Er zijn verschillende beursmogelijkheden om op uitwisseling te gaan binnen Europa (voor studie of stage). Ook buiten Europa zijn uitwisselingen mogelijk met financiële ondersteuning.

Helaas is niet elke uitwisseling financierbaar. Dit betekent dat studenten wel op bepaalde uitwisselingsmogelijkheden kunnen ingaan, maar dit zonder beurs moeten zien te financieren.

Dit stappenplan omvat de nodige informatie voor studenten die, binnen het kader van hun opleiding, op uitwisseling gaan met eigen middelen voor:

• Onderzoek in het kader van een masterproef
• (Korte) stage binnen Europa, erkend door de opleiding
• (Korte) stage buiten Europa, erkend door de opleiding
• Summer schools, erkend door de opleiding
• Studiereizen
• ...

Belangrijk!! Registreer bovengenoemde activiteit(en) steeds in OASIS. Zonder registratie immers geen erkenning en vermelding op het diplomasupplement!

Voor je vertrek

Stap 1: informatie verzamelen

Wie kan mij op weg helpen?

• Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle vragen over academische aspecten van je uitwisseling (wanneer kan ik op uitwisseling, naar welke bestemmingen, voor welk deel van mijn opleiding). Contacteer zeker ook de FCI-medewerker van je faculteit. Zij zijn goed op de hoogte van de verschillende opties.
• Met administratieve vragen en aspecten over hoe je je kan voorbereiden op je uitwisseling kan je altijd terecht bij het International Support Team van de afdeling Internationalisering.

Infomomenten

In het najaar organiseert je faculteit een Infosessie over uitwisselingsmogelijkheden. Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures. Wil je weten wanneer de infosessie van jouw opleiding doorgaat? Contacteer je FCI-voorzitter/medewerker.

Kan ik vrij kiezen wanneer ik op uitwisseling kan gaan?

Nee, eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. Ga ook zeker na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je faculteit of opleiding.

Kan ik zelf een bestemming kiezen? Indien je op uitwisseling gaat op eigen middelen (zonder beurs), is zelf een bestemming kiezen in sommige gevallen mogelijk. Toets dit steeds af met je opleiding en

Indien je op uitwisseling gaat op eigen middelen (zonder beurs), is zelf een bestemming kiezen in sommige gevallen mogelijk. Toets dit steeds af met je opleiding en FCI-medewerker

Hoe lang duurt mijn uitwisseling?

De duur van je uitwisseling hangt sterk af van je mobiliteitsdoel en de afspraken met de faculteit. Dit kan gaan van een kortdurende summer school tot een langlopende stage.

Behoud ik mijn studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap als ik op uitwisseling ga?

Ja, beursgerechtigde studenten die genieten van studiegeldvermindering, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook de kinderbijslag loopt gewoon door.

Moet ik inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling? Veel hangt af of je kiest voor een uitwisseling naar een instelling waarmee een akkoord werd afgesloten voor studentenmobiliteit. Vaak is er een vrijstelling voor het betalen van studiegeld bij deze partneruniversiteiten. Voor bepaalde activiteiten zou het kunnen dat je toch moet betalen, bijv. voor een summer school. Informeer steeds op voorhand bij je gastinstelling/organisatie. Je FCI-medewerker kan je ook informeren over de eventuele bestaande akkoorden. Kostenplaatje

Stel bij het maken van je buitenlandplannen een realistische budgetraming op. Zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je budget. Als jobstudent kan je in sommige gevallen ook bijklussen in het buitenland.

Kan ik een tweede keer op uitwisseling gaan?

In theorie kan je meerdere malen op uitwisseling maar hierin heeft je faculteit het laatste woord.

Op uitwisseling met een functiebeperking

Universiteit Gent ondersteunt studenten met functiebeperking die op uitwisseling willen gaan. Meer informatie hierover vind je online of bij de FCI-medewerker van je faculteit.

Stap 2: aanvraag indienen (ten laatste voor de eerste maandag van de maand voorafgaand aan de maand van vertrek)

Belangrijke deadlines

Een uitwisselingsaanvraag is een belangrijke voorwaarde om in het kader van je opleiding op uitwisseling te gaan. Je kan een uitwisselingsaanvraag aanmaken via de Oasis-website. Let op: de aanvraag moet je ten laatste voor de eerste maandag van de maand voorafgaand aan de maand van vertrek indienen! (zie ook het Onderwijs- en Examenreglement (OER) Artikel 46, paragraaf 4).

Registratie is belangrijk voor erkenning: je uitwisseling komt op je diplomasupplement. Bovendien word je mogelijks betrokken bij verschillende initiatieven voor uitwisselingsstudenten en krijg je ook de nodige ondersteuning vanuit UGent.

Welke formaliteiten moet ik doorlopen voorafgaand aan mijn uitwisseling?

1. Uitwisselingsaanvraag
   Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen;
   
   • details over je uitwisseling
   • motivering (ga na wat de verwachtingen zijn van jouw faculteit)
   • taalkennis
   • contactpersoon voor noodgevallen
   • learning agreement (zie verder)
   De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.
   
   De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de opleiding/FCI-medewerker. Enkel als je uitwisseling gebeurt in het kader van een uitwisselingakkoord met een andere instelling, meldt de afdeling Internationalisering jou aan bij je gastinstelling. Dit is de zogenaamde 'nominatie'. Dit maakt dan deel uit van de uitwisselingsprocedure.

   Als je uitwisseling niet kadert binnen een akkoord ga je zelf na wat de aanmeldingsprocedure is in de gastinstelling en zet je zelf de nodige stappen om je aan te melden bij de buitenlandse partner.

2. Learning Agreement
   

   Het zogenaamde Learning Agreement (LA) is je houvast om erkenning te krijgen voor je buitenlandse activiteiten. Het dient vóór je mobiliteit te worden opgesteld en ondertekend door jezelf, de UGent en de gastinstelling.

   Er zijn verschillende sjablonen beschikbaar op de website van de UGent, naargelang van de aard van je activiteiten in het buitenland (studie, stage, onderzoek in het kader van je bachelor/masterproef). Ga je voor onderzoek in het kader van je bachelor/masterproef op uitwisseling, vul dan zeker de masterproefovereenkomst in, deze heeft ook een belangrijke juridische waarde.

   Met het oog op de selectie kan je faculteit een LA opvragen voor elke mogelijke bestemming (je stelt dan meerdere LA's samen). Het is ook mogelijk dat je faculteit enkel een LA vraagt voor de bestemming waarvoor je geselecteerd werd. Informeer je hierover bij de FCI van je faculteit.

   Belangrijk ! Het is cruciaal dat het LA voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn: de student, de gastinstelling of gastbedrijf en de UGent.

3. Reisrisicoformulier
   

   Voor bestemmingen met een negatief reisadvies vanwege de FOD Buitenlandse Zaken moet het essentiële karakter van de uitwisseling/stage/studiereis worden aangetoond. Contacteer hiervoor de FCI-medewerker van de faculteit. Kijk ook verder onder “Laat de UGent mij naar onveilige landen vertrekken?”

Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag

Wat gebeurt er met mijn aanvraag? Je aanvraagdossier wordt verwerkt door je faculteit. Ga je op uitwisseling naar een bestemming waarvoor een akkoord bestaat voor studentenuitwisseling, wordt je aanvraag genomineerd bij de gastinstelling door de afdeling Internationalisering.

Voor andere mobiliteiten maakt een nominatie geen deel uit van je uitwisselingsprocedure. Ga zeker ook na wat de procedure is bij de gastinstelling.

Stap 4: Na toelating door de gastinstelling of stageplek, start de voorbereiding voor je verblijf

Hoe kan ik aantonen dat ik het statuut van uitwisselingsstudent heb?

Je kan in OASIS een officieel document vinden dat bevestigt dat je bent geselecteerd als uitwisselingsstudent. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.

'Uitroepteken' bij documenten & contract ondertekenen?

Je zal zien dat bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis een rood uitroepteken verschijnt bij documenten. Bij de instructies staat dat je je contract moet ondertekenen. Je mag zowel de instructies als het uitroepingsteken negeren, dit is niet voor jou van toepassing.

Moet ik zelf een kot zoeken in het buitenland?

Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:

• Indien je aan een gastuniversiteit verblijft, kan deze je zeker ook helpen bij je zoektocht.
• Contacteer UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gaststad verblijven. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij je interessante tips geven.
• In geval van stage pols zeker eens bij de stageplaats hoe je best tewerk gaat, en of ze jou kunnen ondersteunen bij je zoektocht.

Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht!

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op uitwisseling gaat. Meer informatie kan je vinden op kotatgent.be.

Kan ik mijn taalkennis bijschaven aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs alvorens ik naar het buitenland vertrek?

Uitgaande uitwisselingsstudenten hebben recht op een taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld voor een taalcursus die ze volgen in het academiejaar waarin ze vertrekken of in het academiejaar daarvoor. Deze korting geldt voor een taalcursus ter voorbereiding op de uitwisseling en moet dus ook voor de uitwisseling gevolgd worden.

Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen.

Om aanspraak te kunnen maken op deze taalcursus aan sterk verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de officiële taal of talen van je gastland.

De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS. Indien je gastinstelling dit verkiest, kan je een taaltest afleggen bij het UCT. Van deze test betalen wij 100 euro terug.

Wat met verzekering?

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in in derde landen.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-uitwisselingsstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via mijn OASIS - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

• Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. Medische kosten in het buitenland kunnen soms zeer hoog oplopen. Bovendien is goede medische zorg niet overal beschikbaar waardoor soms een evacuatie per vliegtuig of helikopter nodig is. Daarom is het voor iedereen belangrijk om voor vertrek een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Contacteer in dit verband zeker ook je mutualiteit om na te gaan waar je in elk geval recht op hebt. Indien je bestemming buiten de EU ligt, dan moet je hier zeker en vast nog meer aandacht aan besteden.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering. Wat als er iets gebeurt? Wat moet ik zeker doen?

• Consulteer tot kort voor je vertrek de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/de streek van bestemming; bij twijfel contacteer actueel@ugent.be.
• Houd je aan de plaatselijke richtlijnen en volg de veiligheidsvoorschriften op.
• Registreer je (indien je de Belgische nationaliteit hebt) in de tool van de FOD Buitenlandse Zaken zodat de consulaire diensten je snel kunnen opsporen of (indien je een andere nationaliteit hebt) in een gelijkaardig systeem van jouw land.
• Zorg ervoor dat je persoonlijke contactgegevens in My OASIS zijn ingevuld.
• Volg de adviezen op van de gastinstelling/stageplaats.
• Aarzel niet de nodige stappen te zetten als er zich iets voordoet. Bij mogelijke problemen doe je het volgende:
• Bij ernstige problemen contacteer de hulpdiensten. Het noodnummer 112 geldt in alle EU landen maar ook in heel wat andere landen.
• Neem zo snel mogelijk contact op met de dichtstbij zijnde ambassade/consulaat. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt contacteer je je eigen Ambassade/Consulaat.
• Neem zo snel mogelijk contact op met de UGent (tijdens de kantooruren naar actueel@ugent.be en/of 24/24 - 7/7 op + 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be, ook om te laten weten dat je ok bent)
• Neem zo snel mogelijk contact op met de contactpersoon die je hebt aangeduid in OASIS.
• Zet ook de FCI-medewerker van je faculteit in cc.

Bij persoonlijke ongevallen of ziekte contacteer je zo snel mogelijk je ziekenfonds en verzekeraar.

Laat de UGent mij naar onveilige landen vertrekken?

De UGent doet er alles aan om zoveel mogelijk internationale mobiliteit veilig en verantwoord plaats te laten vinden. Hoe beslist wordt of je een definitieve go krijgt voor je uitwisseling lees je op de pagina over het reisbeleid van de UGent

Kan ik mijn aanmelding als uitwisselingsstudent intrekken?

Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlands verblijf terugtrekken mits je een ernstige reden hebt. Let wel dat dit mogelijks een impact kan hebben op je academische activiteiten. Schrijf een gemotiveerde mail naar de afdeling Internationalisering en je facultaire contactpersoon met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom.

Heb ik een paspoort of visum nodig?

1. Binnen Europa : Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld. Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd. De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op met de betrokken ambassade, of zie www.evisa.gov.tr. Vraag ook of je een visum met 'multiple entries' kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.
2. Buiten Europa : Een beschrijving van de formaliteiten met betrekking tot paspoort en eventuele visumaanvraag zijn beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. Indien een visum van toepassing is, komen volgende documenten van pas:
   1. De 'acceptance letter' van je gastinstelling of stageplek
   2. Het document 'Bevestiging statuut uitwisselingsstudent' (beschikbaar in OASIS)

Vraag ook of je een visum met 'multiple entries' kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op de website van de FOD Buitenlandse zaken.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop of in de cloud.

Geldzaken en douane

Ga voor je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger.

Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

Gezond op uitwisseling

Weet waar je naar toe gaat en maak een inschatting van de voornaamste gezondheidsrisico's op je bestemming. Hierover is heel wat informatie online beschikbaar maar een uitstekende en betrouwbare site is die van het Tropisch Instituut Antwerpen: www.wanda.be (ook beschikbaar als app Wanda). Typ je bestemming in en je krijgt een overzicht van de voornaamste gezondheidsrisico's en de aanbevolen vaccinaties. Hou ook rekening met specifieke omstandigheden naar aanleiding van de uitbraak van SARS-CoV-2 (Corona). Een goede voorbereiding is dubbel belangrijk indien je kampt met bepaalde gezondheidsproblemen en/of medicatie moet nemen. Zoek ook op voorhand uit (indien mogelijk) waar je terecht kunt in geval van gezondheidsproblemen tijdens je reis.

• Vaccinaties

1. Verzamel alle mogelijke info over de vaccinaties die je reeds hebt gehad: je hebt misschien een vaccinatiekaart liggen (of misschien wordt die wel bijgehouden door je ouders), of contacteer je huisarts. Doe dit in elk geval tijdig (minstens 8 weken voor vertrek) zodat er voldoende ruimte is voor vaccinaties die meerdere inspuitingen vergen.
2. Maak de nodige afspraken om je vaccinaties in orde te maken: Je huisarts kan je de meeste vaccinaties zelf toedienen met uitzondering van het vaccin tegen Gele Koorts. Dit laatste kan enkel door een centrum dat hiervoor erkend is (zoals het Tropisch Instituut in Antwerpen en de Travel Clinic van het UZ Gent).

• Reisapotheek

1. Zorg op zijn minst voor een minimale reisapotheek in functie van je bestemming. Een reisapotheek wordt des te belangrijker naarmate je op je bestemming minder toegang hebt tot goede gezondheidszorg. Online info
2. Bespreek dit ook met je huisarts of een arts van de reiskliniek. Voor bepaalde medicatie heb je trouwens een voorschrift nodig. Hou ook rekening met de bewaaromstandigheden van bepaalde medicatie. Focus op de belangrijkste zaken, het is immers ook niet de bedoeling dat je een hele koffer vol verband en pillen moet meesleuren.

Denk aan voldoende muggen-werende maatregelen indien je naar zuiderse of tropische landen trekt.

Tijdens je reis kan je zelf ook veel doen om niet ziek te worden: vermijd onnodige risico's en besteed voldoende aandacht aan hygiëne, niet alleen op het vlak van persoonlijk hygiëne (in het bijzonder het wassen van de handen voor en na eten en toiletgebruik) maar ook voor wat betreft eten en drinken (Cook it, boil it, peel it or forget it!), seksuele contacten, etc.

• Bijzondere voorzorgen: indien je zwanger zou zijn of je hebt reeds bepaalde gezondheidsproblemen waarvoor je al dan niet behandeld wordt, contacteer dan zeker je huisarts om dit te bespreken.
• Extra info kan je terug vinden in volgende brochure:
  • Veilig met vakantie

!! Belangrijk voor Stage !!: Indien je reis verloopt in het kader van een stage, dan kan je ook terecht bij het Departement Medisch Toezicht van de UGent. Contacteer je het stagesecretariaat voor meer info hierover. Bekijk ook zeker even de pagina over medische informatie voor studenten-stagiairs. Let wel: dit geldt enkel voor stage.

Wat met cultuurschok?

Je zal tijdens je uitwisseling wellicht op een bepaald moment een cultuurschok ervaren of heimwee hebben. Denk eraan : dit is volkomen normaal! Bekijk hier getuigenissen van voormalige uitgaande studenten en hoe zij omgingen met cultuurschok.

Hoe kan je je voorbereiden om met deze cultuurschok om te gaan? Bekijk hier het filmpje met tips van de afdeling Internationalisering !

Een paar trucjes?

• Hou regelmatig contact met vrienden en familie (sociale media!).
• Hou een dagboek/blog van je ervaring bij; schrijf op hoe je je voelt.
• Zorg voor voldoende beweging en hou je lichaam en geest actief.
• Leer de lokale taal & cultuur / leer iemand daar jouw taal & cultuur kennen.
• Word lid van sociale groepen en expatclubs; ontmoet mensen die hebben meegemaakt wat je doormaakt / Sluit je aan bij een lokale studentenorganisatie.
• Als het toch te hoog zit: neem geen overhaaste beslissingen, neem de tijd om te wennen aan de verschillen. Neem eventueel contact op met je FCI-medewerker of de afdeling Internationalisering.

Is een toelating voor uitwisseling definitief?

Het merendeel van de uitwisselingen kan gewoon plaatsvinden maar in uitzonderlijke omstandigheden kan het universiteitsbestuur een toelating tot uitwisseling omwille van uitzonderlijke omstandigheden intrekken (bv. omwille van veiligheidsredenen, redenen die de academische activiteiten in het buitenland belemmeren ...).

Tijdens je verblijf in het buitenland

Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn buitenlands verblijf?

Eens je aankomt in het gastland en start met academische activiteiten verwachten we dat je het zogenaamde luik "arrival" van jouw 'attest verblijfsperiode' document invult en laat ondertekenen. Je kunt dit attest afdrukken en opladen bij de documenten van je uitwisselingsaanvraag.

Mogelijke wijzigingen in Learning Agreement doorgeven

Na aankomst in je gastinstelling, is het mogelijk dat bepaalde activiteiten er toch wat anders gaan uitzien voor jou. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit zodat, indien nodig, je LA formeel kan gewijzigd worden.

Wat te doen in geval van ernstige problemen?

Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling of op je stageplek problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling.

In het geval van ernstige problemen:

• aarzel niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals ook de afdeling Internationalisering.
• aan de UGent is er ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be
• Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren.
• Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.
• Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of je gastinstelling.
• Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van 'In Case of Emergency'. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen.
• Hou zeker ook contact met medestudenten.
• Wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van de UGent, elke werkdag tussen 9 en 12uur via 09 264 82 82 of vertrouwenspersoon@ugent.be. Je vraag wordt discreet behandeld en je krijgt de volgende dag antwoord.

Document 'Attest verblijfsperiode/luik Departure' laten ondertekenen

Op het einde van je studieperiode of stageperiode laat je het tweede luik van het document 'Attest verblijfsperiode/luik departure' invullen. Je kunt dit formulier afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Laad het ondertekende document vervolgens opnieuw op.

Wat kan ik doen voor de UGent tijdens mijn uitwisseling?

Tijdens je uitwisseling ben je een ambassadeur van de Universiteit Gent. Jij kan getuigen over hoe het is om te studeren en te leven in een stad als Gent. Het is mogelijk dat je zal gevraagd worden door je gastinstelling om de Universiteit Gent in de picture te zetten. Als je hiervoor ondersteuning wilt kan je terecht bij de afdeling Internationalisering. De afdeling Internationalisering kan je ook vragen om een Instagram Take Over te doen. Hou tenslotte zeker ook steeds je UGent emailadres in de gaten, want alle communicatie wordt via dat emailadres verstuurd.

Na je mobiliteit

Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?

Evaluatie activiteiten gastinstelling

Zorg dat je zelf ook op de hoogte bent van de afspraken tussen de gastinstelling en de opleiding over de evaluatie door de gastinstelling. Wanneer je zelf een evaluatierapport/puntenbriefje meekrijgt, laad het dan zo snel mogelijk op in Oasis bij de tab Documenten bij je uitwisselingsaanvraag.

Wees alert voor gezondheidsklachten tijdens, maar ook NA de uitwisseling

Het is immers altijd mogelijk dat je pas na je terugkeer klachten ontwikkelt die verband houden met een aandoening die je tijdens je reis hebt opgelopen. Bij koorts tijdens de reis of tot drie maanden na terugkeer is altijd dringend medisch advies nodig om ernstige infecties zoals malaria (indien van toepassing qua regio) uit te sluiten. Neem dan zo snel mogelijk contact op met je huisarts. Heb je een koortswerend middel nodig, gebruik dan paracetamol en geen aspirine.

Omgekeerde cultuurschok

Eens je terug in België bent, kan je een omgekeerde cultuurschok ervaren. Je hebt veel ervaringen opgedaan, je interesses zijn misschien verschoven, je hebt nieuwe vrienden gemaakt. Alles is nog hetzelfde gebleven in Gent, maar jij bent fundamenteel veranderd. Sommige studenten ervaren de omgekeerde cultuurschok heel subtiel, anderen heel heftig. Hoe kan je hiermee omgaan ? Wees je ervan bewust dat een omgekeerde cultuurschok normaal is en accepteer het. Zoek ruimte en tijd om je ervaringen te delen met familie, vrienden, medestudenten. Engageer je in internationale studentenverenigingen, als buddy of neem deel aan INTERChange , een evenement van de afdeling Internationalisering. Zo hou je de ervaring levendig!

Wil je graag weten hoe voormalige uitwisselingsstudenten omgingen met de omgekeerde cultuurschok ? Bekijk zeker de filmpjes op deze webpagina!

Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring!