Richtlijnen voor het finaal indienen van het curriculum van de doctoraatsopleiding ter eindevaluatie

Doctorandi die een facultair verplichte doctoraatsopleiding opgelegd hebben gekregen, of die het certificaat van de doctoraatsopleiding willen behalen, moeten het door hen afgelegde curriculum van de doctoraatsopleiding voorleggen voor een eindevaluatie wanneer ze hun doctoraatsverhandeling aan het afwerken zijn.  Doctorandi worden gevraagd om hun curriculum voor te leggen ten laatste 20 werkdagen voor de faculteitsraad waarop beslist zal worden of ze toegelaten worden tot het doctoraatsexamen. Op dat moment wordt er gekeken of voldaan is aan de presentatievereisten.

OPGELET: als de publieke verdediging in het volgende academiejaar zou vallen, is het aangeraden om in te schrijven voor dat academiejaar alvorens het curriculum van de doctoraatsopleiding voor eindevaluatie voor te leggen. In dit geval dient u zo snel als mogelijk het voortgangsrapport in, zodat u zo snel mogelijk kan herinschrijven, en het curriculum finaal kan indienen. Bij twijfel (bv. wanneer de faculteitsraad gepland staat in juni of begin juli) kan u ons contacteren op doctoralschools@ugent.be.

(1) Log in in OASIS en selecteer (in het linkermenu) ‘wijzig curriculum’ voor het huidige academiejaar

OPGELET: Als u de huidige status van uw curriculum wenst te controleren, dan selecteert u "Doctoral Training Programme (DTP)" en klikt u op 'Print curriculum'. Als u op 'curriculum' zou klikken (aan de linkerkant van het DTP venster) kan het voorvallen dat u niet het volledige overzicht krijgt van de door u afgewerkte cursussen.

(2) Controleer of de status van uw curriculum 'Ontwerp’ is, en selecteer ‘Curriculum’ (rechterkant). Als u een status anders dan 'Ontwerp' zou zien staan, contacteert u ons op doctoralschools@ugent.be om dit recht te zetten, zodat u uw curriculum verder kan actualiseren.

(3) Selecteer ‘wijzig curriculum huidig academiejaar’.

(4) Selecteer de module 'doctoraatsopleiding: vaardigheidstraining en onderzoeksgerelateerde activiteiten' en selecteer dan '2.4 Doctoraatsverdediging' (X000003). Klik op het groene plusteken om de eigenlijke doctoraatsverdediging toe te voegen.

(5) Selecteer ‘2.1 Onderzoeksgerelateerde activiteiten’ en voeg de cursus ‘Publicatie en/of Conferentiebijdragen (X000001)' toe, door op het groen plus teken te klikken.

OPGELET: Wij raden u aan om de vereiste conferentiebijdragen pas toe te voegen wanneer u uw curriculum wenst in te dienen voor eindevaluatie. Pas dan zal u in staat zijn om uw drie meest prestigieuze conferentiebijdrages te selecteren. Als u reeds onderzoeksgerelateerde activiteiten in uw curriculum had ingebracht, dan hoeft u op dat moment enkel nog de ontbrekende conferentiebijdrages toe te voegen.

(6) Om conferentiebijdrages toe te voegen, selecteert u eerst ‘Documenten’ in de kolom 'curriculum huidig academiejaar'.

(7) Selecteer ‘nieuw’, specificeer het type (conferentiebijdrage), en vul de nodige metadata in. Wees zorgvuldig bij het invullen van de metadata (zie onderstaande voorbeelden). U hoeft geen bijkomende documenten toe te voegen (bv.. de gepubliceerde tekst, het conferentieprogramma, enz.). U kan de vereiste conferentiebijdragen toevoegen aan een en dezelfde X000001 cursus. Vergeet niet om alle nieuwe objecten apart op te slaan.

(8) Ga naar ‘Bekijk volledig curriculum’ voor een laatste inspectie. Dat status van de cursussen X000001 en X000003 die u zopas heeft toegevoegd is nu ‘Ontwerp’. De status van alle eerder ingegeven cursussen binnen het huidige academiejaar zou ofwel 'goedgekeurd' moeten zijn, ofwel niet gedefinieerd zijn. 

(9) Sla uw werk op, sluit de pop-up vensters, en ga opnieuw naar "vervolledig curriculum voor academiejaar 20xx-20xx.' Om de status van uw curriculum te controleren, selecteert u uw doctoraatsopleiding, en klikt u op de knop 'print curriculum.' .

(10) Selecteer de doctoraatsopleiding en klik ‘indienen ter goedkeuring’.

(11) Als u commentaar zou willen toevoegen aan uw curriculum, dan kan u dit (vrijblijvend) doen in het beschikbare commentaarveld. Klik vervolgens op 'Ga verder met indienen curriculum'.

(12) U zal merken dat de status van uw curriculum, en van de zopas toegevoegde cursussen aangepast is naar 'voorstel.' Zowel uw promotor als de directeur van uw doctoral school zal nu een advies uitbrengen over uw gehele curriculum. U kan controleren of ze dit al gedaan hebben door op 'geschiedenis' te klikken.

(13) De Doctoral Schools zullen nu uw curriculum en het uitgereikte advies controleren, en - als aan alle vereisten voldaan is - het advies over de facultair verplichte doctoraatsopleiding en/of het certificaat van de doctoraatsopleiding overmaken aan de facultaire studentenadministratie van uw faculteit. U zal een kopie van deze e-mail ontvangen. Daarna zal u met uw vragen steeds terecht kunnen bij uw facultaire studentenadministratie.

(14) Merk op dat het certificaat zelf (hetzij per post, hetzij op het moment van de openbare verdediging) aan u bezorgd zal worden door de centrale studentenadministratie, maar het supplement dat bij het certificaat hoort zal u ontvangen van uw facultaire studentenadministratie.