Afspraken voor het gebruiken van de verbruiksruimtes

Gebruik verbruiksruimtes van de universitaire restaurants

De verbruikszalen van de universitaire restaurants behoren tot de studentenvoorzieningen afdeling III. De verbruikszalen zijn prioritair voorbehouden voor de distributie van maaltijden aan studenten en personeel. De ruimte, meubilair en inrichtingskosten worden volledig door afdeling III Studentenvoorzieningen gedragen en dit ten laste van de overheidssubsidies ten behoeve van studenten, die decretaal enkel voor voorzieningen ten behoeve van studenten mogen aangewend worden.
Directie Studentenvoorzieningen vindt het evenwel belangrijk dat de verbruiksruimtes multifunctioneel en breed kunnen ingezet worden.
De verbruiksruimtes kunnen dan ook na de reguliere dienstverlening gebruikt worden door de studenten  UGent als studielandschap of indien mogelijk door de personeelsleden UGent als ruimte om te werken.
Enkele verbruiksruimtes worden ook als bloklocatie gebruikt gedurende de blokperiodes. De organisatie en opvolging gebeurt i.s.m. DSA (Dienst Studenten Activiteiten).
De verbruikszalen staan niet ter beschikking voor activiteiten van erkende studentenverenigingen of andere verenigingen (studenten / personeel/ alumni/ externen), met uitzondering van:

  1. specifiek gemotiveerde aanvragen, voor activiteiten met een direct of indirect onderwijs – en/of wetenschappelijk karakter, vanuit het decanaat van de campus waarop de verbruikszaal gelegen is. Deze aanvragen kunnen toegestaan worden mits voorafgaandelijk akkoord van de directeur Studentenvoorzieningen en de decaan van de faculteit.
  2. officiële alumniverenigingen kunnen, conform het reglement van UGent, éénmaal per jaar een locatie van UGent gratis gebruiken; dit reglement wordt ook toegepast op de verbruiksruimtes.

Bij elke toegestane activiteit stelt de organisator zich garant dat het voor de veiligheid maximum aantal toegelaten bezoekers zal gerespecteerd worden.
De verbruiksruimtes worden niet opgenomen in Centauro omdat de ruimtes prioritair voorbehouden zijn voor de maaltijddistributie en secundair als studielandschap dienst doen. Het verhuren van de ruimtes gebeurt enkel bij uitzondering en in de specifieke hier vermelde situaties.
Uitzonderlijk kan een verbruiksruimte worden gesloten voor een activiteit. Het sluiten van een restaurant tijdens de reguliere distributiemomenten heeft evenwel een belangrijke impact op de basisopdracht van de afdeling Maaltijdvoorzieningen: het ontzeggen van dienstverlening aan studenten en personeel en derving aan inkomsten, terwijl de vaste kosten onverminderd blijven doorlopen en bijgevolg volledig ten laste komen van de overheidssubsidies voor studenten.
Het sluiten van een verbruiksruimte kan dan ook enkel heel uitzonderlijk toegestaan worden en dit na tijdig voorafgaandelijk overleg, maar blijft hoofdzakelijk voorbehouden voor activiteiten die georganiseerd worden tijdens verlofperioden of buiten de normale distributie-uren.
Indien het restaurant moet gesloten worden tijdens de reguliere distributiemomenten wordt een financiële compensatie gevraagd teneinde de kosten en het verlies van inkomsten niet ten laste te leggen van de overheidssubsidies voor studenten.
De vergoeding voor het gebruik van de verbruiksruimte komt overeen met de derving aan inkomsten: dit is de gemiddelde omzet in deze resto voor de voorbije 3 jaar (studenten en personeel samen) en dit verrekend aan de factor waaraan personeelsmaaltijden verrekend worden door de UGent met de afdeling MVZ in het lopende jaar (afd V Patrimonium).

 

Praktische afspraken verhuur verbruiksruimtes

  • De aanvraag wordt gestuurd naar .
  • Het afdelingshoofd MVZ bekijkt de haalbaarheid van de aanvraag, en vraagt het advies van de directeur DSV en de decaan.
  • De keuken blijft steeds afgesloten, de keuken en de keuken- en werkmaterialen staan niet ter beschikking van de aanvrager (om reden van veiligheid, wetgeving inzake voedselveiligheid, HACCP en regels stockbeheer). Hiervan kan enkel worden afgeweken indien een medewerker MVZ toezicht houdt. Verbruikskosten en loonkosten van de medewerker MVZ worden in dit geval verrekend.
  • Bevestiging naar de aanvrager van gebruik van de verbruikszaal gebeurt door afdelingshoofd MVZ.
  • Catering kan intern (door de aanvrager zelf of door de afdeling MVZ) of extern gebeuren; bij externe catering worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt dat de keuken niet kan worden gebruikt en wordt een vergoeding gevraagd voor water en elektriciteit.
  • Praktische afspraken worden gemaakt met de coördinator MVZ onder wie de verbruiksruimte valt en in samenspraak met de restaurantverantwoordelijke.
  • De aanvrager moet via mail een aanvraag doen bij de dienst Toegangscontrole, , aangaande de toegang en het afsluiten van de zaal, met in kopie van deze mail.
  • Indien nodig wordt verwarming van de ruimte aangevraagd, door de afdeling MVZ, via , met de aanvrager in kopie van deze mail.

Welke verbruiksruimtes kunnen worden gebruikt/gehuurd?

Verbruiksruimtes die niet afsluitbaar zijn van de keuken:

Deze ruimtes kunnen enkel als studielandschap worden gebruikt buiten de distributie-uren en tijdens de aanwezigheid van de medewerkers.

Restaurant Beschikbaar al studielandschap Max. capaciteit Toegangscontrole
Resto De Brug tot 22 u.
als bloklocatie
830 ok
Resto Sint-Jansvest tot 16 u. 280 neen
Resto Campus Heymans tot 16 u. 180 ok

 Verbruiksruimtes gelegen binnen een studentenhome:

Deze ruimtes kunnen enkel als studielandschap worden gebruikt buiten de distributie-uren en tijdens de aanwezigheid van de medewerkers.
's Avonds dient de rust gerespecteerd te worden voor de homestudenten.

Restaurant Beschikbaar als studielandschap Max. capaciteit Toegangscontrole
Resto Kantienberg tot 16 u.
als bloklocatie (met DSA)
600 ok
Resto Campus Heymans tot 16 u. 180 ok

Verbruiksruimtes met afsluitbare keuken:

Deze ruimtes zijn breed inzetbaar.

Restaurant Beschikbaar als studielandschap Max. capaciteit Toegangscontrole
Resto en Cafetaria
Campus Coupure
tot 19 u. 480 ok
Resto Campus Dunant tot 22 u. 400 ok
Resto Campus Sterre tot 22 u.
als bloklocatie (met DSA)
400 ok
Resto Campus Merelbeke

tot 22 u.

250 ok
Cafetaria's tot 22 u.
onder toezicht van de faculteit
n.v.t.

Vergoeding

  • Het gebruik van verbruiksruimtes is gratis voor kleine groepen van de Centrale Administratie (bijvoorbeeld pensioenfeest, nieuwjaarsfeest KPB...). Deze activiteiten vinden plaats in Resto De Brug en in Resto Sint-Jansvest. De ruimte wordt in zijn oorspronkelijke en nette staat achtergelaten.
  • Het gebruik van verbruiksruimtes voor faculteitsgebonden activiteiten (bijvoorbeeld Symposium, receptie doctoraat/emiraat, ...) op weekdagen en buiten de distributie-uren van het restaurant is gratis. De ruimte wordt in zijn oorspronkelijke en nette staat achtergelaten.
  • Het gebruik van verbruiksruimtes voor grotere faculteitsgebonden activiteiten in weekend en na de sluitingsuren is betalend. Kostprijs € 100/dag (analoog met de vergoeding die via Centauro wordt verrekend).
  • Indien het restaurant wordt gesloten voor een uitzonderlijke activiteit dan wordt een vergoeding verrekend voor het gebruik van de zaal en voor derving van inkomsten.
  • Ingeval voor de activiteit een externe catering vereist is, dan wordt een vergoeding van minimum € 50 gevraagd ter compensatie van gebruik van water/elektriciteit.
  • De aanvrager is personeel van de UGent en budgethouder en zorgt voor de betaling van de vergoeding via interne verrekening.