Procedure vóór vertrek

Wat moet ik doen voor ik vertrek op uitwisseling ?

Deelname aan de jaarlijkse facultaire informatiesessies

  • Jaarlijks organiseert de faculteit in november/december een inleidende informatiesessie over de Erasmus- en overzeese uitwisselingsmogelijkheden en een infosessie over de aanvraagprocedure voor een uitwisseling in het volgende academiejaar. Het tijdstip en de plaats van de inleidende informatiesessie wordt in het najaar via Ufora meegedeeld aan de studenten. Deze inleidende infosessies behandelen de praktische en administratieve voorbereiding van een uitwisseling.
  • Bij de start van het tweede semester, nadat de selectie door de faculteit heeft plaatsgevonden, vindt een opvolgsessie plaats voor de geselecteerde studenten waarin de verdere academische en praktische voorbereidingen nader worden toegelicht.

Kandidaatstelling - aanvraagprocedure

  • Uitwisselingsaanvragen worden aangemaakt via de Oasis-website. Zie aanvraagprocedure.

  • Deadline aanvragen voor 2020-2020: aanvragen kunnen ingediend worden vanaf donderdag 28 november 2019 t.e.m. vrijdag 31 januari 2020.
  • Elke student kan tot 5 keuzes indienen uit de lijst van beschikbare bestemmingen. De faculteit doet haar uiterste best om kandidaten in hun eerste keuze te plaatsen. Lukt dit wegens gebrek aan plaatsen niet, dan verwijst ze je door naar je volgende keuze(s).
  • Voor elke aanvraag moet je een (korte) motivering en een voorstel voor een curriculum in uitwisseling (Learning Agreement) opstellen.
Opgelet: Criminologiestudenten leggen dit document, na hun selectie, ingevuld voor aan prof. Wim Hardyns ter goedkeuring. Indien zij hierover een negatief advies krijgen, moeten zij het Learning Agreement wijzigen en opnieuw voorleggen.  
  • –Als de nodige gegevens zijn ingebracht kan je de aanvragen voorleggen. De aanvragen worden dan verwerkt door het IRO:
  1. Het IRO controleert op bestemming, beschikbare plaatsen, vakgebied etc. en selecteert. Je krijgt hiervan een melding via e-mail (midden/eind februari).
  2. Eens de selectie is gebeurd, wordt het voorgestelde curriculum in uitwisseling voorgelegd aan de uitwisselingscoördinator van de opleiding. Deze geeft hierop advies (begin maart).
  3. Van zodra het curriculum in uitwisseling positief werd geadviseerd, verschijnt er een handtekening op het Learning Agreement voor akkoord door de Universiteit Gent (zie in Oasis document "Learning Agreement", gedeelte "Before the Mobility"). Je ondertekent dit Learning Agreement zelf en legt het vervolgens voor aan je gastinstelling ter goedkeuring en ondertekening. Dit doe je als onderdeel van je aanvraag bij de gastinstelling.
  4. Van zodra het Learning Agreement door de 3 partijen is ondertekend, laad je het document op in je uitwisselingsdossier in Oasis onder "Documenten".
  • Selectiecriteria: bij de selectie wordt behalve met de beschikbare plaatsen en het vakgebied, rekening gehouden met je resultaten en je motivering.
  • Na de selectie door de faculteit/universiteit, dient je een aanvraagprocedure bij de gastinstelling op te starten. Het is je eigen verantwoordelijkheid om hier op tijd werk van te maken en de deadline voor de aanvraag bij de gastinstelling niet te missen.
  • Je dient ook zelf contact op te nemen met de gastinstelling om de huisvesting te regelen. Het is aan te raden om je tijdig te informeren over huisvestingsmogelijkheden op de campus of op de private markt (traditioneel gebeurt dit in de maanden maart-juni voor het volgende academiejaar).
  • Als je op uitwisseling gaat naar een land met visumplicht (buiten de Erasmuszone), dan dien je ook zelf tijdig je visumaanvraag te doen en de nodige regelingen te treffen voor het boeken van je vliegtuigtickets.
  • De Afdeling Internationalisering geeft in haar uitgave "De Europese ervaring" uitgebreid informatie over verzekeringsaangelegenheden ingeval van uitwisseling. Lees dit goed na!