No show beleid - Doctoral School

Registratie

Omdat de Doctoral School cursussen veel gevraagd en duur zijn, is het van het grootste belang dat je je enkel inschrijft als je zeker weet dat je de workshop van begin tot eind kunt bijwonen. Gelieve er rekening mee te houden dat het niet mogelijk is van groep te veranderen voor één of meer sessies.

Als je je inschrijft voor een cursus of een evenement dat door de Doctoral School wordt georganiseerd, ga je akkoord met het annulerings- en no-showbeleid zoals hieronder uiteengezet.

Annulering

Mocht je jouw inschrijving willen annuleren, dan gelden de volgende regels:

Het is mogelijk om kosteloos te annuleren tot 5 werkdagen voor aanvang van de cursus. Alle annuleringen dienen gestuurd te worden naar doctoralschools@ugent.be.
Annuleer je niet 5 werkdagen voor aanvang van de cursus, dan wordt jouw promotor of vakgroep een no-show fee van 100 euro per cursus per dag aangerekend. In het geval van bijvoorbeeld een 2-daagse cursus bedraagt de no show fee 200 euro, voor een 3-daagse cursus wordt u 300 euro aangerekend, voor een cursus bestaande uit drie dagdelen 150 euro etc. Voor de cursussen "gevorderd academisch Engels schrijven" en "conferentievaardigheden" wordt 300 euro per cursus in rekening gebracht.
De no show fee wordt niet in rekening gebracht als je (een deel van) een cursus annuleert of niet bijwoont wegens ziekte (met doktersattest) of een andere geldige reden.
Het no-showtarief wordt niet in rekening gebracht als je zelf een collega-doctoraatsstudent vindt die je voor de hele cursus vervangt. Je dient de Doctoral School Office (doctoralschools@ugent.be) van deze vervanging op de hoogte te brengen.
Het no show tarief wordt enkel aangerekend indien je een volledige cursus mist zonder geldige reden. Het tarief wordt niet in rekening gebracht als je zonder geldige reden een deel van een cursus mist. Dit kan echter leiden tot een onvoldoende voor de cursus, met name als volledige deelname vereist is. Het is niet toegestaan om voor één of meer sessies van groep te veranderen.

Aanwezigheid

Opdagen betekent niet noodzakelijk dat je geslaagd bent voor de cursus. Voor de meeste cursussen is volledige deelname vereist; bij wijze van uitzondering gelden andere evaluatiecriteria.

Als je verplicht bent alle sessies van een workshop bij te wonen, kan je de cursus niet in het curriculum van de doctoraatsopleiding opnemen als je zonder geldige reden een of meer sessies mist. Voor sommige cursussen, bv. academisch Engels, kunnen specifieke evaluatiecriteria gelden.

Je vindt de evaluatiecriteria op de webpagina van de cursus.

Geldige redenen voor een te late annulering of voor het missen van (een sessie van) een cursus

Ziekte, gestaafd met een doktersattest
Omstandigheidsverlof (kort verzuim) met een attest

Om no-showkosten te vermijden, dienen de relevante documenten binnen 5 werkdagen na aanvang van de cursus in het bezit te zijn van het Doctoral School Office.

Stuur jouw documenten naar doctoralschools@ugent.be of naar Doctoral School Office, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent