Stages in het buitenland tijdens je studies via Erasmus

Naast de klassieke uitwisselingen stelt Erasmus ook beurzen beschikbaar voor stages bij ondernemingen, opleidingscentra, onderzoekscentra en organisaties in een ander deelnemend land.

Coronavirus – internationale mobiliteit
Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies: een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.
Pas op het moment dat er een positief reisadvies is van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/regio van bestemming kan er groen licht gegeven worden om af te reizen. Dat groen licht zal daarenboven pas gegeven worden wanneer ook aan alle onderstaande voorwaarden voldaan is:
  • Er gelden geen inreisbeperkingen voor het land/regio van bestemming
  • Er geen zijn bekende restricties meer van kracht in het land/regio van bestemming die het dagelijks leven als student/stagiair daar ernstig verhinderen.
  • De gastuniversiteit of -organisatie is bereid en in staat opnieuw studenten/stagiairs te ontvangen en kan weer volwaardige academische activiteiten aanbieden die de naleving van het Learning Agreement for studies/for traineeship garandeert. De beslissing hierover wordt genomen op het niveau van jouw faculteit (Facultaire Commissie Internationalisering).
Toestemmingen om te vertrekken op uitwisseling of stage zullen dus op Belgisch niveau, land per land, instelling per instelling en de facto bijna student per student gebeuren, en dit alles op een maandelijkse basis. Ten laatste elke eerste maandag van de maand worden beslissing genomen voor de vertrekken die gepland staan voor de daaropvolgende maand (bv. op maandag 1 juni wordt de beslissing genomen voor alle vertrekken in de maand juli). Daarbij wordt steeds uitgegaan van de afreisdatum die vermeld staat in Oasis.
Doe vooralsnog geen uitgaven voor transport, accommodatie enz. Een eventuele beurs wordt immers pas gegarandeerd op het moment dat er definitief groen licht is verkregen om te vertrekken. Bovendien houdt het voorlopige uitreisverbod ook in dat alle kosten die gemaakt worden in de periode voorafgaand aan dit definitief groen licht niet in aanmerking komen voor vergoeding.

Traineeship StappenplanOp deze pagina vind je alvast het antwoord op al je vragen over Erasmus Traineeshipmobiliteit.

VOOR je mobiliteit

Stap 1: najaar: informatie verzamelen

  • Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
  • Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (compatibiliteit met je opleiding, inhoud van je stage ...) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
  • In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Het is mogelijk dat tijdens deze sessie ook Erasmus Traineeships aan bod komen. Dit hangt af van faculteit tot faculteit. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.
Nee, eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlandse stage toegelaten is. In sommige opleidingen is het bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op stage te gaan.

De Erasmus Traineeship is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een bepaald aantal ECTS credits. Na succesvolle afronding van je stage, worden deze credits opgenomen in je Transcript of Records. Een Erasmus Traineeship telt dus mee voor je diploma.

Ga zeker ook na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je facutleit of opleiding.

Ja. Je kan een Erasmus Traineeship doen in elke private of publieke organisatie die actief is op de arbeidsmarkt, behalve in EU-instellingen. Je kan zelf een stageplaats aanbrengen. Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst bezorgen met stageplaatsen van studenten die vóór jou naar het buitenland gingen.
Let op, dit geldt niet voor klinische stages. Hiervoor is er een bilateraal akkoord nodig met de instelling.
Een stageverblijf duurt minimum 2 maanden (=60 dagen) en maximaal 12 maanden. De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.
Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.
Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.
De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmusstagiairs.
  • Groep 1: Denemarken, Finland, Ierland, IJsland, Liechtenstein, Luxemburg, Noorwegen, UK, Zweden: voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 529 €. Voor alle andere studenten, 479 €
  • Groep 2: Cyprus, Duitsland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Malta, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje: voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 479 €. Voor alle andere studenten, 429 €
  • Groep 3: Bulgarije, Estland, Hongarije, Kroatië, Letland, Litouwen, Noord Macedonië, Polen, Roemenië, Servië, Slovakije, Slovenië, Tsjechië, Turkije: voor studenten met een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, 429 €. Voor alle andere studenten, 379 €
Deze bedragen gelden voor 2019-2020 en kunnen jaarlijks herbekeken worden. Tijdens je buitenlandse stage ben je nog steeds een UGent-student. Je bent echter geen student, maar stagiair aan een gastinstelling. Hierdoor kan je niet altijd genieten van mogelijke voordelen van een gastinstelling, zoals studentenresto's, studentenarts, ... Dit is de reden waarom de toelage voor de Erasmus Traineeship hoger ligt dan de Erasmusbeurs.

De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusbeurs. Studenten die tijdens het eerste semester op mobiliteit vertrekken, kunnen hun eerste storting uiterlijk verwachten in de tweede helft van oktober, op voorwaarde dat hun dossier volledig is. Studenten die pas in het tweede semester vertrekken, krijgen hun eerste beurs op het einde van de 2e verblijfsmaand.

Voorschot op de Erasmusbeurs

Beurs- en bijna-beursstudenten kunnen bij de Sociale Dienst een voorschot op hun Erasmusbeurs vragen.
Eveneens ingeval het gezinsbudget het voorschieten van de Erasmusbeurs niet kan dragen, is na individueel financieel onderzoek een voorschot mogelijk.
De voorwaarden vind je op https://www.ugent.be/student/nl/administratie/sociale-dienst/financiering/een-voorschot-op-de-erasmusbeurs

Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.
Weetje: in Duitsland wordt per semester een ‘semester fee’ gevraagd, wat in een extra kost resulteert. Dit kan oplopen tot 200 euro per semester. In dit bedrag zit vaak ook een abonnement op het openbaar vervoer.
De Erasmusbeurs is geen allesomvattende beurs en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een stageverblijf. De reële kost van een Erasmus Traineeship hangt af van het land en de stad waar je stage loopt, het type accommodatie, de reiskosten, ...

Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs.

Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocation Familiale). Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen, kan hier worden gevonden.

In theorie mag je een tweede Erasmus Traineeship doen op voorwaarde dat je opleiding/faculteit dit toestaat. Het Erasmus+ programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor, master, doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag.

Andere mogelijkheden zijn Erasmus Studies, Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.
Universiteit Gent ondersteunt studenten met functiebeperking die op Erasmusuitwisseling willen gaan. Meer informatie hierover vind je online en bij de FCI-medewerker van je faculteit.

Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde stageplaats, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dat moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement for Traineeships vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

1. Uitwisselingsaanvraag
Een eerste belangrijk document is het Application Form. Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen
  • Details over je uitwisseling
  • Motivering
  • Taalkennis
  • Contactpersoon voor noodgevallen
  • Learning Agreement (zie verder)

2. Learning Agreement for Traineeships
  • In het Learning Agreement for Traineeships beschrijf je welke taken je zal vervullen tijdens je stage. Welke kennis en vaardigheden zal je verwerven? Wat zullen de resultaten van je stage zijn? Wie zal je opvolgen en hoe word je geëvalueerd?
  • Je voorlopig Learning Agreement for Traineeships moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
  • Het Learning Agreement for Traineeships wordt ondertekend door de stagiair, de stagebegeleider en de FCI van je faculteit.
  • Het is de verantwoordelijkheid van de individuele student om VOOR de mobiliteit een volledig ondertekend exemplaar van het Learning Agreement for Traineeships op te laden in Oasis.
Wijzigingen aan dit Learning Agreement for Traineeships dienen zo snel mogelijk na vertrek te worden doorgegeven aan je FCI.

Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement for Traineeships gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari.
Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement for Traineeship voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.


Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

De door de facultaire FCI-voorzitter/medewerker geselecteerde aanvragen komen terecht bij de Afdeling Internationalisering. De student neemt zelf contact op met de stagebegeleider in het buitenland voor verdere afhandeling van de administratieve formaliteiten.


Stap 4: Na toelating van de stageplaats: start de voorbereiding voor je verblijf

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis-website, bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:
  1. Erasmus + Student Charter
    Elke Erasmus Traineeshipstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmus Traineeshipcontract doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten en plichten) van een Erasmusstagiair geëxpliciteerd. Het geldt tevens als bewijs van jouw deelname aan Erasmus Traineeship.
  2. Erasmus + beurscontract
    Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract elektronisch goed te keuren in Oasis. Opgelet! Je kan je Erasmus+ beurscontract pas elektronisch goedkeuren eens je opnieuw bent ingeschreven aan de UGent (dus nadat je je examenresultaten hebt gehad in de 1e of 2e zittijd).
  3. Terugbetaling taalcursus UCT
    Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT) (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmus-deelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus aan verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay.
  4. Bevestiging Erasmusstatuut
    Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmusstagiair, nuttig voor in je gastland. Deze brief kan je afdrukken uit OASIS. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.
  5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
    Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.
    De test is verplicht, maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.
    Deze test is verplicht voor alle uitgaande ERASMUS studenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je zult les volgen. Als je naar Spanje gaat, maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan word je getest voor Engels.
    Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn:
    • Studenten die de taal van hun gastland studeren
    • Studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb. via nationaliteit of via vb. volgen Engelstalige opleiding)

    Als Erasmusstudent moet je de test twee keer afleggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde- om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten.
    Je krijgt -tenzij je buiten de verplichting valt- binnenkort een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.
    Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.
    Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1-A2-B1-B2-C1-C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.
    Als het niveau globaal onder B2 zit, word je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.
    De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.
    Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.
Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:
  • Het International Relations Office van je gastinstelling of je contactpersonen bij je stageplaats kunnen je zeker helpen bij je zoektocht.
  • In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren.
  • Contacteer ook UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gastinstelling of stageplaats zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven.
Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur?

Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Dit is een nieuwe regel die ingaat vanaf 1 januari 2019. Meer informatie kan je vinden op kot.gent.be . voor studenten die weggaan in het eerste semester van het academiejaar 2018-2019 geldt nog de oude regeling

Van zodra je aanvraag goedgekeurd is, en je geregistreerd bent als Erasmusstudent bij de Afdeling Internationalisering, heb je recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT). Je moet hiervoor ingeschreven zijn op de rol van de UGent voor het nieuwe academiejaar en bij aanmelding bij het UCT vermelden dat je op uitwisseling gaat. Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland. De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te bekomen en de Europese Ziekteverzekeringskaart - herkenbaar aan de blauwe kleur - te bekomen. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in Turkije.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmusstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via OASIS Attestering.ugent.be kun je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering.

Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar stage-activiteiten.
  • Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van stage-activiteiten of op weg van en naar stage-activiteiten.
  • Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. Medische kosten in het buitenland kunnen soms zeer hoog oplopen. Bovendien is goede medische zorg niet overal beschikbaar waardoor soms een evacuatie per vliegtuig of helikopter nodig is. Daarom is het voor iedereen belangrijk om voor vertrek een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Contacteer in dit verband zeker ook je mutualiteit om na te gaan waar je in elk geval recht op hebt. Indien je bestemming buiten de EU ligt, dan moet je hier zeker en vast nog meer aandacht aan besteden.
Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je stageverblijf onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en/of met de .
Meld je ook per mail aan bij de Belgische ambassade of consulaat in het land van bestemming met vermelding van je naam, verblijfsperiode en contactgegevens.
We raden je ook sterk aan je te registreren via www.travellersonline.diplomatie.be, ook voor reizen binnen de EU!
Bij veiligheidsproblemen, ziekte, ongeval of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/het consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie de website van de FOD Buitenlandse Zaken.
Onthoud ook dat het noodnummer 112 in alle EU-landen geldt.
Tip! Neem zeker ook de Reis Wijs brochure van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken door! Hier kan je aanbevelingen vinden met betrekking tot onder andere verzekering en inentingen. Vergeet zeker ook niet de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken te lezen voor je vertrek. Wanneer een reisadvies negatief is voor een bepaalde bestemming, dan kan de UGent haar studenten niet toelaten om te vertrekken. Ook wanneer niet-essentiële reizen afgeraden worden, kan geen toelating gegeven worden. Bovendien is het ook mogelijk dat een reisadvies positief is, maar dat de universiteit waar jij heen gaat gesloten is wegens lokale problemen. Ook in dit geval, wanneer je academische activiteiten niet kunnen doorgaan, kan de UGent jouw vertrek niet toelaten. Bij twijfel contacteer je de Afdeling Internationalisering.
Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlandse stage intrekken mits je een ernstige reden. Schrijf dan een gemotiveerde brief/e-mail naar de Afdeling Internationalisering en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.
Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld.

Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd.

De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op met de betrokken ambassade, of zie www.evisa.gov.tr.

Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop op een USB-stick.

Ga vóór je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger. Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

Weet waar je naar toe gaat en maak je vertrouwd met de voornaamste gezondheidsrisico’s op je bestemming. Hierover is heel wat informatie online beschikbaar maar een uitstekende en betrouwbare site is die van het Tropisch Instituut Antwerpen: www.wanda.be (ook beschikbaar als app ‘Wanda’). Typ je bestemming in en je krijgt een overzicht van de voornaamste gezondheidsrisico’s en de aanbevolen vaccinaties. Hou ook rekening met specifieke omstandigheden naar aanleiding van de uitbraak van SARS-CoV-2 (Corona). Een goede voorbereiding is dubbel belangrijk indien je kampt met bepaalde gezondheidsproblemen en/of medicatie moet nemen. Zoek ook op voorhand uit (indien mogelijk) waar je terecht kunt in geval van gezondheidsproblemen tijdens je reis.
  • Vaccinaties
    • Verzamel alle mogelijke info over de vaccinaties die je reeds hebt gehad: je hebt misschien een vaccinatiekaart liggen (of misschien wordt die wel bijgehouden door je ouders), of contacteer je huisarts. Doe dit in elk geval tijdig (minstens 8 weken voor vertrek) zodat er voldoende ruimte is voor vaccinaties die meerdere inspuitingen vergen.
    • Maak de nodige afspraken om je vaccinaties in orde te maken: Je huisarts kan je de meeste vaccinaties zelf toedienen met uitzondering van het vaccin tegen Gele Koorts. Dit laatste kan enkel door een centrum dat hiervoor erkend is (zoals het Tropisch Instituut in Antwerpen en de Travel Clinic van het UZ Gent).
  • Reisapotheek
    • Zorg op zijn minst voor een minimale reisapotheek in functie van je bestemming. Zo een reisapotheekje wordt des te belangrijker naarmate je op je bestemming minder toegang hebt tot goede gezondheidszorg. Online info
    • Bespreek dit ook met je huisarts of een arts van de reiskliniek. Voor bepaalde medicatie heb je trouwens een voorschrift nodig. Hou ook rekening met de bewaaromstandigheden van bepaalde medicatie. Focus op de belangrijkste zaken, het is immers ook niet de bedoeling dat je een hele koffer vol verband en pillen moet meesleuren.
    • Denk aan voldoende muggen-werende maatregelen indien je naar zuiderse of tropische landen trekt.
    • Tijdens je reis kan je zelf ook veel doen om niet ziek te worden: vermijd onnodige risico’s en besteed voldoende aandacht aan hygiëne, niet alleen op het vlak van persoonlijk hygiëne (in het bijzonder het wassen van de handen voor en na eten en toiletgebruik) maar ook voor wat betreft eten en drinken (Cook it, boil it, peel it or forget it!), seksuele contacten, etc…
  • Bijzondere voorzorgen: indien je zwanger zou zijn of je hebt reeds bepaalde gezondheidsproblemen waarvoor je al dan niet behandeld wordt, contacteer dan zeker je huisarts om dit te bespreken.
  • Extra info kan je terug vinden in volgende brochures:
  • Indien je reis verloopt in het kader van een stage, dan kan je ook terecht bij het Departement Medisch Toezicht van de UGent. Contacteer je het stagesecretariaat voor meer info hierover. Zie ook https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/medische-info-stage Let wel: dit geldt enkel voor stagestudenten, niet voor uitwisselingsstudenten of masterthesisstudenten!
Je zal wellicht op een bepaald moment een cultuurschok ervaren of heimwee hebben. Denk eraan : dit is volkomen normaal ! Bereid je daar op voor! Een paar truckjes?
  • Houd regelmatig contact met vrienden en familie (sociale media!).
  • Hou een dagboek/blog van je ervaring bij; schrijf op hoe je je voelt.
  • Zorg voor voldoende beweging en hou je lichaam en geest actief.
  • Leer de lokale taal & cultuur / leer iemand daar jouw taal & cultuur kennen.
  • Word lid van sociale groepen en expatclubs; ontmoet mensen die hebben meegemaakt wat je doormaakt / Sluit je aan bij een lokale studentenorganisatie
  • Als het toch te hoog zit: neem geen overhaaste beslissingen, neem de tijd om te wennen aan de verschillen.

TIJDENS je verblijf in het buitenland

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn buitenlandse studieperiode?

Tijdens de buitenlandse stage moet je contact houden met je faculteit. De Afdeling Internationalisering zal je ook af en toe aanschrijven per e-mail voor de afhandeling van je dossier. Het is belangrijk te weten dat we enkel werken met je UGent e-mailadres.

Eenmaal je aankomt in het gastland en je start met de Welcome Week of met je stage, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij je stagebegeleider. Je laat het luik 'arrival' van jouw 'confirmation of stay' document invullen en ondertekenen en laadt het op via Oasis via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag.
Na aankomst in je gastland, is het mogelijk dat je takenpakket moet worden bijgestuurd. In dat geval dien je dit zo snel mogelijk door te geven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.
Je stageperiode in het buitenland wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling. Je stage telt voor een bepaald aantal ECTS credits. Deze credits zullen vermeld worden op je Transcript of Records en tellen dus mee voor je diploma. De credits worden je toegekend op basis van de evaluatie door je stagebegeleider (zie verder). Dit evaluatiedocument heet het Transcript of Work for Traineeship.
Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling.
In het geval van ernstige problemen:
  • aarzel niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering
  • Aan de UGent is ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of
  • Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren
  • Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of van je gastinstelling
    • Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van ‘In Case of Emergency’. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen.
  • Hou zeker ook contact met je medestudenten
  • Wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van UGent, elke werkdag tussen 9 en 12 uur via 09 264 82 82 of (discretie verzekerd en je krijgt uiterlijk volgende werkdag antwoord)

Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.

Op het einde van je stageperiode moet je je gaan afmelden bij je stagebegeleider. Je vindt dit document via de tab 'documenten' van je uitwisselingsaanvraag via Oasis en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.
Tijdens je uitwisseling ben je een ambassadeur van de Universiteit Gent. Jij kan getuigen over hoe het is om te studeren en te leven in een stad als Gent. Het is mogelijk dat je zal gevraagd worden door je gastinstelling om de Universiteit Gent in de picture te zetten. Als je hiervoor ondersteuning wilt kan je terecht bij de . De afdeling Internationalisering kan je ook vragen om een Instagram Take Over te doen. Hoe tenslotte zeker ook steeds je UGent emailadres in de gaten, want alle communicatie wordt via dat emailadres verstuurd.

NA je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren op basis van terugkeer?

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. Eens alle formaliteiten in orde, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.
Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.
De evaluatie over je stage (=Transcript of Work for Traineeship) zal door je stagebegeleider worden opgestuurd naar de FCI van je faculteit. De resultaten van je stage worden vertaald in ECTS credits en opgenomen in je Transcript of Records.
Wees alert voor gezondheidsklachten tijdens maar ook NA de uitwisseling. Het is immers altijd mogelijk dat je pas na je terugkeer klachten ontwikkelt die verband houden met een aandoening die je tijdens je reis hebt opgelopen. Bij koorts tijdens de reis of tot drie maanden na terugkeer is altijd dringend medisch advies nodig om ernstige infecties zoals malaria (indien van toepassing qua regio) uit te sluiten. Neem dan zo snel mogelijk contact op met je huisarts. Heb je een koortswerend middel nodig, gebruik dan paracetamol en geen aspirine.
Eens je terug in België bent, kan je een omgekeerde cultuurschok ervaren. Je hebt veel ervaringen opgedaan, je interesses zijn misschien verschoven, je hebt nieuwe vrienden gemaakt. Alles is nog hetzelfde gebleven in Gent, maar jij bent fundamenteel veranderd. Sommige studenten ervaren de omgekeerde cultuurschok heel subtiel, anderen heel heftig. Hoe kan je hiermee omgaan ? Wees je ervan bewust dat een omgekeerde cultuurschok normaal is en accepteer het. Zoek ruimte en tijd om je ervaringen te delen met familie, vrienden, medestudenten. Engageer je in internationale studentenverenigingen, als buddy of neem deel aan het Interchange Event van de afdeling Internationalisering. Zo hou je de ervaring levendig!

 Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring!