Checklist voor vertrek

☑ Is je uitwisseling geregistreerd in Oasis?

Een uitwisselingsaanvraag indienen is verplicht als je naar het buitenland wil in het kader van je opleiding aan de UGent. Doorloop de aanvraagprocedure. 

☑ Heb je een beurs aangevraagd?

Check welke beurs bij jouw uitwisseling past en vraag deze tijdig aan. Elke beurs heeft eigen voorwaarden en deadlines. 

☑ Heeft de UGent je uitwisseling goedgekeurd?

Het goedkeuringsproces verloopt in twee stappen:

1. Facultaire goedkeuring: Je faculteit selecteert je uitwisselingsaanvraag
2. UGent-goedkeuring: Het Team Internationale Mobiliteit geeft finale goedkeuring

Daarna volgt je nominatie bij de gastinstelling. Afhankelijk van het type akkoord wordt dit gedaan door het Team Internationale Mobiliteit of door je faculteit.

☑ Is je Learning Agreement ingevuld en ondertekend door alle partijen?

Het Learning Agreement is het officiële document waarin je activiteiten in het buitenland staan beschreven die erkend worden in je curriculum aan de UGent. Er zijn verschillende versies. Breng je Learning Agreement in orde. 

☑ Ben je aanvaard door de gastinstelling?

Volg de aanmeldingsprocedure van je gastinstelling (meestal via een Application Form). Je bent pas definitief toegelaten na hun goedkeuring. Let op: sommige instellingen hebben vroegere deadlines dan UGent. Check steeds hun website. Neem contact op met Team Internationale Mobiliteit als je nog niets hebt gehoord tegen 20 juni. 

Soms vraagt je gastinstelling een bewijs van selectie, bijvoorbeeld bij je applicatie of aanvraag voor housing. Je vindt dit attest onder 'Mijn Attesten' in OASIS, onder de naam 'Uitgaande Uitwisseling'. Je kan het zowel in het Nederlands als in het Engels afdrukken.

☑ Heb je de veiligheidssituatie bekeken en een positief reisadvies gekregen?

De UGent monitort de situatie ter plaatse en geeft je toestemming om al dan niet te vertrekken. Bekijk ook het reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken voor actuele informatie over de veiligheidssituatie in je bestemming. Registreer je verblijf ook op Travellers Online - zo kan de overheid je informeren en ondersteunen bij een crisis. 

Extra stap voor risicobestemmingen
De UGent ontfermt zich over de veiligheid van alle studenten. Lees meer over het reisbeleid. Als je naar een risicogebied reist, moet je een reisrisicoformulier invullen voor je definitieve goedkeuring krijgt. Je ontvangt de nodige info via je facultaire medewerker internationalisering.  

☑ Heb je de paspoort- of visumvereisten voor je bestemming nagekeken?

Of je specifieke reisdocumenten nodig hebt, hangt af van je bestemming. Voor heel wat landen volstaat je Belgische identiteitskaart. Voor sommige landen is een bijkomend paspoort, visum of elektronische inreistoestemming vereist. Begin hier tijdig aan. Lees meer over reisdocumenten.

Ga nooit met een toeristenvisum op uitwisseling! 

☑ Zijn je geldzaken in orde?

Ga na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. Maak ook sowieso een financieel plan. Lees meer over geldzaken op uitwisseling. 

☑ Heb je je vervoer en accommodatie geboekt?

Een verblijfplaats zoeken en vervoer regelen is je eigen verantwoordelijkheid. Lees meer over een kot in het buitenland.

Je wordt beloond voor duurzaam te reizen naar bestemmingen in de Erasmuszone. Lees meer over Green Travel.

☑ Heb je de nodige verzekeringen geregeld?

Als UGent-student ben je automatisch via de UGent verzekerd voor verschillende risico’s. Druk zeker het verzekeringsattest af als bewijs van deze dekking. Hou er rekening mee dat de UGent-verzekeringen beperkingen hebben. Ga daarom ook na welke aanvullende dekking je ziekenfonds in het buitenland biedt, of je gastinstelling extra verzekeringen vereist, en of een bijkomende reisverzekering nodig is. Lees meer over verzekeringen op uitwisseling.

☑ Heb je alle nodige medische voorzorgsmaatregelen genomen?

Een goede medische voorbereiding is essentieel, zeker voor bestemmingen buiten Europa. Controleer welke inentingen vereist of aanbevolen zijn voor je bestemming, en raadpleeg op tijd je huisarts of een reiskliniek. Heb je een chronische aandoening of neem je regelmatig medicatie? Zorg dan voor een voldoende voorraad en de nodige attesten. Vergeet ook een reisapotheek niet samen te stellen. Lees meer over gezondheid op uitwisseling.  

☑ Heb je je talig en intercultureel voorbereid?

Een (basis)kennis van de plaatselijke taal zorgt voor een eenvoudigere communicatie. In het buitenland krijg je onvermijdelijk te maken met cultuurverschillen, wat soms even wennen kan zijn. Met een goede voorbereiding haal je meer uit je uitwisseling. Lees meer over taalcursussen en interculturele voorbereiding aan de UGent.

Voor studenten met een VLIR-UOS-beurs is de interculturele voorbereiding (via de UGent of UCOS) verplicht. Voor alle andere studenten is ze sterk aangeraden - ook als je binnen Europa blijft.

☑ Heb je je beurscontract ondertekend?

Kreeg je een beurs? Keur dan je beurscontract elektronisch goed nadat je je opnieuw hebt ingeschreven aan UGent. Je vindt het contract onder de documenten van je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Heb je herexamens, dan moet je wachten tot na de bekendmaking van je resultaten voor je je kan herinschrijven en het beurscontract kan ondertekenen.