Kwaliteitskader doctoreren

Tien bouwstenen voor kwaliteit

Het kwaliteitskader voor doctoreren van de Universiteit Gent staat garant voor de kwaliteitsbewaking van de instroom, het proces en het eindproduct van doctoreren. Het is een leidraad bestaande uit tien bouwstenen, goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 8 mei 2015, die een basis blijven voor planning, actie, evaluatie en verbetering van het volledige doctoraatsproces:

Aan de instroomkant bewaakt de faculteit de toelating tot het doctoraat aan de UGent. Daarvoor onderzoekt ze of de kandidaat voldoet aan de diplomavoorwaarden en beschikt over de nodige taalvaardigheid, wetenschappelijke basiskennis en persoonlijke competenties voor wetenschappelijk onderzoek. Ze onderzoekt eveneens of de voorgestelde promotor over de nodige expertise en tijd beschikt om de begeleiding op zich te nemen.
De (hoofd)promotor neemt de leiding in de begeleiding van het doctoraatsonderzoek en wordt daarbij door anderen ondersteund – hetzij via een doctoraatsbegeleidingscommissie, hetzij via copromotoren, hetzij via andere medebegeleiders.
De doctoraatsstudent ontwikkelt zich tot zelfstandig onderzoeker en verwerft daarvoor de vereiste wetenschappelijke expertise en de competenties overeenstemmend met het niveau van het doctoraat.
Het regulerend kader voor doctoreren ligt vast in het Onderwijs- en Examenreglement. Het charter voor doctorandi expliciteert de taken en verwachtingen van de betrokkenen in het doctoraatsproces en legt de basis voor een kwaliteitsvolle relatie promotor-doctoraatsstudent aan de UGent. In het geval van conflict vindt de doctoraatsstudent gehoor bij de ombudspersoon en beschikt de faculteit over de nodige procedures om in te grijpen.
Doctorandi krijgen in de UGent de nodige tools en leidraden om bredere competenties te ontwikkelen overeenstemmend met het niveau van doctoraatsonderzoek. Van hen wordt eveneens verwacht dat ze hun talenten maximaal weten te ontplooien. Ze krijgen daarvoor de nodige ondersteuning in hun onderzoekscontext.
Doctoraatsstudenten krijgen een degelijke omkadering ongeacht hun nationaliteit, statuut of financieringssituatie. Ze hebben toegang tot essentiële informatie, financiering, opleiding en infrastructuur, alsook tot de sociale netwerken binnen de onderzoeksomgeving. Deze omkadering ondersteunt hun ontwikkelingsproces en bereidt voor op diverse carrièrepaden.
De administratieve processen die de rekrutering, de selectie, het onthaal, de voortgang en het afstuderen van doctoraatsstudenten regelen, vragen een blijvende inspanning om de doeltreffendheid ervan te verbeteren. Dit gebeurt onder meer door ze zo veel mogelijk te automatiseren.
De Doctoral Schools ondersteunen het volledige doctoraatsproces inzake kwaliteitsbewaking, het aanbieden van opleidingen en de voorbereiding op de niet-academische arbeidsmarkt. Ze doen dit onder meer via informatieverstrekking, het aanbieden van cursussen, het beheer van de administratieve workflows in de doctoraatsopleiding, de coördinatie van Doctoral Schools Raden, het uitbouwen van regionale en internationale netwerken en samenwerkingen, interne beleidsanalyses, etc.
Het doctoraatsproefschrift dient als bewijs voor de ontwikkeling van de doctoraatsstudent tot zelfstandig onderzoeker. De kwaliteit ervan wordt eerst en vooral gegarandeerd door een goed begeleidingsproces, en door de verschillende stappen voorzien bij het neerleggen van het proefschrift.
Een onafhankelijke beoordeling van de prestaties van de doctoraatsstudent wordt gegarandeerd door een gemotiveerde samenstelling van de examencommissie, die bestaat uit externen en andere leden wier expertise aansluit bij het geleverde onderzoek. Wanneer de kwaliteit onvoldoende wordt bevonden, kan de examencommissie beslissen om de doctorstitel niet toe te kennen, of om het proefschrift, na herwerking door de doctoraatsstudent, opnieuw te beoordelen.

Kwaliteitskader: waarvoor eigenlijk?

De UGent wil het kwaliteitskader voor doctoreren prioritair als ondersteunend element inzetten. Voor de gevallen waarin de kwaliteit onder druk staat, wil de UGent ook over de juiste instrumenten beschikken om dit tijdig te detecteren en remediëren.

Tegelijkertijd speelt dit kwaliteitskader ook een belangrijke rol in de verantwoording (accountability) van de opleiding tot doctor tegenover alle betrokken stakeholders (doctorandi, promotoren, toekomstige werkgevers, financiers). De kwaliteitscontrole binnen de derde cyclus valt immers volledig onder de interne verantwoordelijkheid van de instelling en wordt momenteel niet (of slechts beperkt) opgenomen in externe evaluaties zoals de instellingsreview, een accreditatieproces, onderwijs- of onderzoeksvisitaties.

Interne kwaliteitsprocessen die binnen het UGent-kwaliteitszorgsysteem voornamelijk op de eerste en tweede cyclus van toepassing zijn (b.v. monitoring tools, het delen van good practices, interne evaluatieprocessen, competentiemodellen) kunnen perfect worden ingezet in de derde cyclus, mits de nodige modificaties worden aangebracht die tegemoet komen aan de eigenheid van en diversiteit binnen dit opleidingsniveau.

Het kwaliteitskader situeert de betrokkenheid bij de kwaliteitszorg voor het doctoraat zowel bij de onderzoeksgemeenschap zelf (promotoren en doctorandi), op het managementniveau (bestuurs- en adviesorganen, Doctoral Schools en faculteiten) als bij de administratie (Doctoral Schools Ondersteuningscel).

Naar een sluitend kader in elf acties

In 2015 werd een eerste reeks initiatieven geformuleerd die de realisatie van de tien bouwstenen bewerkstelligen.

De Doctoral Schools werden aangeduid om de principes van dit kwaliteitskader voor doctoreren tot uitvoering te brengen, om de doeltreffendheid van de uitgevoerde acties te evalueren en om op geregelde tijdstippen te monitoren of de bestaande acties, processen en verantwoordelijke organen dienen te worden verfijnd of bijgestuurd.

Waar nodig en wanneer wenselijk zullen in overleg met alle betrokkenen nieuwe acties worden gedefinieerd. Zo blijft dit kwaliteitskader een dynamische en levende onderneming.

Actie 1: optimalisatie van aanwerving en onthaal van onderzoekers

Binnen de HR Strategie voor Onderzoekers zijn reeds actiepunten opgenomen rond optimalisatie van de aanwerving en het onthaal van onderzoekers – in het bijzonder van buitenlandse onderzoekers – vanuit de directie Personeel en Organisatie en de Doctoral Schools (zie acties nrs 1 en 5).

Met het oog op de implementatie van het kwaliteitskader voor doctoreren wordt voorgesteld om de aangeduide actieverantwoordelijken te versterken met een specifieke werkgroep waarin ook professoren en doctorandi zetelen. Zij kunnen deze HR-gerelateerde actiepunten rond rekrutering en onthaal van (internationale) onderzoekers de nodige slagkracht bieden en helpen om ze beter in te bedden in het UGent-internationaliseringsbeleid en in de algemene rekruteringsprocessen aan de UGent.

Actie 2: online toolbox voor kwaliteit in het doctoraatsproces

Een degelijk platform voor het uitwisselen van good practices, het uitbouwen van online tools en de promotie ervan via nieuwsbrieven en sociale media kan onderzoeksgroepen, vakgroepen en faculteiten extra ondersteunen bij de werving en selectie van doctorandi. Het is ook een uitgelezen methode om inspiratie te bieden aan doctorandi, promotoren, ombudspersonen, vakgroepvoorzitters en teamleiders om de onderzoekscultuur binnen de eigen omgeving te versterken.

Deze werkwijze van kennisdeling en lerende netwerken zal ook voor andere problemen, die verder worden gesignaleerd, de aangewezen methode zijn. Naar analogie met de UGent-webpagina “Onderwijstips” zal een webpagina met “Tips voor het doctoraatsproces” worden opgebouwd.

Verder zullen de faculteiten de expliciete opdracht krijgen om erover te waken dat doctorandi voor hun begeleiding kunnen rekenen op meer personen dan een enkele promotor (= VOLTOOID).

Actie 3: verdere integratie van de doctoraatsprocessen in OASIS

De UGent ziet opportuniteiten om via een verdere integratie van de doctoraatsprocessen in OASIS een administratieve vereenvoudiging te introduceren, o.a. door de automatisering van de inschrijvingsprocedure voor het doctoraat. De realisatie daarvan is afhankelijk van de (financiële) planning m.b.t. de vele andere automatiseringsplannen die aan het OASIS-team zijn toevertrouwd.

Actie 4: implementatie van het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren

De implementatie van het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren dat werd goedgekeurd aan de UGent (Bestuurscollege 26/5/2015) zal een belangrijke bijdrage leveren in het transparant maken van taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen van alle betrokkenen in het doctoraatsproces. (= VOLTOOID)

Actie 5: consolidatie van het opleidingsaanbod voor promotoren van een doctoraat

Het opleidingsaanbod voor promotoren van een doctoraat, met training inzake coaching, feedback geven, begeleiding e.d., zal verder worden geconsolideerd. Dit initiatief is ook gerelateerd aan acties 22 en 24 in de HR strategie voor Onderzoekers aan de UGent.

Actie 6: procedure bij onvoldoende voortgang

In het Onderwijs- en Examenreglement zal een procedure worden voorzien om bij conflictsituaties te kunnen optreden. De mogelijkheid tot weigering van de herinschrijving als doctoraatsstudent wordt opgenomen in het geval van onvoldoende voortgang van het onderzoek – ook na het volgen van een remediëringstraject. Ook de optie tot voortgang van het doctoraatsonderzoek met een andere promotor wordt in deze procedure voorzien. (= VOLTOOID)

Actie 7: evaluatie van begeleiding en opleiding

Via een nieuwe module in OASIS wil de UGent de kwaliteit van de doctoraatsopleiding en de begeleiding geanonimiseerd en geaggregeerd monitoren. Dit kan aan de hand van een jaarlijkse beknopte evaluatie en/of via een eindevaluatie bij de indiening van het doctoraatsproefschrift, vergelijkbaar met studentenevaluaties op BA en MA niveau.

Geaggregeerde resultaten op facultair niveau of disciplineniveau kunnen via de facultaire doctoraatscommissies, Doctoral School Raden of facultaire Commissies Wetenschappelijk Onderzoek worden besproken. Problemen die vanuit de jaarlijkse evaluaties worden gesignaleerd kunnen vanuit deze organen doelgericht worden aangepakt.

Actie 8: toegankelijke informatie en kennisdeling

De meest gepaste methode wordt uitgewerkt om de beschikbare informatie over doctoreren beter vindbaar en toegankelijk maken voor alle betrokkenen en aan alle doctoraatsstudenten bij hun onthaal de meest relevante informatie te bezorgen. Ook wordt onderzocht wat de meest ideale modaliteiten zijn om rapporteringen over de voortgang van doctoraten en performantiegegevens vlotter te kunnen doorgeven aan de faculteiten en beschikbare kennis te delen.

Actie 9: competentiemodel voor doctoraatsstudenten

Via een uitbreiding van het bestaande competentiemodel naar de doctoraatsopleiding kunnen de Doctoral Schools voortbouwen op de UGent-visie op het leerproces. Met een competentiemodel kunnen doctorandi hun opleidingsnoden beter definiëren en hun verwachtingen beter afstemmen met die van promotoren en toekomstige werkgevers. Bovendien kan een inbedding in de visie op talentontwikkeling het doctoraatstraject ook beter aansluiting geven bij de UGent-visie op de verdere persoonlijke ontwikkeling van onderzoekers. (= VOLTOOID)

Actie 10: aanpassing van het examenreglement

Via een aanpassing aan het examenreglement voor het doctoraat wordt bepaald dat een maximum aantal leden wordt opgelegd aan de examencommissie waarvan minimum twee externen zijn, en dat aan doctorandi een kopie van de leesverslagen wordt overgemaakt. Verder wordt vastgelegd dat de promotor(en) wel lid kunnen zijn van de examencommissie, maar dan zonder beoordelings- of beslissingsrecht. (= VOLTOOID)

Actie 11: Doctoral Schools als procesbewaker

De Doctoral Schools nemen de taak op zich om de principes van dit kwaliteitskader voor doctoreren tot uitvoering te brengen, om de doeltreffendheid van de uitgevoerde acties te evalueren en om op geregelde tijdstippen te monitoren of de bestaande acties, processen en verantwoordelijke organen dienen te worden verfijnd of bijgestuurd.

Waar nodig en wanneer wenselijk zullen in overleg met alle betrokkenen nieuwe acties worden gedefinieerd. Zo blijft dit kwaliteitskader een dynamische en levende onderneming.