De Europese ervaring: Erasmus Study Stappenplan voor UGent-studenten

Wil jij ook deelnemen aan dit unieke uitwisselingsprogramma en een deel van de opleiding of je verplichte stage in Europa doen? Begin er dan nu aan!

Voor je vertrek

Stap 1: najaar: informatie verzamelen

  • Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
  • Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mogelijkheden, studieprogramma, …) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
  • In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures en de beschikbare beurzen per bestemming. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Nee, eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bv. gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op Erasmus te gaan.

 

Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je opleiding stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen de opleiding aan de Universiteit Gent en die bepaalde opleiding in het buitenland. Je kan dus geen plaats innemen van een andere opleiding.

Deze “plaatsen” ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FCI-voorzitter). Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een administratieve Erasmus-contactpersoon.

Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.

Een Erasmusverblijf moet minimum 3 maanden (=90 dagen) duren en maximaal 12 maanden.

De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.

Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.

Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.

De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmus studenten. Sinds de Erasmus + hervormingen, wordt het beursgeld bepaald afhankelijk van je bestemming.

  • Groep 1: Denemarken, Finland, Ierland, IJsland, Liechtenstein, Luxemburg, Noorwegen, UK, Zweden: voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 529 €. Voor alle andere studenten, 379 €
  • Groep 2: (België), Cyprus, Duitsland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Malta, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje: voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 429 €. Voor alle andere studenten, 329 €
  • Groep 3: Bulgarije, Estland, Hongarije, Kroatië, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Servië, Slovakije, Slovenië, Tsjechië, Turkije, Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië (FYROM): voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 429 €. Voor alle andere studenten, 279 €

Deze bedragen gelden voor 2019-2020 en kunnen jaarlijks herbekeken worden.

De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusbeurs. Studenten die tijdens het eerste semester op mobiliteit vertrekken, kunnen hun eerste storting verwachten in de tweede helft van november als alle formaliteiten vervuld zijn. Studenten die pas in het tweede semester vertrekken, krijgen hun eerste beurs op het einde van de 2e verblijfsmaand, ook op voorwaarde dat alle formaliteiten vervuld zijn.

Voorschot op de Erasmusbeurs
Beurs- en bijna-beursstudenten kunnen bij de Sociale Dienst een voorschot op hun Erasmusbeurs vragen.
Eveneens ingeval het gezinsbudget het voorschieten van de Erasmusbeurs niet kan dragen, is na individueel financieel onderzoek een voorschot mogelijk.
De voorwaarden vind je op https://www.ugent.be/student/nl/administratie/sociale-dienst/financiering/een-voorschot-op-de-erasmusbeurs

Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.

Weetje: in Duitsland wordt per semester een ‘semester fee’ gevraagd, wat in een extra kost resulteert. Dit kan oplopen tot 200 euro per semester. In dit bedrag zit vaak ook een abonnement op het openbaar vervoer.

De Erasmusbeurs is geen allesomvattende beurs is, en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een Erasmus verblijf. De reële kost van een Erasmusverblijf hangt af van het land en de stad waar je studeert, het type accommodatie, de reiskosten. Ook het aantal keren dat men reist, bepalen deze meerkosten.

Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs. Als jobstudent kan je ook bijklussen in het buitenland. De jobdienst of het International Relations Office van je gastinstelling kan je helpen bij je zoektocht naar een job.

Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocation Familiale). Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen, kan hier worden gevonden.

In theorie mag je een tweede Erasmusdeelname doen op voorwaarde dat je faculteit dit toestaat. Het Erasmus+ programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor, master, doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag mét beurs.

Verder kan je in het kader van Erasmus op stage (Erasmus Traineeship). Andere mogelijkheden zijn Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.

Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde Erasmusbestemming, dien je een uitwisselingsaanvraag in via de Oasis-website. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder). De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

  1. Uitwisselingsaanvraag
    Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen;
    • details over je uitwisseling
    • motivering
    • taalkennis
    • contactpersoon voor noodgevallen
    • learning agreement
    De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.

    De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als Erasmusstudent.

    De meeste gastuniversiteiten verwachten dat je ook rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. Dit moet je zelf nagaan. Hiervoor moet je niet wachten op de nominatie.
  2. Learning Agreement
    • Het Learning Agreement for studies is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). Via Oasis kan je het programma dat je in het buitenland zal volgen ingeven. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.
    • Voor 1 semester kies je opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
    • Je voorlopig studieprogramma als Erasmusstudent moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
    Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het officiële 'changes to the learning agreement' afdrukken.

    Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement opgevraagd voor de selectie bij de initiële aanvraag voor elke mogelijke bestemming of moet je enkel een Learning Agreement opmaken voor de bestemming waarvoor je geselecteerd werd.

Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.

Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. In de loop van maart/eerste helft van april nomineert de Afdeling Internationalisering elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling, je krijgt hiervan een bevestiging via email. Er wordt aangeraden om niet te wachten op de nominatiemail om de procedure bij de gastinstelling te raadplegen en zo nodig op te starten (in functie van aanvraagdeadlines). Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure en goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.

Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen.  Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen, zodat wij rechtstreeks de gastinstelling contacteren hoever het staat met jullie dossier.

Stap 4: Na toelating door de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Bij de Afdeling Internationalisering worden volgende documenten beschikbaar gesteld:

  1. Erasmus + Student Charter
    Elke Erasmusstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmuscontract doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten en plichten) van een Erasmusstudent geëxpliciteerd. Het geldt tevens als bewijs van jouw Erasmusdeelname voor de registratie aan de buitenlandse partnerinstelling.
  2. Erasmus + beurscontract
    Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationalisering en de uitgaande student. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract af te printen via Oasis, vul aan en onderteken waar nodig. Na ondertekening laad je het document op via je Oasis uitwisselingsaanvraag (mag ook een foto zijn).
  3. Terugbetaling taalcursus UCT
    Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmusdeelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de onderwijstaal of -talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay.
  4. Bevestiging Erasmusstatuut
    Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmusstudent, nuttig voor in je gastland. Deze brief kan je afdrukken uit Oasis. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.
  5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
    Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.
    Deze test is verplicht, maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.

    Deze test is verplicht voor alle uitgaande Erasmusstudenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je zult les volgen. Als je naar Spanje gaat maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan word je getest voor Engels.

    Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn:
    • studenten die de taal van hun gastland studeren
    • studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb. via nationaliteit of via vb. volgen Engelstalige opleiding).
    Als Erasmusstudent moet je de test twee keer afleggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde- om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten. Je krijgt -tenzij je buiten de verplichting valt- een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.

    Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.

    Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1-A2-B1-B2-C1-C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.
    Als het niveau globaal onder B2 zit, word je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.
    De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.

    Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:

  • Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht.
  • In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren.
  • Contacteer ook UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven.
Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Dit is een nieuwe regel die ingaat vanaf 1 januari 2019. Meer informatie kan je vinden op kotatgent.be. Voor studenten die weggaan in het eerste semester van het academiejaar 2018-2019 geldt nog de oude regeling.

Van zodra je aanvraag goedgekeurd is, en je dus geregistreerd bent als Erasmusstudent bij de Afdeling Internationalisering heb je recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld aan het het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT).

Je moet hiervoor ingeschreven zijn aan de UGent voor het nieuwe academiejaar en bij aanmelding bij het UCT vermelden dat je op uitwisseling gaat.

Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland.

De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.

Een taalcursus volgen aan je gastinstelling wordt aangeraden. Kennis van de plaatselijke taal zorgt voor een eenvoudigere communicatie. Verifieer bij het universitair talencentrum van je gastinstelling naar het aanbod en de prijzen. Deze taalcursus moet je zelf betalen. Raadpleeg hieromtrent zeker ook je faculteit aan de UGent: sommige faculteiten voorzien een gedeeltelijke terugbetaling van de kost.

Wanneer je beslist om een taalcursus te volgen aan je gastinstelling, is het mogelijk dat je dit vóór het eigenlijke begin van je Erasmusmobiliteit wil doen. Vertrek je voor deze taalcursus bijvoorbeeld 2 weken vroeger en maakt de taalcursus geen deel uit van je Learning Agreement, dan tellen deze 2 weken niet mee voor je beurs.

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te bekomen en de Europese Ziekteverzekeringskaart - herkenbaar aan de blauwe kleur - te bekomen. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in Turkije.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmusstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via mijn OASIS - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
  • Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
  • Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de .

Meld je ook per mail aan bij de Belgische ambassade of consulaat in het land van bestemming met vermelding van je naam, verblijfsperiode en contactgegevens.

We raden je ook aan je te registreren via www.travellersonline.diplomatie.be

Bij veiligheidsproblemen, ziekte, ongeval of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/het consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie de website van de FOD Buitenlandse Zaken.

Onthoud ook dat het noodnummer 112 in alle EU-landen geldt.

TIP! Neem zeker ook de 'Reis Wijs' brochure van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken door! Hier kan je aanbevelingen vinden met betrekking tot onder andere verzekering en inentingen.

Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlandse studieperiode terugtrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar de Afdeling Internationalisering en je facultaire contactpersoon met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.

Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld.

Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd.

De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op te nemen met de betrokken ambassade, of zie www.evisa.gov.tr. Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop of een USB-stick.

Geldzaken en douane

Ga voor je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger.

Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

Tijdens je verblijf in het buitenland

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn buitenlandse studieperiode?

Eenmaal als je aankomt in het gastland en je start met de Welcome Week of met de lessen, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij het International Relations Office van je gastinstelling/faculteit. Je laat het luik "arrival" van jouw “confirmation of stay” document invullen en ondertekenen. Je vindt dit document via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.

Na aankomst in je gastinstelling, is het mogelijk dat bepaalde vakken niet meer worden gegeven. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.

Aangezien de universiteit het semestersysteem hanteert, worden per semester ook examens afgelegd. Concreet houdt dit dus in dat je bijvoorbeeld het eerste semester aan de UGent volgt (30 ECTS) en examens aflegt en halfweg februari met het tweede semester start aan de gastuniversiteit (de resterende 30 ECTS).

Helaas blijkt het in de praktijk soms anders en start het tweede semester aan de gastuniversiteit vroeger of later. Als het semester later start is er geen probleem; start het vroeger, dan kan je eventueel met de examinatoren aan de UGent afspreken om je examens enkele weken vroeger af te leggen (indien haalbaar). Hierbij dient steeds het Onderwijs- en Examenreglement van de Universiteit Gent te worden gevolgd. Indien dit niet haalbaar is, dan meld je aan de gastuniversiteit dat je pas halfweg februari kan starten. De meeste universiteiten maken hier geen probleem van.

Je studieperiode in het buitenland (inclusief examens of andere evaluaties) wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen). De meeste Europese landen hanteren een verschillend examen- en quoteringssysteem.

De evaluatie en quotering van Erasmusstudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat vaak afwijkt van het UGent-systeem. Daartoe werd binnen het ECTS-systeem een omrekeningssleutel vastgelegd opdat de behaalde buitenlandse studieresultaten door de examencommissie ingepast kunnen worden in het definitieve eindresultaat aan UGent.

Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.

Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling. In het geval van ernstige problemen, aarzel dan zeker ook niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals ook de Afdeling Internationalisering.

Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.

Document 'Confirmation of Study Period/Departure' laten tekenen

Op het einde van je studieperiode of stageperiode moet je je gaan afmelden bij het International Relations Office van je gastinstelling. Je laat dan het tweede luik van het document 'Confirmation of stay/departure' invullen. Je kunt dit formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Laad het ondertekende document vervolgens op.

Onder 'end date of study period' verstaan we de dag na je laatste examen.

Na je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. Eens alle formaliteiten in orde, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.

Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

Elke student is zelf verantwoordelijk om zijn/haar studieresultaten, onder de vorm van een puntenbriefje, zo snel mogelijk op te laden via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.

Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring!