Geen heraanvraag

Verlaten van de kamer

• Je registreerde geen heraanvraag voor een wooneenheid (dezelfde of een andere) voor volgend academiejaar.
  Zoals eerder vermeld, is er na 28 februari geen heraanvraag meer mogelijk. 
  Jouw kamer staat daardoor op de vertrekkerslijst en eindigt je verblijf in een studentenhome sowieso op 14.09.2025.
• Je annuleerde deze heraanvraag intussen en zal geen wooneenheid (dezelfde of een andere) betrekken volgend academiejaar.
  Jouw kamer staat daardoor op de vertrekkerslijst en eindigt je verblijf in een studentenhome sowieso op 14.09.2025.
• Je vroeg een interne verhuis aan binnen de homes, en we onderzoeken nog of we dit kunnen accommoderen.
  Jouw kamer staat daardoor op de verhuislijst en eindigt je verblijf in je huidige studentenkamer mogelijk op 14.09.2025.

Indien je wel degelijk een heraanvraag registreerde, stuur dan onverwijld de bevestigingsmail door, waarvan je in OASIS expliciet hebt aangeduid deze te zullen opvolgen, naar accommodatie@ugent.be.

Nazicht van de vrij te komen wooneenheden

Alle vrij te komen wooneenheden worden door de homebeheerders in de weken na de heraanvraagperiode (na 28.02) bezocht en gecontroleerd op noodzakelijke opfrissingswerken. Het gaat hier enkel om renovatiewerken die moeten gebeuren voordat er een nieuwe bewoner kan intrekken.

Dit bezoek is kort en je hoeft daarvoor niet aanwezig te zijn in je kamer, noch je kamer speciaal op te ruimen.
Je krijgt een e-mail indien je kamer op de renovatielijst staat.

De volgende punten worden beoordeeld:

• standaard meubilair aanwezig in de kamer
• branddeur en detector heeft geen beplakking en vertoont geen schade
• muren zijn in een normale staat (gewoon gebruik van de wooneenheid)
• er zijn geen zichtbare gebreken in de kamer die als benodigde herstelling gemeld moesten zijn
• reguliere, algemene staat en hygiëne van de kamer

Aandachtspunten

Het doel van dit bezoek is louter om de kameroverdracht te kunnen inschatten.

Dit is slechts een kort bezoek aan de kamer en geenszins een eindcontrole. Die gebeurt pas over zes maanden, na het definitief verlaten van de kamer.

Weet dat elke interventie voor schoonmaak, weghalen van spullen, schade, gebreken aan standaardmeubilair...  op dat moment wordt aangerekend cfr. de geldende schade-prijslijst. Je kan je check-out in de weken vooraf goed voorbereiden via de info en checklists op www.ugent.be/huisvesting/checkout 

Opvolging

Ook de gewoonlijke zorg dien je natuurlijk in acht te nemen: als er zaken defect zijn in je kamer, dien dan zeker je herstelaanvraag tijdig in. Wacht hier niet mee: extra schade uit onzorgvuldigheid of nalatigheid (bijvoorbeeld een kraan die volledig verkalkt is na een half jaar niet gebruikt te zijn), wordt doorgerekend.

Opfrissingswerken in de zomer

Indien de homebeheerder opmerkt dat de kamer aan opfrissingswerken toe is alvorens er een nieuwe bewoner kan intrekken in jouw kamer, dan moeten we als verhuurder deze werken inplannen tijdens de zomermaanden (cfr. ons intern reglement). Indien dit voor jou van toepassing is, zullen we dit laten weten via je e-mail.
We brengen je hier nu al van op de hoogte, zodat je je hier op kan voorbereiden. Het verlaten van je kamer kan immers een beladen stap zijn, waarvoor je je goed wil voorbereiden.  Je kan opgeven welke periode en optie voor jou het beste uitkomt.

Wat betekent dit?

Concreet vragen we je om een periode uit te kiezen wanneer de renovatiewerken kunnen uitgevoerd worden. Kies een periode van 3 dagen waarop deze werken voor jou het beste plaats vinden.

Enkele voorbeelden:

• Ben je op vakantie en je hebt je waardevolle spullen al thuis gestockeerd, dan kan dit een ideaal moment zijn om je kamer te laten renoveren zonder dat jij enige hinder ervaart.
• Of zal je heel de zomer als jobstudent werken en je hebt je kamer absoluut nodig? Dan bieden we je een andere kamer aan waar je kan verblijven tot de renovatiewerken zijn afgrond.

Indien je geen voorkeur opgeeft, zullen wij zelf een periode kiezen wanneer de renovatiewerken zullen doorgaan.

Geef hier op in welke periode de schilder bij jou mag langskomen.

• Indien je geen vervangkamer nodig hebt (bv. je bent op vakantie), hoef je verder niets te doen.
• Heb je nood aan een kamer tijdens de renovatieperiode, vul dan dit formulier in. Ontvangen wij geen formulier, dan zullen wij geen andere verblijfsmogelijkheid voor jou voorzien.
• Het is NIET mogelijk om je huurovereenkomst vroeger stop te zetten, tenzij in de gevallen die hieronder opgelijst zijn.

Er zijn beperkte plaatsen per periode, wees er dus snel bij om jouw ideale moment in te plannen!

Stopzetten huur op 15.07.2025

Als je afstudeert in eerste zittijd, kan je je huur stopzetten op 15.07.2025 cfr. het intern reglement.

Wat betekent dit?

Als je je diploma behaalt in eerste zittijd, of dus slaagt in eerste zittijd (januari/februari of juni/juli) voor alle in dat academiejaar door jou opgenomen studiepunten én geslaagd voor het volledige deliberatiepakket.

Indien je nog een thesis, stage of ander jaarvak hebt waardoor je deliberatiepakket niet volledig is, is de stopzetting van de huur helaas niet mogelijk.

Wat moet ik doen?

1. Vul dit e-mailsjabloon in als je denkt dat je zal afstuderen in de tweede semesterexamenperiode en je de aanvraag om de huur stop te zetten op 15.07.2025 wilt initiëren.
   Dit kan je sturen tot 14.07.2025. 
2. Bezorg ons ten laatste in juli je puntenbriefje op accommodatie@ugent.be om jouw dossier te finaliseren. 
   Dit kan ook nog na 15.07.2025, maar doe dit wel voor de aanrekening van augustus!
3. Plan je check-out in ten laatste op 15.07.2025 vóór 10u. Dit mag vroeger uiteraard, maar je hebt tijd tot dit moment om de sleutel en tag van de netjes achtergelaten kamer aan ons onthaal te overhandigen.
   Op de datum na, verandert er niets aan de werkwijze voor een check-out, dus lees alle info rond de check-out grondig na. 
   De overdracht van je sleutel en badge kan echter niet later dan 15.07.2025. Die dag worden nog de kamers gecontroleerd, vooraleer er werken tijdens de Gentse Feesten van start kunnen gaan. 

Geef eventueel een volmacht aan familie of vrienden om de check-out voor jou te regelen.

Wat kan ik verwachten?

• De huur blijft gewoon doorlopen en dus gefactureerd worden tot jouw uitcheck. Dat betekent dat je eind juni een factuur mag verwachten voor de volledige maand juli.
• Na controle van je puntenbriefje en afgifte van je sleutel & badge/tag, passen we je huurfactuur aan.
• Je ontvangt ten laatste eind juli een creditnota voor een halve maand huur (tweede helft van juli) indien je op tijd hebt uitgecheckt.
• De facturatie voor de daaropvolgende maanden wordt geschorst. Je krijgt geen verdere facturen meer.
• Teveel betaalde huur wordt gecrediteerd.
• Indien je de factuur voor juli nog niet hebt betaald, mag je zelf de waarde van de creditnota (tweede helft juli) van de factuur aftrekken die je eind juni (voor de huur van juli) had ontvangen.

Opgelet! Ben je niet geslaagd voor je volledige deliberatiepakket, dan blijft de huur verschuldigd tot het einde van de originele huurperiode. Heb je in dit geval te vroeg uitgecheckt, dan heb je nog steeds het recht op het gebruik van een wooneenheid in de homes. Contacteer ons op accommodatie@ugent.be om jouw terugkeer te regelen.

Goed om weten!

Waarborg

De huurovereenkomst was opgemaakt, getekend en werd ook geregistreerd tot 14.09.2025. Pas op het einde van de maand die volgt op de originele huurovereenkomst (dus eind oktober) worden alle waarborgen van niet langer hurende (ex-)bewoners teruggestort. Dit zal gebeuren op de rekening die in OASIS vermeld staat bij de account van de student. Dit kan nog gewijzigd worden, en hoeft niet per se de rekening van de student zelf te zijn.

Andere stopzettingen

Het intern reglement bepaalt dat de huur enkel kan worden stopgezet in drie andere gevallen:

• Bij stopzetting studies.
  Dit betekent met terugwerkende kracht uitschrijven aan de UGent. Hou hierbij rekening met het niet langer kunnen afleggen van (her)examens, studiegelden en -beurzen.
• Overlijden van ouder of iemand waar je financieel ten laste van bent.
• Voor 1 mei gemotiveerd schrijven naar Sociale Dienst om in de zomermaanden opschorting van de huur te krijgen.
  Deze optie kadert in de STUdieFInancieringsmogelijkheden van de Sociale Dienst.

Helaas zijn er ook ons geen andere mogelijkheden toegelaten om de huur vroeger stop te zetten.

Checklists

Op de datum na, verandert er niets aan de werkwijze voor een check-out. Lees alle info rond de check-out grondig na.