Doctoral School

Informatie voor promotoren

Call for initiatives

De Doctoral School roept ZAP-leden en postdoctorale onderzoekers op om cursusfinancieringsaanvragen in te dienen voor cursussen die tegemoetkomen aan de bestaande trainingsnoden bij jonge onderzoekers.

De Doctoral School voorziet financiering voor vier verschillende formats:

(1) Verdiepende cursussen als deel van de Doctoraatsopleiding: cf. Oproep: Verdiepende cursussen + aanvraagformulier (wederkerende deadlines: 15 februari, 31 mei, 15 oktober)

(2) Multi- or Interdisciplinaire Seasonal Schools: cf. Oproep: seasonal schools  + aanvraagformulier (wederkerende deadlines: 15 februari, 15 oktober)

(3) ‘Meet the Expert’ activiteiten : cf. Oproep: ‘Meet the Expert' activiteiten (rollende deadline: indienen ten laatste 1 maand voor de start van de geplande activiteit)

Het "Meet the Jury" format is opgegaan in het "Meet the Expert" format—examencommissieleden zijn per definitie experten. Deze wijziging heeft geen impact op aanvragen die op 2/4/2025 al waren ingediend of goedgekeurd.

Cursusfinancieringsregels

 

Specialist course/Transferable skill seminar

Seasonal school

Min. contact uren

15 voor een specialist course, 6 voor een transferable skill

20

Max. financiering[1]

€6000

€20000 (+€3000 voor een outreach event)

Algemene criteria

  1. Initiatieven dienen:

    • verband te houden met lopend doctoraatsonderzoek en een redelijk aantal UGent doctorandi aan te spreken
    • internationale experten uit te nodigen waar relevant en mogelijk
    • gratis zijn voor doctorandi van Vlaamse kennisinstellingen
    • opgesteld te worden in samenwerking met doctorandi waar mogelijk, of in de eerste plaats door doctorandi met ondersteuning van senior onderzoekers

Financieringsrichtlijnen

Als richtlijn geldt dat de totale financiering niet meer zou mogen bedragen dan 600 euro per UGent doctoraatsstudent.

De financiering kan worden gebruikt om het volgende te dekken:

  • Koffiepauzes en broodjeslunches tijdens de cursus (max. €15 per persoon per dag. Dit is geen forfaitair bedrag, we kunnen enkel reëel gemaakte kosten terugbetalen)
  • Huur van leslokalen of andere locaties (beperkt tot de tarieven in het relevante UGent-reglement); vervoerskosten voor excursies; essentieel cursusmateriaal
  • In de regel wordt aan lesgevers een forfaitair bedrag van € 100/uur betaald.[2] Mits inhoudelijke motivatie kan dit worden verhoogd tot € 200/uur voor internationale experten.
  • De reiskosten voor lesgevers worden enkel aan "economy" tarieven gefinancierd. Reiskosten dienen in verhouding te staan tot het niveau van deelname aan de cursus
  • De verblijfskosten van lesgevers mogen niet meer dan 150 euro per nacht bedragen en kunnen maximaal de duur van de cursus + één nacht dekken.
  • We vragen om de kosten te prefinancieren op een UGent (E/01) budget, en ze op het einde gebundeld terug te vorderen. De terugbetaling gebeurt enkel op basis van voorgelegde facturen en betalingsbewijzen van reëel gemaakte kosten, en enkel voor de in de begroting voorziene posten. Merk op dat we kosten die geprefinancierd werden door externe organisaties zoals vzw's niet kunnen terugbetalen, enkel kosten die op een UGent-budget geprefinancierd werden.

Financieringsrestricties

Financiering kan niet worden gebruikt ter dekking van:

  • Diners, uitgebreidere lunches, recepties

Prioriteitsrichtlijnen

Interdisciplinaire of interuniversitaire initiatieven (vooral met andere Vlaamse universiteiten) met actieve deelname van de partnerinstelling

Aanvraagformulieren

Specialist course formulier / Transferable skills formulier

Seasonal school application formulier

[1] In uitzonderlijke omstandigheden kan er financiering toegekend worden die hoger ligt dan de in deze tabel genoemde maximumbedragen. Als u van plan bent een voorstel in te dienen waarin om meer financiering dan het maximumbedrag wordt gevraagd, bespreek dit dan met de Doctoral School voordat u uw voorstel indient en zorg ervoor dat uw voorstel een inhoudelijke motivatie bevat waarom de cursus in aanmerking zou moeten komen voor extra financiering.

[2] Docenten van Vlaamse universiteiten worden geacht les te geven als onderdeel van hun aanstelling en het verdient daarom de voorkeur dat zij niet worden betaald om PhD-cursussen te geven; eventuele betalingen kunnen worden toegekend aan individuele projectfondsen die zij beheren of aan hun onderzoeksgroep.

Meet the Expert

Min. contacturen

1,5 uur

Max. financiering

€1.200

Financieringsregels

Meet the Expert financiering kan enkel gebruikt worden voor

  • Accommodatiekosten voor sprekers (max. €150/nacht voor max. de duur van het evenement + 1 nacht, enkel voor internationale sprekers)
  • Reiskosten voor sprekers (enkel economy). Volg, waar mogelijk, de richtlijnen duurzaam reisbeleid van de Universiteit Gent

Application form

Meet the Expert

Nuttige informatie