Stages in het buitenland tijdens je studies via Erasmus

Naast de klassieke uitwisselingen stelt Erasmus ook beurzen beschikbaar voor stages bij ondernemingen, opleidingscentra, onderzoekscentra en organisaties in een ander deelnemend land.

Traineeship StappenplanOp deze pagina vind je alvast het antwoord op al je vragen over Erasmus Traineeshipmobiliteit.

VOOR je mobiliteit

Stap 1: najaar: informatie verzamelen

  • Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
  • Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (compatibiliteit met je opleiding, inhoud van je stage ...) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
  • In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Het is mogelijk dat tijdens deze sessie ook Erasmus Traineeships aan bod komen. Dit hangt af van faculteit tot faculteit. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.
Nee, eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlandse stage toegelaten is. In sommige opleidingen is het bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op stage te gaan.

De Erasmus Traineeship is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een bepaald aantal ECTS credits. Na succesvolle afronding van je stage, worden deze credits opgenomen in je Transcript of Records. Een Erasmus Traineeship telt dus mee voor je diploma.

Ja. Je kan een Erasmus Traineeship doen in elke private of publieke organisatie die actief is op de arbeidsmarkt, behalve in EU-instellingen. Je kan zelf een stageplaats aanbrengen. Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst bezorgen met stageplaatsen van studenten die vóór jou naar het buitenland gingen.
Een stageverblijf duurt minimum 2 maanden en maximaal 12 maanden. De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.
Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.
Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.

De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmusstagiairs. Sinds de Erasmus+ hervormingen, wordt het beursgeld bepaald afhankelijk van je bestemming. De Europese landen worden onderverdeeld in drie groepen.
  • Groep 1: Denemarken, Finland, Frankrijk, Ierland, Italië, Liechtenstein, Noorwegen, Oostenrijk, UK, Zweden: 435 €
  • Groep 2: België, Cyprus, Duitsland, Griekenland, Ijsland, Kroatië, Luxemburg, Nederland, Portugal, Slovenië, Spanje, Tsjechië, Turkije: 385 €
  • Groep 3: Bulgarije, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Malta, Polen, Roemenië, Slovakije, Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië (FYROM): 335 €

Deze bedragen gelden voor 2016-2017 en kunnen jaarlijks herbekeken worden.

Tijdens je buitenlandse stage ben nog steeds een UGentstudent. Je bent echter geen student aan een gastinstelling. Hierdoor kan je niet genieten van mogelijke voordelen van een gastinstelling, zoals studentenresto's, studentenarts, ... Dit is de reden waarom de toelage voor de Erasmus Traineeship hoger ligt dan de Erasmusbeurs.

De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusbeurs. Studenten die tijdens het eerste semester op mobiliteit vertrekken, kunnen hun eerste storting verwachten in de tweede helft van december. Studenten die pas in het tweede semester vertrekken, krijgen hun eerste beurs op het einde van de 2e verblijfsmaand.

Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.
De Erasmusbeurs is geen allesomvattende beurs en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een stageverblijf. De reële kost van een Erasmus Traineeship hangt af van het land en de stad waar je stage loopt, het type accommodatie, de reiskosten, ...

Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs.

Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocation Familiale). Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen, kan hier worden gevonden.

In theorie mag je een tweede Erasmus Traineeship doen op voorwaarde dat je opleiding/faculteit dit toestaat. Het Erasmus+ programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor, master, doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag.

Andere mogelijkheden zijn Erasmus Studies, Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.


Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde stageplaats, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dat moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement for Traineeships vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

1. Uitwisselingsaanvraag
Een eerste belangrijk document is het Application Form. Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen
  • Details over je uitwisseling
  • Motivering
  • Taalkennis
  • Contactpersoon voor noodgevallen
  • Learning Agreement (zie verder)

2. Learning Agreement for Traineeships
  • In het Learning Agreement for Traineeships beschrijf je welke taken je zal vervullen tijdens je stage. Welke kennis en vaardigheden zal je verwerven? Wat zullen de resultaten van je stage zijn? Wie zal je opvolgen en hoe word je geëvalueerd?
  • Je voorlopig Learning Agreement for Traineeships moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
  • Het Learning Agreement for Traineeships wordt ondertekend door de stagiair, de stagebegeleider en de FCI van je faculteit.
  • Het is de verantwoordelijkheid van de individuele student om VOOR de mobiliteit 1 kopie van dit document te bezorgen aan de Afdeling Internationalisering en 1 aan de betrokken FCI-voorzitter/medewerker.
Wijzigingen aan dit Learning Agreement for Traineeships dienen zo snel mogelijk na vertrek te worden doorgegeven aan je FCI.

Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement for Traineeships gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari.
Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement for Traineeship voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.


Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

De door de facultaire FCI-voorzitter/medewerker geselecteerde aanvragen komen terecht bij de Afdeling Internationalisering. De student neemt zelf contact op met de stagebegeleider in het buitenland voor verdere afhandeling van de administratieve formaliteiten.


Stap 4: Na toelating van door de stageplaats: start de voorbereiding voor je verblijf

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis-website, bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:
  1. Erasmus + Student Charter
    Elke Erasmus Traineeshipstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmus Traineeshipcontract doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten en plichten) van een Erasmusstagiair geëxpliciteerd. Het geldt tevens als bewijs van jouw deelname aan Erasmus Traineeship.
  2. Erasmus + beurscontract
    Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationalisering en de uitgaande student. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract af te printen in Oasis, vul aan en onderteken waar nodig. Na ondertekening kan je het document via OASIS weer opladen (mag ook een foto zijn). Gelieve na terugkeer 1 origineel ondertekend exemplaar binnen te brengen bij Kelly Van Malderen en Greet Naessens, Afdeling Internationalisering, Het Pand, Onderbergen 1, 9000 Gent
  3. Terugbetaling taalcursus UCT
    Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT) (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmus-deelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus aan verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland.
  4. Bevestiging Erasmusstatuut
    Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmusstagiair, nuttig voor in je gastland. Deze brief kan je afdrukken uit OASIS.
  5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
    Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.
    De test is verplicht, maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.
    Deze test is verplicht voor alle uitgaande ERASMUS studenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je zult les volgen. Als je naar Spanje gaat, maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan wordt je getest voor Engels.
    Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn:
    • Studenten die de taal van hun gastland studeren
    • Studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb. via nationaliteit of via vb. volgen Engelstalige opleiding)

    Als Erasmusstudent moet je de test twee keer afleggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde- om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten.
    Je krijgt -tenzij je buiten de verplichting valt- binnenkort een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.
    Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.
    Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1-A2-B1-B2-C1-C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.
    Als het niveau globaal onder B2 zit, wordt je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.
    De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.
    Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.
Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:
  • Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht.
  • In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren.
  • Contacteer ook UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven.
Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Volg de volgende stappen:

  1. Vervolledig het aangifteformulier
  2. Bezorg het document aan Nathalie.Geeraerts@UGent.be

Na ontvangst van de informatie wordt jouw adres in het gegevensbestand opgenomen. Geïnteresseerden contacteren je via e-mail of telefoon. Alle verdere afspraken gebeuren tussen jou en de potentiële huurder.

Van zodra je aanvraag goedgekeurd is, en je geregistreerd bent als Erasmusstudent bij de Afdeling Internationalisering, heb je recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT). Voor het cursusmateriaal wordt een beperkte bijdrage gevraagd. Je moet hiervoor ingeschreven zijn op de rol van de UGent voor het nieuwe academiejaar en bij aanmelding bij het UCT vermelden dat je op uitwisseling gaat. Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland. De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te bekomen en de Europese Ziekteverzekeringskaart - herkenbaar aan de blauwe kleur - te bekomen. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in Turkije.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmusstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via OASIS Attestering.ugent.be kun je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering.

Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar stage-activiteiten.
  • Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van stage-activiteiten of op weg van en naar stage-activiteiten.
  • Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten.
Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je stageverblijf onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en/of met de Afdeling Internationalisering.
Meld je ook per mail aan bij de Belgische ambassade of consulaat in het land van bestemming met vermelding van je naam, verblijfsperiode en contactgegevens.
Voor reizen buiten de EU raden we je ook aan je te registreren via www.travellersonline.diplomatie.be
Bij veiligheidsproblemen, ziekte, ongeval of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/het consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie de website van de FOD Buitenlandse Zaken.
Onthou ook dat het noodnummer 112 in alle EU-landen geldt.
Tip! Neem zeker ook de Reis Wijs brochure van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken door! Hier kan je aanbevelingen vinden met betrekking tot onder andere verzekering en inentingen.
Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlandse stage intrekken mits je een ernstige reden. Schrijf dan een gemotiveerde brief/e-mail naar de Afdeling Internationalisering en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.
Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld.

Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd.

De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op met de betrokken ambassade, of zie www.evisa.gov.tr.

Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee.

Ga vóór je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger. Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

TIJDENS je verblijf in het buitenland

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn buitenlandse studieperiode?

Tijdens de buitenlandse stage moet je contact houden met je faculteit. De Afdeling Internationalisering zal je ook af en toe aanschrijven per e-mail voor de afhandeling van je dossier. Het is belangrijk te weten dat we enkel werken met je UGent e-mailadres.

Eenmaal als je aankomt in het gastland en je start met de Welcome Week of met je stage, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij je stagebegeleider. Je laat het luit 'arrival' van jou 'confirmation of stay' document invullen en ondertekenen en laadt het op via Oasis via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag.
Na aankomst in je gastland, is het mogelijk dat je takenpakket moet worden bijgestuurd. In dat geval dien je dit zo snel mogelijk dor te geven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.
Je stageperiode in het buitenland wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling. Je stage telt voor een bepaald aantal ECTS credits. Deze credits zullen vermeld worden op je Transcript of Records en tellen dus mee voor je diploma. De credits worden je toegekend op basis van de evaluatie door je stagebegeleider (zie verder). Dit evaluatiedocument heet het Transcript of Work for Traineeship.
Wanneer je tijdens je stageverblijf problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je stagebegeleider. In het geval van ernstige problemen, aarzel dan zeker ook niet om je FCI-voorzitter/medewerker te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering.

Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.

Op het einde van je stageperiode moet je je gaan afmelden bij je stagebegeleider. Je vindt dit document via de tap 'documenten' van je uitwisselingsaanvraag via Oasis en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.

NA je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. Eens alle formaliteiten in orde, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.
De evaluatie over je stage (=Transcript of Work for Traineeship) zal door je stagebegeleider worden opgestuurd naar de FCI van je faculteit. De resultaten van je stage worden vertaald in ECTS credits en opgenomen in je Transcript of Records.
Na je mobiliteit ben je verplicht om het origineel van je contract binnen te brengen bij Kelly Van Malderen en Greet Naessens, Afdeling Internationalisering. Het Pand, Onderbergen 1, 9000 Gent.

 

Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring!