Bilaterale Raamakkoorden buiten Europa (buiten de Erasmuszone)

Birak Stappenplan

Er zijn diverse types beurzen beschikbaar voor je uitwisseling buiten de Erasmuszone. Deze beurzen worden via een competitief selectieproces verdeeld op basis van een portfolio.
Je dient een aanvraag in met behulp van volgende online tool: https://sharepoint.ugent.be/sites/nonerasmusgrants
Lees aandachtig de richtlijnen voor je aan de slag gaat!
De deadline voor het indienen van een aanvraag is 4 maart 2019 (16u), deze deadline wordt strikt gehanteerd.

VOOR je mobiliteit

Stap 1: najaar: informatie verzamelen

Een BIRAK is een bilateraal akkoord tussen de UGent (met specifieke vermelding van de betrokken faculteiten) en een hogeronderwijsinstelling buiten de Erasmuszone. De belangrijkste afspraken in dergelijk akkoord (wordt ook Cooperation Agreement genoemd) zijn:

  1. de vrijstelling van studiegelden;
  2. de mogelijkheid om je verworven credits over te dragen;
  3. het aantal studenten dat per academiejaar gebruik kan maken van mobiliteit binnen dit akkoord.

In het kader van een BIRAK kan je zowel voor studie, voor onderzoek in het kader van je masterproef, als voor stage naar het buitenland gaan. De minimale duur van je verblijf is 1 maand. Je verblijf kan maximum 12 maanden tellen.

  • In het najaar organiseert elke faculteit een infosessie over uitwisseling. Tijdens deze sessie ook bilaterale raamakkoorden aan bod komen. Meer informatie kan je bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Nee. Eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen in welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op uitwisseling te gaan.
Het buitenlands verblijf in het kader van een bilateraal raamakkoord is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een bepaald aantal ECTS credits. Na succesvolle afronding van je buitenlands verblijf, worden deze credits opgenomen in je Transcript of Records. Een BIRAK-deelname telt dus mee voor je diploma.

Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je faculteit stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen de faculteit aan de Universiteit Gent en die bepaalde faculteit in het buitenland. Je kunt dus geen plaats innemen van een andere faculteit.

Deze “plaatsen” ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering. Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een FCI-contactpersoon.
Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.

Een BIRAK-verblijf duurt minimum 1 maand en maximaal 12 maanden. De duur is afhankelijk van het type mobiliteit: stage, studie of onderzoek in het kader van een masterproef. Meer informatie kan je vinden bij je FCI-voorzitter/medewerker.
Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van studiegeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.
Voor 2019-2020 zijn er ongeveer 360 beurzen verdeeld. De VLIR-UOS beurzen worden hier ook in meegenomen!
Deze beurzen worden via een competitief selectieproces op basis van een portfolio verdeeld. Dit volgens een algemeen principe: grotere beurzen voor studenten die dit vanuit socio-economisch oogpunt het meest nodig hebben. De beurzen zijn variabel en gaan van een reisvergoeding tot het ontvangen van een (beperkte) maandelijkse toelage en reisvergoeding. Het bedrag van de reisvergoeding is een standaardbedrag afhankelijk van de afstand tot het gastland. Het bedrag van de maandelijkse toelage is 650 €/maand, voor maximum 1 semester (=4 maanden). Voor beursgerechtigde studenten kan dit worden opgetrokken tot 850 €/maand.
We raden studenten met een bestemming buiten Europa aan om sowieso een beursaanvraag in te dienen, ook al vermoed je dat je niet in aanmerking komt omwille van je financiële situatie. Dan maak je nog steeds kans op een reisvergoeding!
Een onafhankelijk selectiecomité beslist volgens een "watervalsysteem". De grootste beurzen gaan naar de studenten die dit vanuit socio-economisch oogpunt het meest nodig hebben. De grootte van de beurs zal afhangen van: 1/ kwaliteit portfolio en 2/ je budgetopmaak en je socio-economische situatie.
Je dient een aanvraag in met behulp van volgende online tool: https://sharepoint.ugent.be/sites/nonerasmusgrants
Lees aandachtig de richtlijnen voor je aan de slag gaat!
De deadline voor het indienen van een aanvraag is 4 maart 2019 (16u), deze deadline wordt strikt gehanteerd.
Tegen 10 mei 2019 worden de selectieresultaten bekendgemaakt.
BIRAK-studenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van studiegeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het studiegeld aan Universiteit Gent betalen. Aan bepaalde instellingen moet men soms een administratieve bijdrage betalen los van het eigenlijke studiegeld. Informeer hiervoor zeker tijdig bij je gastinstelling.
De beurzen beschreven onder 'Krijg ik automatisch een BIRAK-beurs' zijn mogelijks geen allesomvattende beurzen en dekken soms dus slechts een deel van de extra kosten verbonden aan een BIRAK-verblijf. De reële kost van ee BIRAK-verblijf hangt af van het land en de stad waar je verblijft, het type accommodatie, lesmateriaal, openbaar vervoer, ...
Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je geld. Als student kan je ook bijklussen in het buitenland. De jobdienst of het International Relations Office van je gastinstelling kan je helpen bij je zoektocht naar een job.
Tip: ga op de website van de partneruniversiteit na of je informatie over ‘cost of living’ kan vinden.
Of je al dan niet een tweede maal gebruik kan maken van een BIRAK, hangt af van je FCI-voorzitter/medewerker.

Andere mogelijkheden zijn Erasmus Studies, Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of Erasmus Traineeship. Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.

Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde BIRAK-bestemming, dien je een uitwisselingsaanvraag in via de Oasis-website. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

1. Uitwisselingsaanvraag
Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen:
  • Details over je uitwisseling
  • Motivering
  • Taalkennis
  • Contactpersoon voor noodgevallen
  • Learning Agreement (zie verder)

De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.

De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als BIRAK-student.

De meeste gastuniversiteiten verwachten dat je ook rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. Dit moet je zelf nagaan.

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde BIRAK-bestemming, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je elektronische aanvraag ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

Let op: de academische kalender van een instelling buiten Europa kan VOLLEDIG verschillen van de onze. Ga daarom zeker na wanneer de deadline voor aanvragen bij de partnerinstelling is. Bijvoorbeeld: in Zuid-Afrika begint het academiejaar in januari, wat bij ons overeenkomt met de examenperiode na het eerste semester.


2. Learning Agreement
Het Learning Agreement is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). Via Oasis kan je het programma dat je in het buitenland zal volgen ingeven. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.

  • Ga je voor 'studie' naar het buitenland, kies je voor 1 semester opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
  • Je voorlopig studieprogramma als BIRAK-student moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.

Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het document 'Changes to the Learning Agreement' afdrukken.

Afhankelijk van de faculteit, wordt een Learning Agreement opgevraagd voor de selectie bij de initiële aanvraag voor elke mogelijke bestemming of moet je enkel een Learning Agreement opmaken voor de bestemming waarvoor je geselecteerd werd.

De meeste gastuniversiteiten verwachten dat je ook rechtstreeks aan de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. Dit moet je zelf nagaan.

Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.

Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. Vanaf februari nomineert - afhankelijk van het type akkoord - de Afdeling Internationalisering of de faculteit elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling.

De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen.  Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen, zodat wij rechtstreeks de gastinstelling contacteren hoever het staat met jullie dossier.

Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure en na de goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.

De meeste gastuniversiteiten zullen onder meer willen dat je ook het Application Form invult van de gastinstelling.

Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor is de uiterste indieningsdatum voor het Application Form ook vroeger.

Raadpleeg hiervoor de website van de gastinstelling.

Stap 4: Na toelating van de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:

  1. Terugbetaling taalcursus UCT
    Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw BIRAK-deelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay.
  2. Bevestiging BIRAK-statuut
    Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als BIRAK-student, nuttig voor in je gastland en je visumaanvraag. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.
  3. Financieringsovereenkomst (indien van toepassing)
    Indien je een aanvraag hebt ingediend voor een beurs en indien je aanvraag ook werd geselecteerd, zal je je beurscontract terugvinden in OASIS. Zie ook hierboven bij 'Hoe kan ik mijn Birak-verblijf financieren?'.
Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!
Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Dit is een nieuwe regel die ingaat vanaf 1 januari 2019. Meer informatie kan je vinden op kotatgent.be. Voor studenten die weggaan in het eerste semester van het academiejaar 2018-2019 geldt nog de oude regeling.
Van zodra je aanvraag goedgekeurd is, en je geregistreerd bent als BIRAK-student bij de Afdeling Internationalisering, heb je recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT). Enkel voor het cursusmateriaal wordt een beperkte bijdrage gevraagd. Je moet hiervoor ingeschreven zijn aan de UGent voor het nieuwe academiejaar en bij aanmelding bij het UCT vermelden dat je op uitwisseling gaat. Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland.

De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus zal gebeuren in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Financieringsovereenkomst Reisvergoeding' en het 'Confirmation of Arrival' hebt opgeladen.

Elk jaar organiseert de Afdeling Internationalisering twee maal een interculturele voorbereidingsdag. Indien je op mobiliteit gaat buiten Europa, wordt deelname aan deze interculturele voorbereiding sterk aangeraden. Je krijgt er informatie over cultuurschok, de gewoonten en gebruiken van de regio waar je naartoe gaat. Ook aspecten zoals gezondheid en veiligheid op reis komen aan bod. Afsluiten doen we met een hapje en een drankje, zodat je de andere studenten kan leren kennen die ook naar jouw bestemming op mobiliteit gaan. De interculturele voorbereidingen worden telkens 's avonds georganiseerd, 1x in mei voor de studenten die in september vertrekken voor 1 semester of voor een volledig academiejaar en 1x in november voor de studenten die in het tweede semester vertrekken.
Lees alle informatie over verzekeringen, om te zien of je voldoende bent verzekerd.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en de

Meld je bij aankomst in het gastland ook per mail aan bij de Belgische ambassade of consulaat in het land van bestemming met vermelding van je naam, verblijfsperiode en contactgegevens.

Voor reizen buiten de EU dien je je te registreren via www.travellersonline.diplomatie.be

Bij veiligheidsproblemen, ongeval of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/het consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie de website van de FOD Buitenlandse Zaken.

Je kunt in principe je aanvraag in het kader van een BIRAK terugtrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar de Afdeling Internationalisering en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.
Een beschrijving van de formaliteiten met betrekking tot paspoort en eventuele visumaanvraag zijn beschikbaar op de website van het Belgisch Ministerie van Buitenlandse Zaken. Indien een visum van toepassing is, komen volgende documenten van pas:
  1. De ‘acceptance letter’ van je gastinstelling
  2. Het document ‘Bevestiging BIRAK-statuut’ (beschikbaar in OASIS)

Vraag ook of je een visum met 'multiple entries' kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op de website van de FOD Buitenlandse zaken.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop of een USB-stick.
Ga voor je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.
Reizen naar een bestemming buiten Europa kan strenge douaneregels met zich mee brengen. Consulteer daarom zeker de website van het Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.
De Afdeling Internationalisering raadt alle studenten aan die op mobiliteit gaan naar een bestemming buiten Europa, om zich te informeren over welke inentingen nodig zijn. Raadpleeg hiervoor de folder Reis Wijs van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.
Maak zeker ook een afspraak bij de Reiskliniek van het UZGent

TIJDENS je mobiliteit

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS de buitenlandse studieperiode?

Eenmaal als je aankomt in het gastland en je start met de Welcome Week of met de lessen, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij het International Relations Office van je gastinstelling/faculteit. Je laat het luik 'arrival' van jouw 'confirmation of stay' document invullen en ondertekenen? Je vindt dit document via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag via Oasis en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.
Na aankomst in je gastinstelling is het mogelijk dat bepaalde vakken niet meer worden gegeven. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan de faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.
Aangezien de universiteit het semestersysteem hanteert, wordt per semester ook examens afgelegd. Concreet houdt dit dus in dat je bijvoorbeeld het eerste semester aan de UGent volgt (30 ECTS) en examens aflegt en halfweg februari met het tweede semester start aan de gastuniversiteit (de resterende 30 ECTS).

Helaas blijkt het in de praktijk soms anders en start het tweede semester aan de gastuniversiteit vroeger of later. Als het semester later start is er geen probleem; start het vroeger, dan kan je eventueel met de examinatoren aan de UGent afspreken om je examens enkele weken vroeger af te leggen (indien haalbaar). Hierin dient steeds het Onderwijs- en Examenreglement van de Universiteit Gent te worden gevolgd. Indien dit niet haalbaar is, dan meld je aan de gastuniversiteit dat je pas halfweg februari kan starten. De meeste universiteiten maken hier geen probleem van.

Je studieperiode in het buitenland (inclusief examens of andere evaluaties) wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen). De meeste landen hanteren een verschillend examen- en quoteringssysteem.
De evaluatie en quotering van BIRAK-studenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat vaak afwijkt van het UGent-systeem. De behaalde buitenlandse studieresultaten worden echter door de facultaire examencommissie ingepast in het definitieve UGent-eindresultaat. Hiervoor kan je ook het Onderwijs- en Examenreglement raadplegen.
Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.
Wanneer je tijdens je buitenlands studieverblijf problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling. In het geval van ernstige problemen, aarzel dan zeker ook niet om je FCI-voorzitter/medewerker te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering.
Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren, alsook een mailtje te sturen naar . Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.
Op het einde van je studieperiode of stageperiode moet je je gaan afmelden bij het International Relations Office van je gastinstelling. Je laat dan het tweede luik van het document ‘Confirmation of stay/departure’ invullen. Je kunt dit formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Laad het ondertekende document vervolgens op. Onder ‘End date of study period’ verstaan we de dag na je laatste examen.

NA je mobiliteit

Stap 6 - Welke formaliteiten moeten er gebeuren na terugkeer?

Elke student is zelf verantwoordelijk om zijn/haar studieresultaten, onder de vorm van een puntenbriefje, zo snel mogelijk op te laden via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren.

Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.