Erasmus Belgica

belgica.jpgWens je een deel van je studies aan een universiteit of hogeschool in Franstalig België door te brengen, dan kan je deelnemen aan Erasmus Belgica.

Op deze pagina vind je alvast het antwoord op al je vragen over Erasmus Belgicamobiliteit.

VOOR je vertrek

Stap 1: najaar: informatie verzamelen

  • Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus Belgicadeelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
  • Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mobiliteitsmogelijkheden, studieprogamma …) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
  • In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus(Belgica). Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures en de beschikbare beurzen per bestemming. Tijdens deze infosessie komt ook Erasmus Belgica aan bod. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.
Nee, eerst en vooral moet je UGent student zijn zowel in het jaar van aanvraag als het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bv. gebruikelijk om tijdens de 3de bachelor op Erasmus Belgica te gaan.
Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je opleiding stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen. Uiteraard kan je wel je voorkeuren doorgeven aan je FCI-voorzitter/medewerker. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen de opleiding aan de Universiteit Gent en die bepaalde opleiding in Franstalig België. Je kan dus geen plaats innemen van een andere opleiding.
Deze 'plaatsen' ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FCI-voorzitter). Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een administratieve Erasmus-contactpersoon.
Jouw FCI-voorzitter kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.
Een Erasmusverblijf moet minimum 3 maanden (= 90 dagen) duren en maximaal 12 maanden.
De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.
Ja, beursgerechtigde studenten die een verminderd inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun verblijf in Franstalig België. Ook het kindergeld loopt gewoon door.
Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmus Belgicabeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.
  • Een forfait voor iedere student van €100, ongeacht de afstand, te beschouwen als premie of incentive.
  • Een maandelijkse toelage van €100, alleen voor studenten die bewijzen dat ze een 'verblijfskost' (kopie huurcontract) betalen voor de duur van hun studie aan de gastinstelling in een andere Gemeenschap. Deze laatste voorwaarde is bedoeld om de culturele integratie in een andere Gemeenschap te stimuleren.
De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmus Belgicabeurs. Studenten die tijdens het eerste semester op mobiliteit vertrekken, kunnen hun eerste storting verwachten in de tweede helft van december. Studenten die pas in het tweede semester vertrekken, krijgen hun eerste beurs op het einde van de 2e verblijfsmaand.
Erasmus Belgica-studenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.
De Erasmus Belgicabeurs is geen allesomvattende beurs, en dekt dus maar een deel van de extra kosten verbonden aan een Erasmus Belgica-verblijf.
In theorie mag je na je deelname aan Erasmus Belgica een andere uitwisseling doen (bv. Erasmus) op voorwaarde dat je faculteit dit toestaat.

Verder kan je in het kader van Erasmus op stage (Erasmus Traineeship). Andere mogelijkheden zijn 'gewoon' Erasmus of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.


Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde hoger onderwijsinstelling uit de Franstalige Gemeenschap, dien je deze kandidatuur in bij je FCI voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment reeds een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

1. Uitwisselingsaanvraag
Via Oasis dien je en uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen:
  • Details over je uitwisseling
  • Motivering
  • Taalkennis
  • Contactpersoon voor noodgevallen
  • Learning Agreement (zie verder)

De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.

De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de facultaire FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als Erasmusstudent.

De meeste gastuniversiteiten zullen willen dat je naast dit Application Form van de UGent ook het Application Form invult van de gastinstelling. Dit moet je zelf nagaan.

2. Learning Agreement
  • Het Learning Agreement is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). Neem een kijkje in de online studiegidsen en geef het programma in via Oasis. Voor vragen en ondersteuning kan je contact opnemen met de academisch uitwisselingscoördinator. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.
  • Voor 1 semester kies je opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
  • Je voorlopig studieprogramma als Erasmusstudent moet vóór je vertrek naar Franstalig België goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het "changes to the Learning Agreement"-document afdrukken.

Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement reeds gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari.
Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.


Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. In de eerste helft van april nomineert de Afdeling Internationalisering elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling.

De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af.

Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure van de gastinstelling en goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.

De meeste gastuniversiteiten zullen onder meer willen dat je naast dit Application Form van de UGent ook het Application Form invult van de gastinstelling. Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor ligt de uiterste indieningsdatum voor het Application Form ook vroeger. Vraag hiervoor advies bij de Afdeling Internationalisering.


Stap 4: Na toelating van door de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf

Vanaf de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:
  1. Erasmus+ student charter
    Elke Erasmusstudent moet voor het vertrek op uitwisseling een Erasmuscharter doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten, plichten) van een Erasmusstudent uitgelegd. Het geldt tevens als bewijs van jouw Erasmusdeelname voor de registratie aan je gastinstelling.
  2. Erasmus Belgica beurscontract
    Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationalisering en de uitgaande student. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract af te printen in Oasis, vul aan en onderteken waar nodig. Na ondertekening laad je het document op via je uitwisselingsaanvraag (mag ook een foto zijn). Gelieve na terugkeer 1 origineel getekend via de post terug te sturen naar Kelly Van Malderen en Greet Naessens, Afdeling Internationalisering, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent.
  3. Terugbetaling taalcursus UCT
    Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus Frans volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs. (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmusdeelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus aan verminderd inschrijvingsgeld, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Als je deelneemt aan Erasmus Belgica, kan je enkel een taalcursus Frans aan het UCT volgen.
  4. Bevestiging Erasmus Belgicastatuut
    Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmus Belgicastudent. Deze brief kan je afdrukken uit Oasis.
  5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
    Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.

    De test is verplicht maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.

    Deze test is verplicht voor alle uitgaande ERASMUS studenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je stage zal volgen. Als je naar Spanje gaat maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan wordt je getest voor Engels.

    Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn: 1/studenten die de taal van hun gastland studeren 2/studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb via nationaliteit of via vb. het volgen van een Engelstalig opleiding).

    Als Erasmusstudent moet je de test twee keer afleggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde - om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten.

    Je krijgt - tenzij je buiten de verplichting valt - een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.

    Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.

    Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1, A2, B1, B2, C1, C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.

    Als het niveau globaal onder B2 zit, wordt je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.

    De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.

    Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.
  6. Confirmation of Erasmus+ study period
    Zie verder
Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:
  • Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht.
  • In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren.
  • Contacteer ook UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven.
Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur?

Na ontvangst van de informatie wordt jouw adres in het gegevensbestand opgenomen. Geïnteresseerden contacteren je via email of telefoon. Alle verdere afspraken gebeuren tussen jou en de potentiële huurder.

Van zodra je Application Form goedgekeurd is, en je geregistreerd bent als Erasmus Belgicastudent bij de Afdeling Internationalisering, kan je een taalvoucher ontvangen. Je moet hiervoor ingeschreven zijn op de rol van de UGent voor het nieuwe academiejaar. Met deze voucher kan je gratis één taalcursus Frans volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT). Enkel voor het cursusmateriaal wordt een beperkte bijdrage gevraagd. Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Een taalcursus volgen aan je gastinstelling wordt aangeraden. Kennis van het Frans zorgt voor een eenvoudigere communicatie. Verifieer bij het universitair talencentrum van je gastinstelling naar het aanbod en de prijzen. Deze taalcursus moet je zelf betalen. Raadpleeg hieromtrent zeker ook je faculteit aan de UGent: sommige faculteiten voorzien een gedeeltelijke terugbetaling van de kost.
Wanneer je beslist om een taalcursus te volgen aan je gastinstelling, is het mogelijk dat je dit vóór het eigenlijke begin van je Erasmus Belgicamobiliteit wil doen. Vertrek je voor deze taalcursus bijvoorbeeld 2 weken vroeger en maakt de taalcursus geen deel uit van je Learning Agreement, dan tellen deze 2 weken niet mee voor je beurs.
De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in Franstalig België, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.

Hiervoor verwijzen we je door naar je mutualiteit.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmus Belgicastudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via Mijn Oasis - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:
  • Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
  • Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering.
Je kan in principe je kandidatuur voor een Erasmus Belgicaverblijf terugtrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar de Afdeling Internationalisering en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.
In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

TIJDENS je mobiliteit

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn studieperiode in Franstalig België?

Tijdens je Erasmus Belgica-verblijf moet je contact houden met je faculteit. De Afdeling Internationalisering zal je ook af en toe aanschrijven per e-mail voor de afhandeling van je dossier. Het is belangrijk te weten dat we enkel werken met je UGent e-mail adres.

Eenmaal als je aankomt aan je gastinstelling en je start met de Welcome Week of met de lessen, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij het International Relations Office van je gastinstelling/faculteit. Je laat het luik 'arrival' van jouw 'confirmation of stay' document invullen en ondertekenen. Je vindt dit document via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.
Na aankomst in je gastinstelling, is het mogelijk dat bepaalde vakken niet meer worden gegeven. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum in uitwisseling aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan de faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.
Aangezien de universiteit het semestersysteem hanteert, worden per semester ook examens afgelegd. Concreet houdt dit dus in dat je bijvoorbeeld het eerste semester aan de UGent volgt (30 ECTS) en examens aflegt en halfweg februari met het tweede semester start aan de gastuniversiteit (de resterende 30 ECTS).
Je studieperiode in het Franstalig België (inclusief examens of andere evaluaties) wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen).
De evaluatie en quotering van Erasmus Belgicastudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat zeer gelijkaardig is aan dat van de UGent. De behaalde studieresultaten in Franstalig België worden door de examencommissie ingepast in het definitieve UGent-eindresultaat.
Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.
Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling. In het geval van ernstige problemen, aarzel dan zeker ook niet om je FCI-voorzitter/medewerker te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering.
Op het einde van je studie- of stageperiode moet je je gaan afmelden bij het International Relations Office van je gastinstelling. Je laat dan het tweede luik van het document ‘Confirmation of stay/departure’ invullen. Onder ‘End date of study period’ verstaan we de dag na je laatste examen.

NA je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt door de Afdeling Internationalisering toegestuurd in de maand juni na je mobiliteit. Eens alle formaliteiten in orde zijn, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.
Elke student is zelf verantwoordelijk om zijn/haar studieresultaten, onder de vorm van een puntenbriefje, zo snel mogelijk op te laden via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren.

Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje mag verwachten.

Na je mobiliteit ben je verplicht om het origineel van je contract binnen te brengen bij Kelly Van Malderen en Greet Naessens, Afdeling Internationalisering, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent.

Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring.