Privacy aan de UGent

De UGent verwerkt persoonsgegevens van meer dan 9.000 personeelsleden van de UGent, 44.000 studenten, verschillende alumni, externe partners, bezoekers of andere groepen die betrokken zijn in het kader van het onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek, de kwaliteitszorg en de bedrijfsvoering waarin de UGent voorziet.

Deze gegevens worden aan de UGent op een zorgvuldige en verantwoorde manier behandeld om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen.

Uw persoonsgegevens worden beschermd

De UGent draagt de bescherming van de privacy hoog in het vaandel. Daarom keurde het Bestuurscollege van de UGent op 18 mei 2018 de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie goed.

Hiermee bekrachtigt de UGent haar Algemeen Gegevensbeschermingsbeleid waarin de veiligheid, nauwkeurigheid, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid van de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie samen met de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming centraal staan.

Specifieke privacy informatie

Om haar onderwijsopdracht te kunnen uitoefenen en kwaliteitsvol onderwijs te verstrekken aan alle UGent-studenten, verwerkt de UGent persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten die aan de UGent een opleiding of vorming (wensen te volgen) en bijgevolg een (online) inschrijvingsaanvraag indienen, zich (her)inschrijven of zich laten registeren.

Deze gegevens worden nauwkeurig en veilig bewaard in een gegevensdatabank van de UGent.

De (kandidaat-)studenten worden bij (online) inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving of registratie gewezen op deze regeling.

Ze kunnen op elk moment via de daartoe beschikbare webtoepassing in Oasis hun persoonlijke privacy-instellingen raadplegen en wijzigen.

In het kader van wetenschappelijk onderzoek kunnen onderzoekers verbonden aan de UGent persoonsgegevens verzamelen, verwerken, analyseren en beheren. Afhankelijk van de aard van het onderzoek kan dit gaan over gevoelige gegevens (bv. medische gegevens, etniciteit/ras, gegevens die betrekking hebben op het persoonlijke of seksuele leven,...).

De Generieke gedragscode voor verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie die van kracht is aan de UGent geeft alvast de algemene principes weer die ook in het kader van wetenschappelijk onderzoek gerespecteerd moeten worden.

De omgang met persoonsgegevens binnen wetenschappelijk onderzoek aan de UGent is gekaderd binnen het bredere beleid van Onderzoeksdatamanagement waarbij het op een ethische en kwaliteitsvolle manier verzamelen, beheren en bewaren van onderzoeksdata centraal staat.

Als oud-student van de UGent ben jij een van onze belangrijkste ambassadeurs en heb je je hopelijk geregistreerd in de UGent-alumnidatabank.

Jouw gegevens worden louter gebruikt in het kader van de alumniwerking voor data- en lidmaatschapbeheer, het versturen van de alumni nieuwsbrief en andere facultaire of opleidingsgebonden aankondigingen. Als UGent-alumnus kan je je gegevens en privacyvoorkeuren steeds raadplegen en indien nodig aanpassen via je eigen registratie/log in.

Jouw steun kan het verschil maken voor een onderzoeks- of onderwijsproject dat je nauw aan het hart ligt. Jouw persoonsgegevens liggen de UGent uiteraard ook nauw aan het hart.

De persoonsgegevens van schenkers, potentiële schenkers en sympathisanten worden door de UGent bewaart en verwerkt om deze schenkingen nauwgezet te kunnen opvolgen en registreren en met het oog op het afleveren van een fiscaal attest (Kwijtschrift uitgereikt met toepassing van artikel 145³³, § 1, tweede lid, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992).

Mogelijke persoonsgegevens die de UGent van haar schenkers verwerkt zijn:

  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum
  • Financiële gegevens zoals het rekeningnummer en het bedrag van de schenking
  • Contactgegevens zoals het e-mailadres

Deze persoonsgegevens worden verwerkt om desgevallend fiscale attesten te kunnen uitreiken en om de gerechtvaardigde belangen van de UGent te behartigen door het creëren en optimaliseren van een relationele band, een universitaire gemeenschap en een bijdrage aan de maatschappelijke relevantie van schenkingen voor onderzoek en onderwijs.

De persoonsgegevens van de schenkers worden niet aan derden gegeven (met uitzondering van overheidsinstanties omwille van wettelijke resp. fiscale redenen en aan oprichters van fondsen en initiatiefnemers van inzamelacties).
De publieke bekendmaking van persoonsgegevens van een schenker (bijvoorbeeld ter bedanking op een website van de UGent) zal slechts gebeuren na expliciete toestemming hiertoe vanwege de betrokken schenker.

Contact

De UGent, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Rector, zal in de meeste gevallen optreden als eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens aan de UGent.

Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer)

De UGent heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die coördinerend toeziet op de verdere uitwerking en implementatie van het algemeen gegevensbeschermingsbeleid (het beleid voor rechtmatig en veilig verwerken van persoonsgegevens) dat aan de UGent gevoerd wordt.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy of indien u meent dat uw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door de UGent kan u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming of Data Protection Officer van de UGent:

Functionaris Gegevensbescherming – Data Protection Officer
Hanne Elsen
Directie Bestuurszaken
Sint-Pietersnieuwstraat 25
9000 Gent

Aanvullende informatie

Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van een aanvrager kan de UGent om aanvullende informatie vragen. De UGent behoudt zich het recht voor om, mits gemotiveerde redenen, geen gevolg geven aan uw aanvraag. Dit is bijvoorbeeld wanneer uw aanvraag kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Klachten

Indien u meent dat er onvoldoende gevolg werd gegeven aan uw verzoek of klacht, kan u zich wenden tot de Vlaamse toezichthouder:

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
T +32 (0)2 553 50 47