Check-in

Fijn, dat je weldra een wooneenheid bij ons huurt! Je kan jouw wooneenheid betrekken vanaf de startdatum vermeld in de huurovereenkomst.

Afhalen sleutel bij eerste check-in


Start jouw huurovereenkomst tijdens het academiejaar (op een ander tijdstip dan op 21.09.2024)?

Haal vanaf die dag jouw sleutel en badge op bij het onthaal van de afdeling Huisvesting.

Inchecken kan op de startdatum van je contract zelf pas vanaf 14.00u.

Start jouw huurovereenkomst op zaterdag 21.09.2024?

Vanaf die dag, zaterdag 21.09.2024 kan je over je wooneenheid beschikken. Vroeger is helaas niet mogelijk daar de huidige bewoners deze nog bezetten.

Check deze webpagina regelmatig voor updates.
Waar?

De check-in, de overhandiging van de sleutel en alle nodige informatie, zal voor alle homes op 21.09 gebeuren op de site van home VERMEYLEN. 

  • STALHOF 6, 9000 GENT
Wanneer?

Na de check-in op de site van home Vermeylen kan je onmiddellijk naar jouw wooneenheid trekken om jouw kot voor te bereiden op het nieuwe academiejaar.

Om de toekomende bewoners en de wagens te spreiden over de dag, zullen we je vragen om een tijdsslot aan te duiden.

Registreer jouw check-in moment op basis van jouw toekomstige home. 

De ophaling voor de sleutels gebeurt voor alle homes op de site van Home Vermeyen, STALHOF 6. Na het ophalen van de sleutel kan je je naar jouw home begeven.
Kies hier een vrij check-in moment voor jouw home:

Home Astrid (Sterre/UZ)
Home Boudewijn (UZ/Sterre)
Home Bertha (Sterre/UZ)

Home Fabiola
Home Vermeylen
Home Heymans
Home Groningen (Site Kantienberg)

Hoe gaat dit in z'n werk?

  • Er worden tijdsloten voorzien, minstens vanaf 10u.
  • Je hoeft geen account aan te maken: je kan deze ook zonder account invullen, maar in dat geval kan je later je gekozen moment niet meer raadplegen. Schrijf in dat geval zeker op wanneer we je verwachten.
  • Vul de planningstool in met JOUW VOLLEDIGE NAAM (student)
  • Noteer voor jezelf wanneer je precies ingetekend hebt: na het intekenen kan je zonder account je gekozen moment niet meer raadplegen.
  • Is het moment van jouw keuze reeds ingenomen, kies dan een ander moment: er zijn slechts een aantal studenten per tijdslot toegelaten.
  • Kan je op geen enkele optie in de tool? Je kan ook je sleutel ophalen in de daaropvolgende dagen (ook op zondag 22.09) bij ons onthaal in home Vermeylen. 
Wie?

Inchecken doe je (of je volmachthebber) ALLEEN.
Om wachtrijen tot op de openbare weg te vermijden, verwachten we dat je op tijd komt (niet vroeger of later) en niet in gezelschap.

Familie en vrienden?

Waarschijnlijk schakel je vrienden en/of familie in om je kamer in te richten. Dat mag zeker, maar de sleutel ophalen zelf doe je alleen.
Kan je dit zelf niet doen, zorg dan voor een uitgeprinte volmacht.
Auto uitladen en parkeren?

Er checken honderden studenten in, en er moeten honderden studenten sleutels oppikken op dezelfde site. Om de dag veilig en vlot te laten verlopen én iedereen een kans te geven om dichtbij spullen uit te laden, voorzien we enkele "drop-zones". Volg de instructies van de hosts goed op! Je kan na het uitladen van de wagen (op de gelijkvloers van de parking, Stalhof 43) dieper doorrijden in de garage en de wagen 1u gratis parkeren om de spullen naar de kamer te brengen.

75 minuten na het inrijden van de garage moet je terug zijn buiten gereden om te vermijden dat jouw tijdslot voorbij is. Indien je langer moet parkeren dan dit uurtje, verwijzen we je graag door naar de (betalende) parking onder het Sint-Pietersplein, op nauwelijks 2 minuten wandelafstand.

LPG-, elektrische auto's, wagens met een aanhangwagen of met een hoogte van meer dan twee meter kunnen de garage niet binnenrijden. Ook zij zullen op een nabije plaats de wagen kunnen leegmaken, maar parkeren zal echter niet toegelaten worden op de site. Ook hier verwijzen we je graag door naar de (betalende) parking onder het Sint-Pietersplein, op nauwelijks 2 minuten wandelafstand of de openbare weg (eveneens betalend).

Komt iemand in jouw plaats jouw sleutel en badge afhalen?

Dat kan. Die persoon (bv. jouw ouders/voogd) bezorg je in dat geval een geschreven, ondertekende volmacht én een kopie van je identiteitskaart.
Deze documenten zullen bij afhaling van de sleutel en badge door de onthaalmedewerker opgevraagd en bijgehouden worden.

Verkeerssituatie rond homes Fabiola, Vermeylen en Heymans.

De Gentse binnenstad of het gebied binnen de R40 is een lage-emissiezone (LEZ). Homes Heymans, Fabiola, Groningen, Uppsala, Göttingen en Canterbury vallen binnen deze zone.
De meest vervuilende voertuigen mogen de zone niet inrijden. Vermijd een boete en check je voertuig voor je naar Gent komt. 

Meer info vind je op de website van Stad Gent

Home Fabiola bevindt zich daarenboven langs een autovrij gebied. De eerste 50 meter, vanaf het kruispunt Stalhof met de Jan Frans Willemsstraat/Benedictijnenstraat, maakt de toegang tot het home vrij vanuit Stalhof en de Benedictijnenstraat.

Meer info vind je op de website van Stad Gent.

Verplichte infosessie!

De verplichte infosessie over de veiligheidsvoorschriften, evacuatierichtlijnen, home-activiteiten en verschillende andere aspecten van het homeleven gaat doorgaans door op de eerste maandag van het academiejaar. De weinige colleges die op dat moment doorgaans plaatsvinden, worden op die dag meestal al voor 19u gestopt. Op die manier kan iedere bewoner aansluiten.

Intrek wooneenheid voorbereiden

Vanaf de dag waarop je huurovereenkomst start kan je over je wooneenheid beschikken: je zal je check-in moment kunnen vastleggen via een doodle. Vroeger de wooneenheid betreden is helaas niet mogelijk.

Naast de officiële bezoekdagen worden er geen verdere bezoeken georganiseerd en geniet de huidige bewoner van de nodige rust en stilte in de examenperiode. Ben je benieuwd naar foto's, dan raden we je aan om je alvast op de sociale media-kanalen van jouw home te abonneren.

Elke kamer is door de jaren heen nét iets anders dan een andere kamer. We kunnen je daarom - helaas - vooraf geen specifieke afmetingen van de kamer en het meubilair doorgeven. Deze zal je dus pas kunnen opmeten op de dag van je check-in. Je kan wel reeds het algemene inventarisformulier van jouw kamer doornemen.

Gedeelde keukens

Elke gedeelde keuken is voorzien van een gedeelde koelkast met diepvriesvak, minstens 1 microgolfoven en verschillende kookplaten. In de gedeelde koelkast pak je jouw etenswaren best goed in en geef je ook je kamernummer te kennen.

Ook beschik je over een keukenkastje, waar je jouw keukenspullen kan opbergen en die je desgewenst kan afsluiten met een eigen slot. Is jouw kastje niet op de ideale hoogte, maak dan afspraken met je buren.

Andere (eigen) keukentoestellen dien je ook in de keuken te gebruiken: in de kamers (plus), studio's en gangen zelf mag je geen kook-, grill-, frituur- (dus ook geen airfryer) of verwarmingstoestellen gebruiken met uitzondering van een waterkoker, koffiezet en microgolfoven. Opgelet: het is ten strengste verboden om te frituren in de homes, ongeacht waar!

Blijf op de hoogte na je check-in

Doorheen het jaar zullen geplande werken, controles en belangrijke mededelingen via mail en onze in onze Facebookgroepen worden gecommuniceerd. Word dus zeker lid van de groep van jouw home.

Tip: ook de homeraad van jouw home heeft een eigen facebook-groep voor informele vragen onder bewoners.

Internet

Bij/na je definitieve inschrijving aan de UGent krijg je een officiële account, volgens art. 22 van het Onderwijs- en examenreglement. Met deze account zal je het internationale onderwijsnetwerk eduroam in de homes kunnen gebruiken.

Dit netwerk zal je vinden op de 5 GHz-frequentie, maar ook de verouderde 2.4 GHz-verbinding is beschikbaar (alhoewel niet ondersteund door de helpdesk). Bovendien is er is ook een (per definitie) snellere UTP-verbinding mogelijk. 

Bij jouw check-in krijg je van ons meer informatie rond het gebruik van het internet. 

Betaling van de huurfactuur en waarborg

De huurfactuur wordt elke maand via e-mail verzonden naar jouw UGent e-mailadres. Je kan in Oasis eigenhandig een extra e-mailadres toevoegen indien bijvoorbeeld ook jouw ouders de factuur rechtstreeks wensen te ontvangen. Je betaalt d.m.v. een overschrijving met vermelding van de maandelijkse referentie, of via de handige betaalknop in de e-mail. Deze betaalknop is 1 maand geldig, dus stuur deze zeker door indien je niet zelf de huur betaalt.

Je ontvangt de factuur voor de daaropvolgende maand steeds op het einde van elke maand via e-mail.
Je krijgt je eerste factuur dus, voor de eerste dagen huur in september en de aanrekening van de waarborg, normaal gezien eind september.

Wanneer betaal ik de waarborg?

De waarborg van 160 of 370 euro, voor respectievelijk kamers/studio's en flats, wordt gefactureerd bij de 1e factuur. Het bedrag kan aangewend worden voor het dekken van alle verplichtingen van de huurder. 

Opgelet: er is geen waarborg voor kamers plus, dus in homes Groningen, Uppsala, Göttingen en Canterbury. Schade vastgesteld bij vertrek, die niet op het inventarisformulier werd vermeld bij de check-in, zal worden aangerekend via factuur.

Wens je je betalingen te checken?

Dit kan heel eenvoudig. In Oasis, onder de rubriek 'financieel', vind je, in de linkerkolom, een 'stand van zaken' van al je facturen.

Wens je je betalingen te laten domiciliëren?

We werken aan enkele technische problemen om dit (opnieuw) mogelijk te maken. We zullen je hierover berichten via e-mail van zodra dit mogelijk is.
Je kan dan zelf een automatische bankopdracht instellen via een SEPA-formulier van Twikey. Deze “bankdomiciliëring” is een handig instrument waar je vrijblijvend op zal kunnen intekenen. 

Meer info hierover krijg je nog via een afzonderlijke e-mail, verstuurd van "Twikey" met ons facturatie-adres.
Wij werken samen met dit bedrijf, dus de mail en de inhoud van de online toepassing zijn 100% betrouwbaar.

Koelkastje op kot?

Naast een waterkoker, koffiezet en microgolfoven (zonder grill) is er op de kamer ook één koelkast van max. formaat ‘tafelmodel’ toegestaan. Er is een minimale vereiste qua energiezuinigheid: de koelkast moet dit jaar minstens een F-label hebben (het vroegere A+). Deze minimum-vereiste wordt echter binnenkort opgetrokken tot E-label.

Als je wil, kan je een dergelijk toestel via de UGent aan een voordelige prijs aankopen. Details over de levering, en eventuele wijzigingen, worden telefonisch afgesproken met de leverancier, net voor de levering.

Meer informatie over de koelkastjes

Nog een prangende vraag?

Deze kan je gerust stellen op een algemeen Q&A-moment (voor alle vragen rond huisvesting, niet uitsluitend voor de check-in).

  • Live Q&A chat, doorheen het academiejaar, elke donderdag via TEAMS (geen installatie nodig), en dit telkens om 12 uur
  • Donderdag, 12u00  

Afdeling Huisvesting kijkt er naar uit om je binnenkort te verwelkomen we en wensen je alvast een vlotte start van het academiejaar.

Activiteiten homeraden

De studenten van het Home Konvent en de afzonderlijke homeraden organiseren elk jaar activiteiten voor de medebewoners. Zij zijn in de homes aanwezig op zaterdag 21.09: als je vragen hebt, aarzel niet om ze aan hen te stellen.

Annuleren of verbreken van de huurovereenkomst

Indien je de wooneenheid NIET zal betrekken en je je huurovereenkomst voor volgend academiejaar dus alsnog wenst te annuleren of verbreken, lees dan zeker even het luik wooneenheid aanvragen en beheren.