Ufora Privacyverklaring

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en hoe kan je ons contacteren?

Ufora is de officiële digitale leeromgeving van de Universiteit Gent, de Universiteit Gent treedt bijgevolg op als verwerkingsverantwoordelijke. Ufora wordt gebruikt door studenten, lesgevers en onderwijsondersteuners (hierna ‘Ufora gebruikers’ genoemd). 

Ufora is gebaseerd op een online platform Brightspace van D2L, welke optreedt als verwerker voor de Universiteit Gent. De Universiteit Gent heeft met Brightspace en D2L afspraken en waarborgen vastgelegd om de bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie binnen Ufora tot het hoogst mogelijke niveau te brengen.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van jouw persoonsgegevens in Ufora kan je in eerste instantie terecht bij het Ufora-team of kan je de Data Protection Officer van de UGent contacteren.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Ufora verwerkt drie types persoonsgegevens:

• Gebruikersgegevens: naam, voornaam, gebruikersnaam (UGent login), e-mailadres, taal, profielfoto en tijdzone. 
• Inhoudsgegevens: studiemateriaal, ingediende opdrachten, berichten in een forum, antwoorden op een test
• Handelingsgegevens: registraties van bepaalde handelingen op Ufora, zoals het uploaden van studiemateriaal, het indienen van een opdracht, het afwerken van een test.

Ufora verwerkt ook de profielfoto van zowel student als lesgever, deze kan toegevoegd worden aan het account (een aangezichtsfoto is een gevoelig persoonsgegeven, dat behoort in de bijzondere persoonsgegevenscategorieën). Voor studenten wordt deze foto automatisch ingeladen bij aanmaken van een account. Een student kan deze profielfoto wel aanpassen of verwijderen. Een lesgever is vrij om zelf een foto toe te voegen.  

Ufora verwerkt geen gegevens  waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Doeleinde en rechtsgrond van de verwerking van jouw persoonsgegevens

Voornoemde persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door Ufora verwerkt voor de volgende doeleinden en bijhorende rechtsgrond. Ufora persoonsgegevens kunnen gebruikt worden

• voor beleidsvorming en -ondersteuning
• voor onderwijsoptimalisatie aangezien deze gegevens belangrijke informatie opleveren die kan aangewend worden om de onderwijspraktijk te optimaliseren
• voor studentenbegeleiding en -ondersteuning
• voor evaluatie van de individuele student wanneer de data aantonen dat een duidelijk leerdoel bereikt is. Dit moet op voorhand en volgens de geldende procedure (opgenomen in studiefiche) gecommuniceerd worden aan de studenten.   

Deze verwerkingsdoeleinden kaderen binnen de wettelijke onderwijsopdracht van de UGent (rechtsgrond), zoals omschreven in het Oprichtingsdecreet (Bijzonder decreet van 26 juni 1991 betreffende de Universiteit Gent en het Universitair Centrum Antwerpen) en de Codex Hoger Onderwijs. Ufora is een onmisbare schakel bij het vervullen van deze onderwijsopdracht daar het als medium dient voor onder meer de terbeschikkingstelling van lesmateriaal, de beoordeling van (taken of testen van) studenten, een vlotte communicatie tussen lesgevers en studenten, alsook tussen studenten onderling door middel van discussieforums.

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Elke student aan de UGent heeft toegang tot een beperkte subset van identificatie-gegevens (voornaam, familienaam, foto, email, rol) van een andere gebruiker als deze gebruiker ingeschreven is in eenzelfde cursus. Deze toegang is noodzakelijk voor het realiseren van het onderwijsproces en de onderwijsdoelstelling.

Elke cursusbeheerder (lesgever) heeft toegang tot een beperkte subset van de identificatie-gegevens, de inhoudsgegevens en een beperkte subset van de handelingsgegevens van elke student die ingeschreven is in de cursus van de betrokken lesgever. Voor de identificatie-gegevens zijn dit voornaam, familienaam, foto, email, studenten- of personeelsnummer en rol. Deze toegang geldt voor het realiseren van de uitvoering en ondersteuning van de onderwijsopdracht. De handelingsgegevens hebben enkel betrekking op de gegevens die nodig zijn om de leeromgeving en het leerproces van de student te optimaliseren en personaliseren.

Enkel het Ufora-team heeft toegang tot de hierboven vermelde persoonsgegevens en dit op een strikte “need-to-know” basis. Slechts een beperkt aantal vooraf geselecteerde medewerkers hebben toegang tot die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om hun taken te vervullen en dat voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring).

Ufora wisselt persoonsgegevens zoals naam, voornaam, mailadres, UGent-id en eventueel groepslidmaatschap in de cursus uit met een aantal externe tools (onder meer MS Office, Panopto en Dodona).

Ufora waakt erover dat jouw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval je hiertoe op voorhand je toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van jouw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van Ufora te beschermen, enz.). 

Hoelang worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig om het doel van het onderwijsproces te bereiken en de administratieve afhandeling uit te voeren. Dit wil zeggen dat de persoonsgegevens tot één jaar na het verlaten van de UGent worden bewaard. Dit is noodzakelijk om de voortgang van de Ufora-gebruikers doorheen hun leer- en onderwijstraject te kunnen blijven opvolgen en/of om betere dienstverlening aan gebruikers te kunnen aanbieden. 

Logbestanden worden door Ufora slechts 6 maanden bewaard, waarna ze automatisch gewist worden. Deze logbestanden worden gedurende deze 6 maanden enkel geraadpleegd om technische problemen op te sporen en te remediëren.

Veiligheid van jouw persoonsgegevens

Ufora draagt zorg voor jouw persoonsgegevens en zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Welke rechten heb je in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens door Ufora kan je in bepaalde omstandigheden verschillende rechten uitoefenen zoals bijvoorbeeld het recht op inzage, verbetering en beperking van de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden. Voor het uitoefenen van deze rechten kan je je in eerste instantie wenden tot het Ufora-team, welke uw verzoek uiterlijk binnen één maand zullen beantwoorden. Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van de aanvrager kan het Ufora-team om aanvullende informatie vragen. 

Ufora behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze) of de privacy van anderen in gevaar brengen.

Indien je meent dat onvoldoende gevolg werd gegeven aan jouw vraag, kan je je wenden tot de Data Protection Officer via privacy@ugent.be of tot de Vlaamse toezichthouder:

Wijzigingen aan de privacyverklaring

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.

Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding gemaakt worden via een Ufora platform aankondiging met een verwijzing naar de gewijzigde privacyverklaring in het betreffende nieuwsbericht. Een verwijzing naar de meest recente versie van de privacyverklaring, is ook steeds te vinden onderaan elke webpagina van Ufora.