Verloop van de vrijstellingsaanvraag

Vanaf academiejaar 2022-2023 gebruiken we aan onze faculteit een aanvraagformulier bij het beoordelen van de vrijstellingsaanvragen.
Zonder dit formulier kan jouw aanvraag niet worden behandeld. Enkel in bepaalde situaties hoef je dit niet toe te voegen. 
Lees onderstaande info eerst grondig na, voor je jouw dossier indient.

1. Timing

Bekijk wanneer je jouw vrijstellingsaanvraag kan indienen:

• Deadline voor opleidingsonderdelen van het eerste semester: ten laatste 14 november.
• Deadline voor opleidingsonderdelen van het tweede semester of jaarvakken: ten laatste 28/29 februari.

Tussen 1 maart 2023 en 20 augustus 2023 is het niet mogelijk om vrijstellingsaanvragen voor te leggen.

Vanaf 21 augustus 2023 kan je vrijstellingen aanvragen voor vakken van AJ 2023-2024.

2. Applicatie

Vanaf januari 2023 verloopt het aanvragen van vrijstellingen via Oasis.

Je vindt de applicatie onder AJ 20XX-20XX - Curriculum - Vrijstellingen.

3. Aanvraag indienen

STAP 1: Aanvraagformulier of niet?

Vanaf academiejaar 2022-2023 gebruiken we aan onze faculteit een aanvraagformulier bij het beoordelen van de vrijstellingsaanvragen. 

In bepaalde gevallen hoef je GEEN AANVRAAGFORMULIER  toe te voegen:

• In het programma dat je volgt heb je reeds een credit behaald voor identiek hetzelfde vak (bijvoorbeeld als gaststudent, via creditcontract of in een andere afstudeerrichting of opleiding aan de UGent).
• Je bent Eduma-student en vraagt een vrijstelling aan voor een vak in de precedentenlijst (zie Ufora > overkoepelende infosite Educatieve master >Inhoud). 

In alle andere gevallen is het AANVRAAGFORMULIER VERPLICHT  toe te voegen als bijlage.

• Er moet duidelijk worden aangetoond of de gevolgde inhouden overlappen met het vak waarvoor je een vrijstelling aanvraagt. De aanvrager is verantwoordelijk om aan te tonen dat de inhouden en competenties die gerealiseerd worden in het opleidingsonderdeel waarvoor je vrijstelling vraagt, reeds zijn verworven.
• Download het aanvraagformulier, vul dit in en sla het op als PDF. Het aanvraagformulier moet per vrijstelling worden ingevuld en toegevoegd als bijlage.
  Indien dit document niet is toegevoegd aan de aanvraag, of niet volledig is ingevuld, wordt het dossier onontvankelijk verklaard en terug gestuurd naar de aanvrager.
• Studenten die in het eerste jaar hebben gestudeerd aan de VUB of KU Leuven, maar die tijdens of direct na het eerste jaar willen overstappen en dezelfde studie wensen verder te zetten aan UGent, nemen eerst contact op met de trajectbegeleider om te zien welke procedure ze moeten volgen. Voor vakken vanaf het tweede jaar wordt het aanvraagformulier ingevuld voor alle vakken waarvoor een vrijstelling wordt aangevraagd. 

STAP 2: Aanvraag indienen via Oasis

Handleiding

Nog enkele praktische tips bij jouw vrijstellingsaanvraag:

• Dien voor elk vak een afzonderlijke vrijstellingsaanvraag in via Oasis.
• Keuzevak: Vraag je een vrijstelling aan voor een vrij te kiezen keuzevak, selecteer dan in Oasis het keuzevak met het correct aantal studiepunten waarvoor je een vrijstelling aanvraagt. Je kan kiezen tussen:
  • Keuzevak3, H002449: 3 studiepunten
  • Keuzevak4, H002450: 4 studiepunten
  • Keuzevak5, H002451: 5 studiepunten
  • Keuzevak6, H002452:6 studiepunten
• 'Bijlagen': Je kan uitsluitend PDF als bijlage toevoegen, andere formats (zoals jpeg) zijn onleesbaar. Geef jouw bijlages ook een duidelijke titel.
• 'Studiepunten': Vul 0 in indien jouw vooropleiding niet in studiepunten werd uitgedrukt.
• 'URL': Voeg de link naar de ECTS-fiche toe (of het opleidingsprogramma) van het academiejaar waarin je het vak gevolgd hebt. 

4. Beoordeling van de aanvraag

De trajectbegeleiders onderzoeken de aanvraag en vragen advies aan de betrokken lesgever. Dit advies wordt voorgelegd aan de curriculumcommissie, die beslist over de toekenning. Deze commissie vergadert vrijwel wekelijks, startend half september .

5. Kennisgeving van de beslissing

De beslissing van de curriculumcommissie wordt elektronisch bekendgemaakt. Je ontvangt een mail met deze beslissing en kan dit ook nakijken via Oasis.

6. Vrijstellingen opnemen in curriculum

De toegekende vrijstellingen worden door de Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning (FDO) in je curriculum opgenomen. De administratie heeft hiervoor tijd tot respectievelijk 1 december en 15 maart.
Toegekende vrijstellingen staan duidelijk vermeld in het curriculumoverzicht dat je in de loop van het academiejaar moet goedkeuren via OASIS.

7. Niet akkoord met de beslissing?

Tegen het niet toekennen van een vrijstelling kan een student binnen 7 kalenderdagen na kennisneming van de beslissing van de curriculumcommissie, beroep aantekenen bij de Institutionele Beroepscommissie van de UGent.

De procedure hiervoor staat beschreven in artikel 81 van het Onderwijs- en Examenreglement.