. Ga na welke units (kamernummers die in welke zones liggen) voor jou een optie zijn. Kijk onderaan deze pagina naar de plannen als je de homes niet zo goed kent.
5. Volg je e-mails goed op.

Timing

TIP: plaats de deadlines meteen in je agenda!

1. Dien eerst je aanvraag in (OASIS). Doe dit tijdig (16.02-28.02)! 
2. Op 1 maart verdwijnt de heraanvraag-knop in OASIS. Je bent je voorrang als heraanvrager kwijt indien je geen heraanvraag hebt ingediend op dat moment.
   We lijsten alle vrij te komen kamers op (vanaf maart), dit om ons én jullie zo snel als mogelijk duidelijkheid te kunnen geven.
3. "Verplichte interne verhuizen"
   
   • Studenten die verplicht moeten verhuizen, krijgen voorrang. 
   • Via een online tool zal je met een toegestuurde toegangscode jouw kot kunnen selecteren. De exacte datum en praktisch verloop wordt tijdig gecommuniceerd. 
     

     • OPGELET: je hebt je aanvraagnummer nodig uit OASIS om deze in te dienen.

   • We gebruiken de info die we reeds bezitten van de studenten die zullen verhuizen en hun aanvragen wijzen we manueel en prioritair toe. 
4. "Vrijwillige interne verhuizen"
   
   • Ook de “vrijwillige interne verhuizers” bezorgen we een toegangscode van de online tool om zelf een kot te kiezen. Dit is pas nadat de verplichte verhuizers aan de beurt kwamen. De exacte datum en praktisch verloop wordt tijdig gecommuniceerd. 
5. Indien de vraag groter is dan het aanbod
   • Na het verzamelen van alle informatie, stellen we alle vrij te komen units beschikbaar in een online (gratis) tool. 
   • Ten vroegste in februari delen we mee wanneer de toegangscode van de tool bekend zal worden gemaakt.
     Geen zorgen: dit zal sowieso (ten vroegste) de week erop zijn: we weten dat niet iedereen zijn mails dagelijks controleert. We mikken voor het "startschot" ook op een tijdstip rond 21u, zodat de meeste academische activiteiten afgelopen zijn.
   • Met de toegestuurde code zal je in de tool zelf je geprefereerde kamer kunnen kiezen, dit vanaf begin maart. De exacte datum wordt tijdig gecommuniceerd. 
     Doe je dit niet, dan zal dezelfde unit automatisch worden toegewezen door het kamerbeheerprogramma.

Online tool: kies zelf je kot

• De tool invullen duurt zo'n 20 seconden.
• Hou je aanvraagnummer uit OASIS bij de hand, deze heb je nodig bij het finaliseren van je keuze.
• Als je goed voorbereid bent, kan je snel je "favoriete" kot selecteren.
• Eens iemand een kot heeft gekozen, is deze niet meer beschikbaar voor andere bewoners. Deze zal je dus niet meer kunnen aanklikken.
• Klik er ook zelf niet meerdere aan, anders worden deze allen genegeerd en verlies je kostbare tijd.

Bereid je voor!

1. Informeer je goed welke kamers er voor jou specifiek een optie zijn: wil je kamers aan de straatkant, "binnentuin"...  zoek dan zelf op welke kamernummers hiermee overeenstemmen via de grondplannen!
2. Klik op de (in februari toegestuurde) link van de tool.
3. Typ de toegangscode in die je toegestuurd zal krijgen (ten vroegste eerste week van maart).
4. Je hoeft niet in te loggen! Als je een adblocker gebruikt, is het wel mogelijk dat de website je vraagt deze uit te zetten. Je kunt deze boodschap gerust negeren.
5. Via de poll in de (gratis) tool (website) zal je zelf alle beschikbare units kunnen zien. Scroll door (of zoek met CTRL-F) naar de home van jouw voorkeur.
   
   TIP: als je te veel cookies op je PC staan hebt, herlaad de pagina (indien deze na het ingeven van de code niet de kameropties toont)
6. Zorg dat je meteen herkent welke kamernummers zich in jouw gewenste "zones" bevinden: bekijk vooraf de grondplannen
7. Eens iemand een unit heeft gekozen, is deze niet meer beschikbaar voor andere bewoners. 
   Kies slechts 1 optie: als je meerdere kamers selecteert, worden deze allen genegeerd.
   
   
8. Klik op Save & Continue onderaan je scherm. Deze knop verschijnt zodra je één kamer hebt geselecteerd.
9. Om de poll af te ronden, moet je je aanvraagnummer, studentennummer, naam en e-mailadres invullen.
   Het e-mailadres dat je opgeeft, hoeft geenszins je UGent-mailadres te zijn (mag eender welk (wegwerp)adres zijn).
   
10. Als alles goed is gegaan, krijg je nu een scherm met een samenvatting. Je binnen het uur een bevestigingsmail ontvangen via het e-mailadres dat je hebt opgegeven.

Grondplannen homes 

• Home Vermeylen (Stalhof 6) (renovatiewerken vanaf september 2028)
• Home Bertha (De Pintelaan 260B)
• Home Boudewijn (plannen worden nog toegevoegd)