Mijn rol als administratief verantwoordelijk promotor

  • Als promotor ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning, opvolging en beoordeling van de doctoraatsstudent doorheen de gehele studie- en onderzoeksperiode. Mogelijke afspraken voor een goede samenwerking vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren.
  • Je maakt deel uit van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) is samen met de doctoraatsstudent verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van het opleidingspakket in het kader van de doctoraatsopleiding. Je houdt daarbij rekening met de eventuele bepalingen met betrekking tot de verplichte doctoraatsopleiding. Als lid van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) ben je ook lid van de beoordelingscommissie die een advies uitspreekt over de volledigheid van het curriculum van de doctoraatsopleiding en het verworven hebben van alle onderdelen ervan, met uitzondering van de verdediging van het proefschrift.
  • De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) brengt jaarlijks een advies uit over de vorderingen in het onderzoek en de doctoraatsopleiding op basis van het voortgangsrapport van de doctoraatsstudent. Als administratief verantwoordelijk promotor verzamel je de opmerkingen en suggesties van de andere leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en verwerk je deze in een globaal advies dat je via Oasis aan de Doctoral School van de doctoraatsstudent bezorgt. In het advies dient uitdrukkelijk te worden vermeld of het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt binnen een redelijke termijn. De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) draagt er zorg voor dat het advies het onderwerp uitmaakt van een gesprek met de doctoraatsstudent, waarin eventuele bijkomende argumenten van de doctoraatsstudent worden gehoord. De Doctoral School bezorgt het advies van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC)  aan de doctoraatsstudent.  
    • Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een gunstig (positief) advies uit over het voortgangsrapport. Het gunstig advies gaat gepaard met een toelating tot herinschrijving voor het komende academiejaar en kan ook gepaard gaan met aanbevelingen of vereisten.
    • Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek onvoldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig (negatief) advies uit over het voortgangsrapport. Je motiveert dit ongunstig advies in een verslag waaruit blijkt dat de doctoraatsstudent werd gehoord en voldoende mogelijkheden heeft gekregen om voortgang te boeken in het onderzoek. Het is vervolgens de decaan die – na consultatie van de Bijzondere Commissie Doctoraten – beslist of de doctoraatsstudent zich wel of niet kan herinschrijven.
    • Als een promotor bij de beoordeling van het voortgangsrapport aangeeft niet langer voor de begeleiding van het doctoraat te willen instaan terwijl de overige leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordelen dat het onderzoek binnen een redelijke termijn voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig advies uit over het voortgangsrapport waaruit wel blijkt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt. Op voordracht van de Bijzondere Commissie Doctoraten stelt de faculteitsraad dan een nieuwe promotor aan.
  • De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) geeft een advies over het neerleggen van het proefschrift bij de faculteitsraad. Vraag aan de leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) om hun advies aan jou én via fsa.lw@ugent.be ook aan de facultaire studentenadministratie (FSA) over te maken.
  • Als het proefschrift klaar is voor de neerlegging, stuur je ten laatste 10 kalenderdagen voor de faculteitsraad waarop het proefschrift wordt neergelegd, een mail via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) met daarin als bijlage het ingevulde formulier neerleggen doctoraat. De faculteit werkt met een lijst van vaste voorzitters van de doctoraatsexamencommissie.
  • Samen met je doctoraatstudent en in samenspraak met de voorzitter en de leden van de examencommissie stel je de datum voor de eerste beoordeling voor. Je houdt daarbij rekening met de beschikbaarheid van alle betrokkenen en met de vereiste dat de experten in de examencommissie (de zgn. ‘leescommissie’) hun schriftelijk verslag minstens zeven werkdagen voor de eerste zitting via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) moeten kunnen bezorgen.
  • Samen met de doctoraatsstudent sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging.
  • Je maakt geen deel uit van de stemgerechtigde leden van de examencommissie. De faculteitsraad kan je echter de toestemming geven om op te treden als niet-stemgerechtigd lid van de examencommissie. In dit geval kan je ook de deliberaties naar aanleiding van de eerste beoordeling en de openbare verdediging als waarnemer bijwonen.
  • Laudatio. Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging kan één van de promotoren een laudatio uitspreken over de doctoraatsstudent en zijn/haar proefschrift.
  • Doctoraatstoelage. Vergeet achteraf je doctoraatstoelage niet aan te vragen.
    Als een doctoraat met succes wordt afgelegd, kan de administratief verantwoordelijke promotor een doctoraatstoelage aanvragen. Met deze financiële bonus erkent de universiteit het belang van afgelegde doctoraten voor het wetenschappelijk onderzoek. De aanvraag gebeurt best zo snel mogelijk en ten laatste twee jaar na de succesvolle verdediging van het doctoraat. Desgewenst kan het bedrag van de toelage worden verdeeld over de verschillende promotoren die tot het ZAP behoren. Meer info.