Voor je vertrek

Stap 1: najaar (in het academiejaar voor je uitwisseling): informatie verzamelen

Wie kan mij op weg helpen? Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.

• Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mogelijkheden, studieprogramma, …) bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Infomomenten

• In het najaar organiseert elke faculteit een infosessie over Erasmus. Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures en de beschikbare beurzen per bestemming. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Kan ik vrij kiezen wanneer ik op Erasmus kan gaan?

Nee, eerst en vooral moet je UGent-student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bv. gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op Erasmus te gaan. Ga ook zeker na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je faculteit of opleiding.

Kan ik zelf een bestemming kiezen?

Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je opleiding stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen de opleiding aan Universiteit Gent en die bepaalde opleiding in het buitenland. Je kan dus geen plaats innemen van een andere opleiding.

Deze “plaatsen” ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FCI-voorzitter). Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een administratieve Erasmus-contactpersoon.

Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.

Hoe lang duurt een Erasmusverblijf?

Vanaf academiejaar 2021-2022 semester 2 moet een Erasmusverblijf moet minimum 2 maanden (=60 dagen) duren en maximum 12 maanden duren.

De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.

Behoud ik mijn studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap als ik op Erasmus ga?

Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.

Krijg ik automatisch een Erasmusbeurs?

Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.

De administratieve vereisten zijn:

• Erasmusbeurscontract elektronisch goedkeuren in Oasis. Bekijk nog even de data van je uitwisseling vooraleer je het contract ondertekent. Neem als geplande startdatum de start van de academische activiteiten (incl. welkom event) en als einddatum de laatste dag van de examens. Correcte data zijn van belang voor de berekening van je beurs.
• Confirmation of Arrival ingevuld en gehandtekend opladen in Oasis (meer info zie stap 5)
• Confirmation of Departure ingevuld en gehandtekend opladen in Oasis (meer info zie stap 5)

De beurs wordt in 2 delen gestort. Je krijgt de eerste schijf wanneer de eerste 2  voorwaarden zijn vervuld. Het bedrag wordt berekend op basis van je data die opgenomen zijn in je erasmusbeurscontract. Dit is een maximumbedrag, je kan niet meer krijgen dan voorzien volgens deze data.

Let wel, je krijgt een melding eens je betaling door ons werd doorgegeven aan de Financiële Dienst. We merken dat deze melding soms voor verwarring zorgt omdat er staat vermeld: Scholarship + maand van uitbetalen. Hiermee wil de Financiële Dienst weergeven dat je zal uitbetaald worden in deze maand. Het is dus niet zo dat je elke maand dit bedrag zal krijgen.

De 2^e schijf wordt bepaald op basis van je effectieve data.  Deze worden vermeld op je Confirmation of stay (Arrival en Departure).  Is de effectieve duur van je uitwisseling langer dan de data van je contract, dan brengen we de data die in je contract staan in rekening. In het omgekeerde geval wordt de effectieve duur wel in rekening gebracht. Pas je data dus zeker aan waar nodig voor je het contract ondertekent.

Wacht zeker en vast met de ondertekening van dit erasmusbeurscontract tot wanneer je zeker bent van je data. Studenten die herexamens hebben, moeten langer wachten om zich opnieuw in te schrijven en kunnen nog niet ondertekenen tijdens de zomermaanden.

De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmus studenten. Het beursbedrag wordt bepaald afhankelijk van je bestemming, de bedragen vind je op deze pagina.

Indien je een verlenging voor een semester wil, dien je dit na te vragen bij je faculteit. Er wordt dan bekeken of  een verlenging van de beurs kan toegestaan worden.

Moet ik inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling?

Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.

Weetje: in Duitsland wordt per semester een ‘semester fee’ gevraagd, wat in een extra kost resulteert. In dit bedrag zit vaak ook een abonnement op het openbaar vervoer.

Is een Erasmusverblijf duur?

De Erasmusbeurs is geen allesomvattende beurs en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een Erasmus verblijf. De reële kost van een Erasmusverblijf hangt af van het land en de stad waar je studeert, het type accommodatie, de reiskosten. Ook het aantal keren dat men reist, bepalen deze meerkosten.

Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs. Als jobstudent kan je ook bijklussen in het buitenland. De jobdienst of het International Relations Office van je gastinstelling kan je helpen bij je zoektocht naar een job.

Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocation Familiale). Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen, kan hier worden gevonden.

Kan ik een tweede keer op Erasmus gaan?

In theorie mag je een tweede Erasmusdeelname doen op voorwaarde dat je faculteit dit toestaat. Het Erasmus+ programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor, master, doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag mét beurs.

Verder kan je in het kader van Erasmus op stage (Erasmus Traineeship). Andere mogelijkheden zijn Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.

Op Erasmusuitwisseling met een functiebeperking Universiteit Gent ondersteunt studenten met een functiebeperking die op Erasmusuitwisseling willen gaan. Meer informatie hierover vind je online of bij de FCI-medewerker van je faculteit.

Stap 2: vanaf januari van het academiejaar voor je uitwisseling: aanvraag indienen

Belangrijke deadlines

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde Erasmusbestemming, dien je een uitwisselingsaanvraag in via de Oasis-website. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder). De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

Welke formaliteiten moet ik doorlopen voorafgaand aan mijn Erasmusverblijf?

1. Uitwisselingsaanvraag
   Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen:
   
   • details over je uitwisseling
   • motivering
   • taalkennis
   • contactpersoon voor noodgevallen
   • learning agreement
   De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring aan je faculteit.
   
   De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als Erasmusstudent.
   
   De gastuniversiteiten verwachten ook dat je rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. De procedure moet je zelf nagaan. Hiervoor hoef je niet te wachten op de nominatie.
2. Learning Agreement
   
   • Het Learning Agreement for studies is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). Via Oasis kan je het programma dat je in het buitenland zal volgen, ingeven. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.
   • Voor 1 semester kies je opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
   • Je voorlopig studieprogramma als Erasmusstudent moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
   Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het officiële 'changes to the learning agreement' afdrukken.
   
   Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement opgevraagd voor de selectie bij de initiële aanvraag voor elke mogelijke bestemming of moet je enkel een Learning Agreement opmaken voor de bestemming waarvoor je geselecteerd werd.

Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn: de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.

Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

Wat gebeurt er met mijn aanvraag? De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. In de loop van maart/eerste helft van april nomineert de Afdeling Internationalisering elke individuele student die een uitwisseling heeft voor het eerste semester bij de hem/haar toegewezen gastinstelling. Studenten die op uitwisseling gaan in semester 2 van het academiejaar worden in september of oktober genomineerd. Je krijgt hiervan een bevestiging via email. We raden aan om niet te wachten op de nominatiemail om de procedure bij de gastinstelling te raadplegen en zo nodig op te starten (in functie van aanvraagdeadlines). Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure en goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.

Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen. Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen, zodat wij rechtstreeks de gastinstelling contacteren hoever het staat met jullie dossier.

Stap 4: Na toelating door de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf

Wat VOOR vertrek?

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Bij de Afdeling Internationalisering worden volgende documenten beschikbaar gesteld:

1. Erasmus + Student Charter
   Elke Erasmusstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmuscontract doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten en plichten) van een Erasmusstudent geëxpliciteerd. Het geldt tevens als bewijs van jouw Erasmusdeelname voor de registratie aan de buitenlandse partnerinstelling.
2. Erasmus + beurscontract
   Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract elektronisch goed te keuren in Oasis. Opgelet! Je kan je Erasmus+ beurscontract pas elektronisch goedkeuren eens je opnieuw bent ingeschreven aan de UGent (dus nadat je je examenresultaten hebt gehad in de 1e of 2e zittijd).
   Opgelet: de data van je beurscontract zijn bepalend voor de berekening van je beurs. Als startdatum neem je de eerste dag van de introductieweek of je eerste lesdag. Indien je een taalcursus volgt in je gastinstelling en deze cursus is opgenomen in je Learning Agreement, dan mag de start daarvan de begindatum van je contract zijn. De einddatum is de laatste dag dat je als student in de ontvangende instelling aanwezig dient te zijn. Dit kan de laatste examendag of laatste lesdag zijn.
3. Terugbetaling taalcursus UCT
   Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmusdeelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de officiële taal of -talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay.
4. Bevestiging Erasmusstatuut
   Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmusstudent, nuttig voor in je gastland. Deze brief kan je afdrukken uit Oasis in het Nederlands of Engels. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.
5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
   Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.
   Deze test is verplicht om je eerste beursschijf te kunnen krijgen, maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.
   
   Deze test is verplicht voor alle uitgaande Erasmusstudenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je les zult volgen. Als je naar Spanje gaat maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan word je getest voor Engels.
   
   Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn:
   
   • studenten die de taal van hun gastland studeren
   • studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb. via nationaliteit of via vb. volgen Engelstalige opleiding).
   Als Erasmusstudent vragen we je de test twee keer af te leggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde- om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten. Je krijgt een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.
   
   Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.
   
   Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1-A2-B1-B2-C1-C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.
   Als het niveau globaal onder B2 zit, word je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.
   De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.
   
   Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

Moet ik zelf een kot zoeken in het buitenland?

Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:

• Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht
• In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren
• Contacteer ook UGent-studenten, via je FCI-medewerker of het International Support Team, die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven

Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht! Betaal nooit een waarborg voor je een huurcontract hebt ondertekend en je voor 100% zeker bent dat de wooneenheid bestaat én te huur is. Vraag eventueel de kotbaas naar persoonsgegevens zoals (familie)naam, telefoonnummer, een fotokopie van de identiteitskaart... Ga na of het opgegeven adres bestaat op Google maps. Indien je het slachtoffer was van oplichting, verwittig dan zeker de lokale politie en het international office van de thuis- en gastinstelling. Hou rekening ermee dat als het aanbod te mooi lijkt, het dit waarschijnlijk ook is.

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Meer informatie kan je vinden op kotatgent.be.

Kan ik mijn taalkennis bijschaven aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs alvorens ik naar het buitenland vertrek?

Uitgaande uitwisselingsstudenten hebben recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld voor een taalcursus die ze volgen in het academiejaar waarin ze vertrekken of in het academiejaar daarvoor. Deze korting geldt voor een taalcursus ter voorbereiding op de uitwisseling en moet dus ook voor de uitwisseling gevolgd worden.

Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de officiële taal of talen van je gastland.

De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS. Indien je gastinstelling dit verkiest, kan je een taaltest afleggen bij het UCT. Van deze test betalen wij 100 euro terug.

Kan ik een taalcursus volgen aan mijn gastinstelling?

Een taalcursus volgen aan je gastinstelling wordt aangeraden. Kennis van de plaatselijke taal zorgt voor een eenvoudigere communicatie. Verifieer bij het universitair talencentrum van je gastinstelling naar het aanbod en de prijzen. Deze taalcursus moet je zelf betalen. Raadpleeg hieromtrent zeker ook je faculteit aan de UGent: sommige faculteiten voorzien een gedeeltelijke terugbetaling van de kost.

Wanneer je beslist om een taalcursus te volgen aan je gastinstelling, is het mogelijk dat je dit vóór het eigenlijke begin van je Erasmusmobiliteit wil doen. Vertrek je voor deze taalcursus bijvoorbeeld 2 weken vroeger en maakt de taalcursus geen deel uit van je Learning Agreement, dan tellen deze 2 weken niet mee voor je beurs.

Wat met verzekering?

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds. Je vraagt de formaliteiten na die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te garanderen. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in in derde landen.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-uitwisselingsstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via mijn OASIS - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

• Burgerlijke aansprakelijkheid: als je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. Medische kosten in het buitenland kunnen soms zeer hoog oplopen. Bovendien is goede medische zorg niet overal beschikbaar waardoor soms een evacuatie per vliegtuig of helikopter nodig is. Daarom is het voor iedereen belangrijk om voor vertrek een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Contacteer in dit verband zeker ook je mutualiteit om na te gaan waar je in elk geval recht op hebt. Indien je bestemming buiten de EU ligt, dan moet je hier zeker en vast nog meer aandacht aan besteden.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering. Wat als er iets gebeurt? Wat moet ik zeker doen?

• Consulteer tot kort voor je vertrek de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/de streek van bestemming; bij twijfel contacteer actueel@ugent.be.
• Houd je aan de plaatselijke richtlijnen en volg de veiligheidsvoorschriften op.
• Registreer je (indien je de Belgische nationaliteit hebt) in de tool van de FOD Buitenlandse Zaken zodat de consulaire diensten je snel kunnen opsporen of (indien je een andere nationaliteit hebt) in een gelijkaardig systeem van jouw land.
• Zorg ervoor dat je persoonlijke contactgegevens in My OASIS zijn ingevuld.
• Volg de adviezen op van de gastinstelling/stageplaats.
• Aarzel niet de nodige stappen te zetten als er zich iets voordoet. Bij mogelijke problemen doe je het volgende:
• Bij ernstige problemen contacteer de hulpdiensten. Het noodnummer 112 geldt in alle EU landen maar ook in heel wat andere landen.
• Neem zo snel mogelijk contact op met de dichtstbij zijnde ambassade/consulaat. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt contacteer je je eigen Ambassade/Consulaat.
• Neem zo snel mogelijk contact op met de UGent (tijdens de kantooruren naar actueel@ugent.be en/of 24/24 - 7/7 op + 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be, ook om te laten weten dat je ok bent)
• Neem zo snel mogelijk contact op met de contactpersoon die je hebt aangeduid in OASIS.
• Zet ook de FCI-medewerker van je faculteit in cc.

Bij persoonlijke ongevallen of ziekte contacteer je zo snel mogelijk je ziekenfonds en verzekeraar.

Laat de UGent mij naar onveilige landen vertrekken?

De UGent doet er alles aan om zoveel mogelijk internationale mobiliteit veilig en verantwoord plaats te laten vinden. Hoe beslist wordt of je een definitieve go krijgt voor je uitwisseling lees je op de pagina over het reisbeleid van de UGent

Kan ik mijn aanmelding als Erasmusstudent intrekken?

Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlandse studieperiode terugtrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar de Afdeling Internationalisering en je facultaire contactpersoon met de mededeling dat je je uitwisseling intrekt en waarom.

Heb ik een paspoort of visum nodig?

Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld.

Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd.

De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op met de betrokken ambassade, of zie www.evisa.gov.tr. Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop of een USB-stick.

Geldzaken en douane

Ga voor je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger.

Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

Gezond op reis

Weet waar je naar toe gaat en maak je vertrouwd met de voornaamste gezondheidsrisico’s op je bestemming. Hierover is heel wat informatie online beschikbaar maar een uitstekende en betrouwbare site is die van het Tropisch Instituut Antwerpen: www.wanda.be (ook beschikbaar als app ‘Wanda’). Typ je bestemming in en je krijgt een overzicht van de voornaamste gezondheidsrisico’s en de aanbevolen vaccinaties. Hou ook rekening met specifieke omstandigheden naar aanleiding van de uitbraak van SARS-CoV-2 (Corona). Een goede voorbereiding is dubbel belangrijk indien je kampt met bepaalde gezondheidsproblemen en/of medicatie moet nemen. Zoek ook op voorhand uit (indien mogelijk) waar je terecht kunt in geval van gezondheidsproblemen tijdens je reis.

• Vaccinaties
  • Verzamel alle mogelijke info over de vaccinaties die je reeds hebt gehad: je hebt misschien een vaccinatiekaart liggen (of misschien wordt die wel bijgehouden door je ouders), of contacteer je huisarts. Doe dit in elk geval tijdig (minstens 8 weken voor vertrek) zodat er voldoende ruimte is voor vaccinaties die meerdere inspuitingen vergen.
  • Maak de nodige afspraken om je vaccinaties in orde te maken: Je huisarts kan je de meeste vaccinaties zelf toedienen met uitzondering van het vaccin tegen Gele Koorts. Dit laatste kan enkel door een centrum dat hiervoor erkend is (zoals het Tropisch Instituut in Antwerpen en de Travel Clinic van het UZ Gent).
• Reisapotheek
  • Zorg op zijn minst voor een minimale reisapotheek in functie van je bestemming. Zo een reisapotheekje wordt des te belangrijker naarmate je op je bestemming minder toegang hebt tot goede gezondheidszorg. Online info
  • Bespreek dit ook met je huisarts of een arts van de reiskliniek. Voor bepaalde medicatie heb je trouwens een voorschrift nodig. Hou ook rekening met de bewaaromstandigheden van bepaalde medicatie. Focus op de belangrijkste zaken, het is immers ook niet de bedoeling dat je een hele koffer vol verband en pillen moet meesleuren.
  • Denk aan voldoende muggen-werende maatregelen indien je naar zuiderse of tropische landen trekt.
  • Tijdens je reis kan je zelf ook veel doen om niet ziek te worden: vermijd onnodige risico’s en besteed voldoende aandacht aan hygiëne, niet alleen op het vlak van persoonlijk hygiëne (in het bijzonder het wassen van de handen voor en na eten en toiletgebruik) maar ook voor wat betreft eten en drinken (Cook it, boil it, peel it or forget it!), seksuele contacten, etc.
• Bijzondere voorzorgen: indien je zwanger zou zijn of je hebt reeds bepaalde gezondheidsproblemen waarvoor je al dan niet behandeld wordt, contacteer dan zeker je huisarts om dit te bespreken.
• Extra info kan je terug vinden in deze brochure.
• Indien je reis verloopt in het kader van een stage, dan kan je ook terecht bij het Departement Medisch Toezicht van de UGent. Contacteer je het stagesecretariaat voor meer info hierover. Zie ook https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/medische-info-stage Let wel: dit geldt enkel voor stagestudenten, niet voor uitwisselingsstudenten of masterthesisstudenten!

Wat met cultuurschok, heimwee, stress, ... op uitwisseling?

Je zal wellicht op een bepaald moment een cultuurschok ervaren of heimwee hebben. Denk eraan : dit is volkomen normaal. Je kan je daarop voorbereiden. Een paar trucjes:

• Houd regelmatig contact met vrienden en familie (sociale media!).
• Hou een dagboek/blog van je ervaring bij; schrijf op hoe je je voelt.
• Zorg voor voldoende beweging en hou je lichaam en geest actief.
• Leer de lokale taal & cultuur / leer iemand daar jouw taal & cultuur kennen.
• Word lid van sociale groepen en expatclubs; ontmoet mensen die hebben meegemaakt wat je doormaakt / Sluit je aan bij een lokale studentenorganisatie.
• Als het toch te hoog zit: neem geen overhaaste beslissingen, neem de tijd om te wennen aan de verschillen.

De studentenpsychologen staan ook vanuit Gent klaar voor jou. Je kan hen telefonisch of via Teams contacteren. Meer tips op deze pagina.

Voel je je slachtoffer of ben je getuige van pesterijen, bedreigingen, discriminatie, racisme, geweld of ongewenst seksueel gedrag? Schakel de vertrouwenspersonen van Trustpunt in om je te ondersteunen.

Interculturele voorbereiding Elk jaar organiseert de Afdeling Internationalisering twee maal een interculturele voorbereidingsdag. Indien je op mobiliteit gaat, wordt deelname aan deze interculturele voorbereiding sterk aangeraden. Je krijgt er informatie over cultuurschok, gezondheid en veiligheid op reis. Door de huidige coronacrisis heeft de Afdeling Internationalisering een online aanbod met filmpjes en studentengetuigenissen uitgewerkt.

Meer info

Benieuwd hoe je uitwisseling je kennis, vaardigheden en attitude zal beïnvloeden? Doe de Erasmus Skills-test.

De Erasmus Skills-test is een vragenlijst voor zelfreflectie zodat jij jouw kennis, vaardigheden en attitude voor en na je Erasmusverblijf kan bekijken. Het helpt je om de competenties die je aanscherpt tijdens je buitenlandverblijf te benoemen en het geeft je een duidelijk zicht op je persoonlijke ontwikkeling.

Vul de mobiliteitsvragenlijst voor je vertrek nu in door naar deze website te gaan.

Wil je meer leren over Europese integratie, Europese identiteit en de Erasmuservaring? Bekijk dan zeker de webinar van Prof. Ferdi De Ville.

Green travel

Overweeg een duurzaam alternatief voor het vliegtuig om af te reizen naar je bestemming. Verplaatsingen met de bus, trein of boot hebben minder impact op het klimaat en hoeven ook niet noodzakelijk veel te kosten. De reisduur zal soms iets langer zijn, maar op 1 of 2 semesters maken enkele uurtjes weinig verschil, niet? Je krijgt hiervoor een tegemoetkoming van 50 euro en zelfs extra dagen beurs wanneer je ons kan aantonen dat je een duurzaam vervoersmiddel gebruikt hebt voor je verplaatsing naar je gastinstelling én je terugreis naar UGent. Meer informatie vind je op erasmusbytrain.

Je laadt de bewijsstukken van green travel (=trein/busticket) op in Oasis via documenten in je uitwisselingsaanvraag. De 50 euro wordt uitbetaald bij je 2e betaling.

Tijdens je verblijf in het buitenland

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn buitenlandse studieperiode?

Document 'Attest Verblijfsperiode/luik arrival' laten tekenen

Dit document geeft aan wanneer je effectief bent aangekomen en gestart bent in de gastinstelling. De medewerkers van het International Relations Office tekenen dit document en bezorgen het jou terug.

De startdatum op het document is de eerste dag waarop je officieel op de gastinstelling wordt verwacht en ook effectief aanwezig bent. Verwelkomdagen mogen meegerekend worden in de beurs, een taalcursus telt niet mee, tenzij deze in je curriculum is opgenomen.

De einddatum is de laatste examendag of de laatste (stage)dag waarop je effectief op de gastinstelling verwacht wordt en aanwezig bent. Laat dan het 2e luik van je confirmation of stay (= Attest verblijfsperiode) tekenen. Je mag dit ook vroeger laten tekenen, dit is afhankelijk van je gastinstelling. Dit mag maximum 10 dagen vroeger dan je einddatum zijn.

Mogelijke wijzigingen in Learning Agreement doorgeven

Na aankomst in je gastinstelling, is het mogelijk dat bepaalde vakken niet meer worden gegeven. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officieel ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.

Hoe zit het met de examens als ik slechts één semester naar het buitenland ga?

Aangezien de universiteit het semestersysteem hanteert, worden per semester ook examens afgelegd. Concreet houdt dit dus in dat je bijvoorbeeld het eerste semester aan UGent volgt (30 ECTS) en examens aflegt en halfweg februari met het tweede semester start aan de gastuniversiteit (de resterende 30 ECTS).

Helaas blijkt het in de praktijk soms anders en start het tweede semester aan de gastuniversiteit vroeger of later. Als het semester later start is er geen probleem; start het vroeger, dan kan je eventueel met de examinatoren aan UGent afspreken om je examens enkele weken vroeger af te leggen (indien haalbaar). Hierbij dient steeds het Onderwijs- en Examenreglement van Universiteit Gent te worden gevolgd. Indien dit niet haalbaar is, dan meld je aan de gastuniversiteit dat je pas halfweg februari kan starten. De meeste universiteiten maken hier geen probleem van.

Hoe worden mijn behaalde studieresultaten aan UGent geïnterpreteerd?

Je studieperiode in het buitenland (inclusief examens of andere evaluaties) wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen). De meeste Europese landen hanteren een verschillend examen- en quoteringssysteem.

De evaluatie en quotering van Erasmusstudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat vaak afwijkt van het UGent-systeem. Daartoe werd binnen het ECTS-systeem een omrekeningssleutel vastgelegd opdat de behaalde buitenlandse studieresultaten door de examencommissie ingepast kunnen worden in het definitieve eindresultaat aan UGent.

Neem in elk geval vóór je terugkeer naar UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch of in briefvorm zal ontvangen.

Wat te doen in het geval van ernstige problemen?

Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling. In het geval van ernstige problemen:

• Aarzel niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering
• Aan UGent is er ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be
• Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren
• Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren contacteer je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.
• Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of je gastinstelling.
  • Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van ‘In Case of Emergency’. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen
• Hou zeker contact met de medestudenten
• Wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van de UGent, elke werkdag tussen 9 en 12uur via 09 264 82 82 of vertrouwenspersoon@ugent.be Discretie verzekerd en je krijgt uiterlijk volgende werkdag antwoord

Document 'Attest Verblijfsperiode/luik arrival' laten tekenen

Op het einde van je studieperiode of stageperiode moet je je afmelden bij het International Relations Office van je gastinstelling. Je laat dan het tweede luik van het 'Attest Verblijfsperiode' invullen. Je kunt dit formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Laad het ondertekende document vervolgens op.

Onder 'end date of study period' verstaan we de laatste dag dat de student bij de gastinstelling aanwezig dient te zijn. Dit kan de laatste dag van de examens of de laatste lesdag zijn.

Wat kan ik doen voor de UGent tijdens mijn uitwisseling? Tijdens je uitwisseling ben je een ambassadeur van de Universiteit Gent. Jij kan getuigen over hoe het is om te studeren en te leven in een stad als Gent. Het is mogelijk dat je zal gevraagd worden door je gastinstelling om de Universiteit Gent in de picture te zetten. Als je hiervoor ondersteuning wil, kan je terecht bij de afdeling Internationalisering. De afdeling Internationalisering kan je ook vragen om een Instagram Take Over te doen. Hou tenslotte zeker ook steeds je UGent-e-mailadres in de gaten, want alle communicatie wordt via dat emailadres verstuurd.

Na je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?

Studentenenquête

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. Eens alle formaliteiten in orde, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.

Taaltest via online linguistic support (OLS)

Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

Transcript of Records (puntenbrief)

Elke student is zelf verantwoordelijk om zijn/haar studieresultaten, onder de vorm van een puntenbriefje, zo snel mogelijk op te laden via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.

Wees alert voor gezondheidsklachten na je uitwisseling

Wees alert voor gezondheidsklachten tijdens maar ook NA de uitwisseling. Het is immers altijd mogelijk dat je pas na je terugkeer klachten ontwikkelt die verband houden met een aandoening die je tijdens je reis hebt opgelopen. Bij koorts tijdens de reis of tot drie maanden na terugkeer is altijd dringend medisch advies nodig om ernstige infecties zoals malaria (indien van toepassing qua regio) uit te sluiten. Neem dan zo snel mogelijk contact op met je huisarts. Heb je een koortswerend middel nodig, gebruik dan paracetamol en geen aspirine.

Omgekeerde cultuurschok

Eens je terug in België bent, kan je een omgekeerde cultuurschok ervaren. Je hebt veel ervaringen opgedaan, je interesses zijn misschien verschoven, je hebt nieuwe vrienden gemaakt. Alles is nog hetzelfde gebleven in Gent, maar jij bent fundamenteel veranderd. Sommige studenten ervaren de omgekeerde cultuurschok heel subtiel, anderen heel heftig. Hoe kan je hiermee omgaan ? Wees je ervan bewust dat een omgekeerde cultuurschok normaal is en accepteer het. Zoek ruimte en tijd om je ervaringen te delen met familie, vrienden, medestudenten. Engageer je in internationale studentenverenigingen, als buddy. Zo hou je de ervaring levendig!

Voltooi je Erasmus Skills-test en ontdek hoe je mobiliteit jou heeft beïnvloed.

Als je de mobiliteitsvragenlijst voor je vertrek hebt ingevuld, kan je nu de vragenlijst na terugkeer afwerken.

Vul de mobiliteitsvragenlijst na terugkeer in door naar deze website te gaan.

Het resultaat van je test kan je helpen om je Erasmus Skills op een concrete manier te presenteren aan rekruteerders en werkgevers. Je kan tips en nuttig advies krijgen door de Erasmus Skills-webinars van Nanette Ripmeester (Directeur Expertise in Labour Mobility) te bekijken:

• Unpacking your Erasmus Experience
• How to Maximize Mobility Skills when Looking for Work

Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring!