Reisdocumenten
Op deze pagina vind je alle informatie over de reisdocumenten die je nodig hebt voor je uitwisseling. Let op: deze informatie geldt enkel voor studenten met de Belgische nationaliteit. Heb je een andere nationaliteit? Raadpleeg dan de website van de bevoegde ambassade of het consulaat voor de regels die op jou van toepassing zijn.
Binnen het Schengengebied
Dankzij het vrij verkeer van personen volstaat je elektronische identiteitskaart (eID) voor verblijf binnen het Schengengebied (EU-lidstaten + EVA-landen). Je hoeft geen paspoort mee te nemen, tenzij je tijdens je uitwisseling ook naar een land buiten de EU of EVA reist — neem dan zeker ook je paspoort mee.
Registratie bij de lokale bevolkingsdienst
Meld je aan bij de stedelijke bevolkingsdienst (of equivalent) van je uitwisselingsbestemming voor inschrijving in het vreemdelingenregister. De vereiste documenten verschillen per stad of land. Raadpleeg de website van de lokale overheid of je gastinstelling voor de exacte procedure.
Buiten het Schengengebied
Voor bestemmingen buiten Europa heb je altijd een geldig paspoort nodig. Afhankelijk van je bestemming kan ook een visum vereist zijn.
Paspoort- en visumformaliteiten opzoeken
Raadpleeg de website van de bevoegde ambassade of het consulaat in België. Je vindt een overzicht via de website van de FOD Buitenlandse Zaken. Baseer je uitsluitend op de officiële ambassade-informatie voor bindend advies — informatie van vrienden, familie of andere studenten kan verouderd of incorrect zijn.
Ga nooit met een toeristenvisum op uitwisseling!
Een toeristenvisum is niet bedoeld voor academische activiteiten. Als je hiermee op uitwisseling gaat, riskeer je een ongeldig verblijfsstatuut, boetes, uitzetting uit het land en problemen bij toekomstige visumaanvragen.
Benodigde documenten voor een visum
Als een visum vereist is, heb je doorgaans de volgende documenten nodig:
- De acceptance letter van je gastinstelling
- Het document 'Bevestiging statuut uitwisselingsstudent buiten Europa' (beschikbaar in OASIS — log in via het studentenportaal van je universiteit)
- Nog aanvullende documenten . Dit varieert naargelang het land van bestemming. Informeer je dus goed via de ambassade.
Tip: vraag indien mogelijk een visum met 'multiple entries' aan, zodat je tijdens je uitwisseling vrijelijk kunt reizen.
Let op: een visum brengt extra kosten met zich mee. Houd hier rekening mee bij je budgetplanning.
Praktische tips
- Maak kopieën van al je belangrijke documenten. Bewaar ze digitaal op meerdere plaatsen, zoals je laptop, een USB-stick én de cloud (bijv. OneDrive of Google Drive). Zo ben je gedekt bij verlies of diefstal.
- Begin tijdig met je visumaanvraag. De doorlooptijd verschilt sterk per land. Reken voor de meeste bestemmingen op minimaal 6 tot 8 weken, voor de VS en sommige andere landen op 3 tot 6 maanden. Start de procedure zo vroeg mogelijk.
- Controleer de geldigheidsduur van je paspoort. Veel landen eisen dat je paspoort nog minstens 6 maanden geldig is na je geplande vertrekdatum. Controleer dit tijdig en vraag indien nodig een nieuw paspoort aan. Doorlooptijd voor een nieuw Belgisch paspoort bedraagt doorgaans 2 tot 4 weken.
- Ben je je identiteitsdocumenten verloren? Bel zo snel mogelijk DocStop op +32 2 518 21 23 om je paspoort/identiteitskaart ongeldig te laten maken en je zo te beschermen tegen identiteitsfraude.