Checklist tijdens je verblijf
Regel deze zaken tijdens je uitwisseling.
☑ Is je Confirmation of Stay (luik ‘Arrival’) ondertekend en opgeladen in Oasis?
Wanneer: Zo snel mogelijk bij aankomst
De Confirmation of Stay (of 'Attest Verblijfsperiode') bevestigt dat je effectief in het buitenland bent en is noodzakelijk voor het ontvangen van je beurs. Het document bestaat uit twee luiken: één voor aankomst en één voor vertrek.
Bij aankomst laat je het luik 'Arrival' invullen en ondertekenen bij het International Relations Office (of een andere verantwoordelijke) van je gastinstelling. Je kunt het formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige gastinstellingen hanteren een eigen sjabloon. Upload het ondertekende document vervolgens in Oasis.
De startdatum op je ‘Attest Verblijfsperiode’ is de eerste dag waarop je officieel verwacht wordt. Verwelkomdagen tellen mee, een taalcursus alleen als deze onderdeel is van je curriculum.
☑ Heb je wijzigingen aan je Learning Agreement doorgegeven (indien nodig)?
Wanneer: Zo snel mogelijk na aankomst
Als je bepaalde vakken niet meer kunt volgen of je takenpakket op stage moet worden bijgestuurd, pas dan je Learning Agreement aan. Elke wijziging moet opnieuw goedgekeurd worden door je faculteit en de gastinstelling.
Volg de stappen om het Learning Agreement te wijzigen
☑ Is je Confirmation of Stay (luik ‘Departure’) ondertekend en opgeladen in Oasis?
Wanneer: Bij vertrek (max. 10 dagen voor einddatum)
De Confirmation of Stay (of 'Attest Verblijfsperiode') bevestigt dat je effectief in het buitenland bent en is noodzakelijk voor het ontvangen van je beurs. Het document bestaat uit twee luiken: één voor aankomst en één voor vertrek.
Bij je vertrek laat je het luik 'Departure' invullen en ondertekenen bij het International Relations Office (of een andere verantwoordelijke) van je gastinstelling. Je kunt het formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige gastinstellingen hanteren een eigen sjabloon. Upload het ondertekende document vervolgens in Oasis.
De einddatum op je ‘Attest Verblijfsperiode’ is de laatste examendag of de laatste (stage)dag waarop je aanwezig moet zijn. Je mag het document maximaal tot 10 dagen voor je einddatum laten tekenen.
☑ Is je administratie bij de gastinstelling in orde?
Elke gastinstelling heeft eigen vereisten, zoals het indienen van formulieren, het uploaden van documenten of het bevestigen van je aankomst. Controleer via het International Office of de website van je gastinstelling welke documenten of stappen van jou verwacht worden.