Ufora Privacyverklaring

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en hoe kan je ons contacteren?

Ufora is de officiële digitale leeromgeving van de Universiteit Gent, de Universiteit Gent treedt bijgevolg op als verwerkingsverantwoordelijke. Ufora wordt gebruikt door studenten, lesgevers en onderwijsondersteuners (‘Ufora gebruikers'). 

Ufora is gebaseerd op een online platform Brightspace van D2L, de Universiteit Gent heeft met Brightspace en D2L de juiste afspraken en waarborgen vastgelegd om de bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie binnen Ufora tot het hoogte niveau te brengen.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van jouw persoonsgegevens in Ufora kan je in eerste instantie terecht bij het  of kan je de Data Protection Officer van de UGent contacteren.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Ufora verwerkt drie types persoonsgegevens:

  • Gebruikersgegevens: naam, voornaam, gebruikersnaam (UGent login), e-mailadres, taal, profielfoto en tijdzone. 
  • Inhoudsgegevens: studiemateriaal, ingediende opdrachten, berichten in een forum, antwoorden op een test
  • Handelingsgegevens: registraties van bepaalde handelingen op Ufora, zoals het uploaden van studiemateriaal, het indienen van een opdracht, het afwerken van een test.

Ufora verwerkt geen bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Doeleinde en rechtsgrond van de verwerking van jouw persoonsgegevens

Voornoemde persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door Ufora verwerkt met het oog op het realiseren van de uitvoering en ondersteuning van de wettelijke onderwijsopdracht van Universiteit Gent en om de correcte werking van Ufora te waarborgen en verbeteren. Aangezien Ufora in vele onderwijsopdrachten en delen daarvan gebruikt kan worden, kan de verwerking van persoonsgegevens berusten in de wettelijke onderwijsopdracht, maar ook in het algemeen belang . 

De inhoudsgegevens worden gebruikt in het kader van het onderwijsproces conform de studiefiche. 

De handelingsgegevens kunnen gebruikt worden om de correcte werking van Ufora te waarborgen en te verbeteren.Een beperkte subset van deze gegevens kan ook door de lesgever geraadpleegd en gebruikt worden voor optimalisatie en personalisatie van de leeromgeving en het leerproces van de student. Waar mogelijk worden deze gegevens enkel in geaggregeerde vorm aangeboden. Deze gegevens mogen niet gebruikt worden voor de evaluatie of controle van de student. 

De persoonsgegevens uit Ufora kunnen gebruikt worden in het kader van onderwijsondersteunend wetenschappelijk onderzoek aan de Universiteit Gent, en dit met het oog op onderwijsinnovatie en het publiceren van wetenschappelijke artikels. Voor wetenschappelijk onderzoek worden persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd met toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen zoals verwerking op een hoog aggregatieniveau, waardoor het niet mogelijk zal zijn om individuele personen te identificeren in eventuele publicaties.

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Elke student aan de UGent heeft toegang tot een beperkte subset van gebruikersgegevens (voornaam, familienaam, foto, email, rol) van een andere gebruiker als deze gebruiker ingeschreven  is in eenzelfde cursus. Deze toegang geldt voor het realiseren van het onderwijsproces en de onderwijsdoelstelling.

Elke cursusbeheerder (lesgever) heeft toegang tot een beperkte subset van de gebruikersgegevens, de inhoudsgegevens en een beperkte subset van de handelingsgegegevens van een student die ingeschreven is in de cursus van de betrokken lesgever. Voor de gebruikersgegevens zijn dit (voornaam, familienaam, foto, email, studenten- of personeelsnummer en rol). Deze toegang geldt voor het realiseren van de uitvoering en ondersteuning van de onderwijsopdracht. Voor de handelingsgegevens enkel die gegevens die nodig zijn voor de optimalisatie en personalisatie van de leeromgeving en het leerproces van de student.

Het Ufora team heeft enkel toegang tot de hierboven vermelde persoonsgegevens  op een strikte “need-to-know” basis. Deze toegang geldt enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring.

Ufora wisselt persoonsgegevens uit met een aantal externe tools:

  • PeerScholar wordt gebruikt ter ondersteuninng van Peer Assessment, Peer Review en Peer Evaluation
  • Curios is een Online Test Omgeving ontwikkeld door de Unversiteit Gent. 
  • Sharepoint wordt gebruikt om een online samenwerkingsomgeving op te zetten voor een cursus waarin studenten en lesgevers documenten met elkaar kunnen delen en samen notities kunnen bijhouden.
  • Het UGent video platform wordt gebruikt voor het beschikbaar stellen van kennisclips en lesopnames aan de deelnemers van een cursus.
  • DUGA wordt gebruikt voor het creeren van een online omgeving met vragen over de leerstof. De diversiteit aan vragen en de feedback die men nadien krijgt geeft de speler een goed zicht op het eigen leerproces en vormt een leuke aanvulling op het studeren zelf.

Ufora waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden , behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van Ufora te beschermen, enz.). 

Hoelang worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig om het doel van het onderwijsproces te bereiken en de administratieve afhandeling uit te voeren, dit is noodzakelijk  om de voortgang van de Ufora-gebruikers doorheen hun leer- en onderwijstraject te kunnen blijven opvolgen en om betere dienstverlening aan gebruikers te kunnen aanbieden. 

Logbestanden worden door Ufora slechts 6 maanden bewaard, waarna ze automatisch gewist worden. Deze logbestanden worden gedurende deze 6 maanden enkel geraadpleegd om technische problemen op te sporen en te remediëren.

Veiligheid van jouw persoonsgegevens

Ufora draagt zorg voor jouw persoonsgegevens en zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Welke rechten heb je in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens door Ufora kan je in bepaalde omstandigheden verschillende rechten uitoefenen zoals bijvoorbeeld het recht op inzage, verbetering en beperking van de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden. Voor het uitoefenen van deze rechten kan je je in eerste instantie wenden tot het Ufora-team, welke uw verzoek uiterlijk binnen één maand zullen beantwoorden. Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van de aanvrager kan het Ufora-team om aanvullende informatie vragen. 

Ufora behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze) of de privacy van anderen in gevaar brengen.

Indien je meent dat onvoldoende gevolg werd gegeven aan jouw vraag, kan je je wenden tot de Data Protection Officer via of tot de Vlaamse toezichthouder:

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 553 50 47
E-mail: contact@toezichtcommissie.be

Wijzigingen aan de privacyverklaring

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.

Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding gemaakt worden op de nieuwspagina van Ufora en via een Ufora platform aankondiging, met een verwijzing naar de gewijzigde privacyverklaring in het betreffende nieuwsbericht. Een verwijzing naar de meest recente versie van de privacyverklaring, is ook steeds te vinden onderaan elke webpagina van Ufora.