Studentenportaal

Kamerkeuze

Kies zelf je kot (via online tool) 

Via een pilootproject proberen we de student zelf (voor zover mogelijk) de keuze te laten maken welk kot het meeste aan de voorkeuren voldoet.
Deze pagina wordt nog voorzien van updates met alle relevante informatie en frequent gestelde vragen uit onze voorbije Q&A-sessies

Verder verloop kotkeuze

  • Bereid je voor om je kot te kiezen door de info op deze pagina grondig na te lezen.
  • Volg je e-mails goed op! Als het jouw beurt is om een kot te kiezen, ontvang je een mail met een tijdstip waarop je de toegangscode zal ontvangen om via de online tool zelf een kot te kiezen. Zo kan je je tijdig voorbereiden.
  • Op het meegegeven tijdstip ontvang je de toegangscode en heb je een week de tijd om zelf een kot kiezen via de online tool.
    Neem op voorhand al eens het onderstaande stappenplan door zodat je vlot je kot kan kiezen.
  • Eens je jouw kot hebt gekozen, ontvang je een bevestigingsmail uit de tool.
  • Na je selectie via de online tool ontvang je zo snel als mogelijk jouw huurovereenkomst. Deze onderteken je binnen de 7 kalenderdagen.
    Je wordt hiervan opnieuw via mail verwittigd. Liet je ook een gsm-nummer achter in OASIS, dan krijg je ook een sms om je van deze deadline te herinneren. 

Online tool: stappenplan 

Als je goed voorbereid bent, kan je snel je "favoriete" kot selecteren.

  • Houd je aanvraagnummer bij de hand (niet je studentennummer). Dit aanvraagnummer vind je terug in OASIS bij 'kameraanvraag' of in één van de correspondentiemails, en begint steeds met 'A0...'. 
    Dit is een vereist veld in de tool: zonder (correct) aanvraagnummer kunnen we jou géén kot toewijzen!
  • Bekijk op voorhand al eens de grondplannen onderaan deze pagina en zoek een aantal kamernummers die jouw interesse hebben, zodat je die gemakkelijk kan terugvinden in de tool.  
  • Eens iemand een kot heeft gekozen, is deze niet meer beschikbaar voor andere bewoners. Deze zal je dus niet meer kunnen aanklikken. Kies dan een ander kot.
  • De code is steeds één week geldig. Eens de week voorbij is, vervalt je code. Daarna is jouw gemaakte keuze ook bindend: je krijgt een huurovereenkomst opgestuurd die enkel geannuleerd kan worden volgens de gekende annuleringsvoorwaarden. 

Hoe kan ik me voorbereiden?

  1. Informeer je goed welke kamers er voor jou specifiek een optie zijn: wil je kamers aan de straatkant, "binnentuin"...  zoek dan zelf op welke kamernummers hiermee overeenstemmen via de grondplannen! 

  1. Klik op de link van de tool, die wordt tijdig naar je verstuurd. 

  1. Typ de toegangscode in die je toegestuurd zal krijgen.
     

  1. Je hoeft niet in te loggen! Als je een adblocker gebruikt, is het wel mogelijk dat de website je vraagt deze uit te zetten. Je mag deze boodschap gerust negeren. 

  1. Via de de (gratis) tool (website) zal je zelf alle (nog) beschikbare units kunnen zien. Scrol door (of zoek met CTRL-F) naar de kamer van jouw voorkeur.
    TIP: als je (te) veel cookies op je PC staan hebt, toont de pagina mogelijks geen kameropties na het ingeven van de code. In dat geval herlaad je de pagina best eens. 

  1. Eens iemand een kot heeft gekozen, is deze niet meer beschikbaar voor andere bewoners.  
    KIES SLECHTS 1 KOT: Indien je toch meerdere koten kiest, worden al je keuzes genegeerd en ongedaan gemaakt. 
     
     

  1. Klik op Save & Continue onderaan je scherm. Deze knop verschijnt zodra je één kamer hebt geselecteerd. 

  1. Om de poll af te ronden, moet je je aanvraagnummer, naam en e-mailadres invullen. 
    Je studentennummer ken je meestal nog niet: deze wordt gewijzigd naar je aanvraagnummer uit OASIS. Zoek deze op: deze start altijd met A0......
    Het e-mailadres dat je opgeeft, hoeft geenszins je UGent-mailadres te zijn (mag eender welk adres zijn). 
     

  1. Als alles goed is gegaan, krijg je nu een scherm met een samenvatting. Krijg je toch een melding dat er iemand het kot al gekozen heeft, kies dan een ander kot.

  1. Neem gerust een screenshot van de samenvatting of sla de URL op. Je ontvangt binnen de 24 uur eveneens een bevestigingsmail op het opgegeven adres. Kijk echter ook eens in je spam- en ongewenste emailfolder als je deze niet meteen kan vinden.
    Geen stress: als je de bevestigingsinfo zag op het eindscherm, is je keuze is wel degelijk geregistreerd. 
    Kies in elk geval geen extra kot! Doe je dit wel, dan worden al je gekozen opties genegeerd. 

  1. Jouw code is slechts één week geldig. Eens de week voorbij is, vervalt je code en daarna is jouw gemaakte keuze bindend. Dan krijg je zo snel mogelijk een huurovereenkomst opgestuurd die enkel geannuleerd kan worden volgens de gekende annuleringsvoorwaarden. 

 

Grondplannen homes 

Plannen van onze homes kunnen online geplaatst worden, maar bij de plannen van externe residenties is dit helaas niet altijd mogelijk.

STUDIO

KAMER

  • Home Vermeylen (Stalhof 6) (renovatiewerken vanaf september 2028)
  • Home Boudewijn (Harelbekestraat 70) (uit renovatie september 2026)
  • Kamers x09 en x26 (elke verdieping), aangeduid met index "D", worden initieel niet aangeboden in de tool en voorbehouden voor een geijkte verdeling in preventie en met prioriteit toegewezen aan studenten die dringend voorrang verkrijgen van de Sociale Dienst. 
  • Home Irene Van der Bracht  (Ijzerweglaan) 
  • Plattegronden
  • Op sommige verdiepingen staan er sommige kamers (frequent 1, 4, 9, 10 , 11, en 12;) aangeduid met index "D". Deze koten worden momenteel niet aangeboden in de tool.
  • Op verdieping 2 zijn de units x16, x17 en x18 individueel toewijsbare kamers in een gedeelde flat-opstelling (te herkennen met index "G"), en delen onderling een eigen sainitair en een eigen keuken (i.t.t. rest van de gang, die de voorzieningen van de gang gebruiken)
    Het betreft koten met dezelfde huurprijs als alle andere kamer-units in het gebouw).
    Opgelet: deze units hebben geen lavabo op de kamer: deze zijn voorzien in de onderling gedeelde flat-faciliteiten.
  • Op verdiepingen 3 en 4 worden units x16 en x17 initieel voorbehouden voor studenten met een functiebeperking.
  • Meer info over je adres en kamernummers.

FAQ 

Vanaf wanneer heb ik een kot? 

  • In de online tool kan je zelf je kot kiezen. Eens een kot gekozen is, kan deze niet meer door anderen aangeklikt worden. Bereik je het bevestigingsscherm (stap 9), dan ben je zeker dat je een kot hebt geselecteerd.  

  • Je ontvangt zo snel mogelijk jouw huurovereenkomst. Deze onderteken je digitaal of manueel binnen de 7 kalenderdagen. Annuleren kan volgens de gekende annuleringsvoorwaarden. 

 

Ik heb geen bevestigingsmail ontvangen na het kiezen van mijn kot. Wat nu? 

  • Geen stress: als je de bevestigingsinfo zag op het eindscherm, is je keuze is wel degelijk geregistreerd. Neem gerust een screenshot van dit bevestigingsscherm. 

  • De bevestigingsmail van je keuze is louter optioneel en ontvang je binnen de 24 uur op het ingegeven emailadres. Controleer gerust je spam- en ongewenste mailfolder. 

  • Kies in elk geval géén extra kot! Doe je dit wel, dan worden al je gekozen opties genegeerd: Huisvesting krijgt immers wel onmiddellijk een update via de tool. 

 

Kan ik mijn gekozen kot nog wisselen? 

  • Tijdens de week waarin je jouw kot kan kiezen, kan je jouw keuze nog wijzigen.

  • Je keert terug naar de bevestigingspagina uit de tool (als je je cookies niet hebt verwijderd intussen) of via de URL in je bevestigingsmail. Zo kan je je keuze eerst verwijderen en vervolgens een nieuw kot kiezen. Op het einde van de week vervalt de code en is jouw keuze bindend. 

 

Wat als ik nog geen kot heb gekozen nadat mijn code is vervallen? 

  • Tijdens de eerste week waarin je de code ontvangt, kan je gegarandeerd een kot kiezen. Na deze eerste week worden de niet-gekozen koten verder aan de wachtlijst aangeboden, en vervalt deze garantie.

  • Vergeet je soms je mails op te volgen? We contacteren je ook via telefoon, maar volg je e-mails wel goed op.

  • Na het vervallen van de vorige toegangscode kan je de nieuwe code vragen, maar uiteraard is mogelijks het kot van je voorkeur ondertussen niet meer beschikbaar. 

  • Vraag een nieuwe toegangscode aan via dit e-mailsjabloon (nog niet actief)

 

Wat als het specifieke kot dat ik wil niet beschikbaar is? 

  • Helaas, een andere student was je voor. Deze komt zelden tot niet nog vrij.

  • Het staat je vrij om te wachten, maar we raden aan om een ander kot in die home te kiezen. We contacteren geen andere studenten om te ruilen.

Zijn alle koten in je favoriete home geselecteerd?

  • Je kan wachten tot deze vrijkomt, maar dit is niet gegarandeerd. Zolang je geen kamer kiest, blijf je op de wachtlijst staan voor je eerste voorkeur.
  • Ons onthaal zal je contacteren om je te herinneren om een keuze te maken. Hoe langer je immers wacht met je kotkeuze, hoe minder koten er beschikbaar zijn en hoe minder keuze je bijgevolg hebt.
  • Je kan bij ons onthaal terecht om te horen op welke plaats van de wachtlijst je staat, alsook om een inschatting te vragen (op basis van de voorbije jaren) hoeveel kans je gemiddeld maakt met jouw aanvraag en de opgegeven voorkeuren en tegen welke periode om toch nog een kot te bemachtigen in de home van jouw eerste keuze.
  • De beslissing om je kot vast te leggen, maak je echter zelf: eens je een kot hebt gekozen (in eender welke home), dan wordt dat kot toegewezen aan je aanvraag en verdwijn je van de wachtlijst (voor alle homes). 
    Je kan dus niet al een kot "voor de zekerheid" nemen en tegelijkertijd op de wachtlijst blijven staan voor een ander.

Onze tip: heb je ook meerdere voorkeuren opgegeven en daar is nog plaats? Kies dan gerust in één van deze homes jouw kot.

 

Wat als ik wil wachten tot mijn kot van eerste voorkeur vrijkomt? 

  • Je kan gerust op de wachtlijst blijven staan. We raden je aan om geregeld het onthaal te bellen om je positie op de wachtlijst op te vragen. Zodra je kot van eerste voorkeur beschikbaar is voor jou, ontvang je de code om je kot te kiezen. 

  • Let op: indien je andere voorkeuren hebt opgegeven en je op de wachtlijst voor je eerste voorkeur blijft staan, gaan we ondertussen wel verder met de toewijs van deze andere voorkeuren aan de rest van de wachtlijst.
    Je kiest er dus zelf voor om geen alternatief kot te kiezen en terwijl je wacht op de wachtlijst voor jouw eerste voorkeur,     houden we geen ander type kot voor jou vrij.     

 

Ik ben een beursstudent. Wat is mijn voordeel nu precies? 

  • De verschillende prioriteiten worden nog steeds gerespecteerd, maar nu krijg je eerder de kans om zelf je eigen kot te kiezen. 

 

Wat als ik nog niet weet wat ik volgend jaar wil doen? Wat als ik wacht op (examen)resultaten of een ingangsexamen? 

  • Kies gerust een kamer en onderteken je huurovereenkomst binnen de 7 dagen na ontvangst. Kom je uiteindelijk toch niet studeren aan de UGent? Dan kan je jouw huurovereenkomst nog kosteloos annuleren vóór de begindatum van de overeenkomst, cf. het intern reglement. 

  • Lees alles nog eens na via onze overzichtspagina met de annuleringsvoorwaarden.