E-mailetiquette

Wanneer je deze hyperlink hebt gekregen van je docent, betekent dat dat je gezondigd hebt tegen een van de onderstaande principes van een goede e-mail.

Afhankelijk van je faculteit kiest je docent voor de zachte of de harde aanpak. Bij de harde aanpak zal je je e-mail moeten herschrijven en opnieuw verzenden.

10 tips

  1. Schrijf enkel noodzakelijke e-mails. Vraag je af of de informatie niet op Minerva of op de website van je faculteit staat. E-mails worden in principe binnen een redelijke termijn beantwoord. Een vraag kan je ook steeds persoonlijk stellen aan de lesgever, voor of na de les.
  2. Gebruik je UGent-e-mailadres.

  3. Vul een kort en duidelijk onderwerp in: vermeld eerst het opleidingsonderdeel (exact, zoals op de studiefiche)  en dan een korte omschrijving van je vraag.

    bv. Natuurkunde II - vraag over Hoofdstuk 3
    Overzicht van de historische kritiek - vraag leerstof examen
    Sociolinguïstiek - probleem groepswerk
    Instrumentele analyse II - onduidelijkheid opdracht

  4. Schrijf een gepaste aanspreking: indien je deze kent,  vermeld dan de academische titel / ‘heer’ of ‘mevrouw’ plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan zo aan. Schrijf nooit enkel ‘Geachte’ of ‘Beste’ zonder naam of ander zelfstandig naamwoord. Als je een e-mail stuurt naar onbekenden, schrijf dan 'Geachte heer, Geachte mevrouw'. 'Beste', uiteraard met naam of ander zelfstandig naamwoord, gebruik je vooral in een informele context.

    bv. Geachte mevrouw De Keyser
    Geachte professor van de Walle
    Geachte heer
    Beste collega
    Beste Kim

  5. Hou het kort en bondig.
  6. Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens.

  7. Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.
  8. Sluit je bijlage in. Controleer de bijlage voor je op 'Verzend' klikt.
  9. Gebruik een gepaste slotgroet. Onderteken met ‘Met vriendelijke groeten’, ‘Met vriendelijke groet’ ... en niet met ‘m.v.g.’ of onbestaande afkortingen zoals ‘gr.’, ‘mvrgr’ … Onderteken eerst met je voornaam en je familienaam, dan je studentennummer en ten slotte je opleiding. Doe dat bij voorkeur met een automatische e-mailhandtekening, bv.

    Liesbeth De Corte                                                 Nathan Maeterlinck
    studentennummer  01602344                          studentennummer 01500321
    1ste ba - kunstwetenschappen                         2de ba - ing. – elektronica

    Nina Bloem                                                            Thom Barnabiski
    studentennummer  01400025                          studentennummer 01200489
    1ste ma - letteren - Duits-Spaans                    2de ma - bio-ir. - milieu

  10. Lees je e-mail na op taal- of tikfouten, vooraleer je die verzendt.

Geadresseerden

Wanneer je een e-mail stuurt naar meerdere personen, zet je die niet noodzakelijk allemaal in het ‘aan’-veld. De personen die betrokken zijn bij de inhoud van je e-mail maar die je niet rechtstreeks aanspreekt, plaats je in het ‘cc’-veld (carbon copy). Personen in het ‘bcc’-veld (blind carbon copy) zijn onzichtbaar voor de andere geadresseerden.

Ben je docent?

Pas de zachte of harde aanpak toe wanneer je e-mails van studenten krijgt.

Zet je e-mailhandtekening in de nieuwe huisstijl.

Bron

Leen Pollefliet – hoofdlector Communicatie – Faculteit Ingenieurswetenschappen en architectuur