Doctoraatsexamen

Algemeen

Na de indiening van je doctoraatsproefschrift beslist de faculteit of je wordt toegelaten tot het doctoraatsexamen. Dit bestaat uit twee delen:

  1. een eerste 'gesloten' beoordeling door de examencommissie, waarbij de doctoraatsstudent wordt gehoord
  2. de openbare verdediging

Sommige doctorandi kunnen pas tot het doctoraatsexamen worden toegelaten indien ze de doctoraatsopleiding met succes hebben afgerond.

Ben je correct ingeschreven?

Controleer via Oasis of je correct bent ingeschreven voor dit academiejaar.

Afronden van de doctoraatsopleiding

Voor het behalen van je getuigschrift van de doctoraatsopleiding, moet je 20 werkdagen voor het neerleggen van je doctoraatsproefschrift, bij de Doctoral School een finale controle van je curriculum vragen. De Doctoral School geeft vervolgens advies over je doctoraatsopleiding aan je faculteit.

Indienen van je doctoraatsproefschrift bij je faculteit

De timing en procedure voor het neerleggen van je proefschrift verschilt van faculteit tot faculteit; raadpleeg hiervoor de facultaire website.

Algemene procedure voor alle faculteiten:

  1. Je legt je proefschrift voor aan de faculteitsraad in het vereiste aantal exemplaren, samen met het advies van de doctoraatsbegeleidingscommissie of van de promotor. Dit advies bevat onder meer een clausule m.b.t. de status van valoriseerbare onderzoeksresultaten.
  2. De faculteitsraad onderzoekt of je proefschrift ontvankelijk is. Indien bij de start van je onderzoek een verplicht gedeelte van de doctoraatsopleiding werd opgelegd, dan onderzoekt de faculteitsraad of je dit tijdig en met succes hebt voltooid (op basis van het advies van de Doctoral School). Voldoe je aan alle formele voorwaarden, dan wordt een examencommissie aangesteld. Zij bestaat uit 5 tot 8 stemgerechtigde leden die de kennis en de competenties van de doctoraatsstudent toetsen. De promotor kan deelnemen aan deze examencommissie zonder stemrecht.
  3. Het examen zelf bestaat uit een gesloten zitting en een openbare verdediging.

    Eerste bijeenkomst examencommissie

    Een eerste, gesloten bespreking door de examencommissie is verplicht en vindt plaats tussen 30 en 90 dagen na indiening van je proefschrift. Ook jij als doctoraatsstudent wordt tijdens deze sessie gehoord. Deze commissie oordeelt over de kwaliteit van je proefschrift en beslist of je wordt toegelaten tot de openbare verdediging – eventueel na het aanbrengen van wijzigingen aan je proefschrift.

    Je krijgt voor deze eerste bijeenkomst een kopie van de leesverslagen van de leden van de examencommissie, en krijgt na deze bijeenkomst een kopie van het deliberatieverslag.

    Openbare verdediging

    Aankondiging van de verdediging

    Nadat je bent toegelaten tot de openbare verdediging, stuurt de Facultaire Studentenadministratie de aankondiging van de verdediging door naar de Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's, die deze publiceert op het portaal. Dit gebeurt gewoonlijk binnen de 60 dagen na de eerste bijeenkomst van de examencommissie.

    Studiegeld / factuur

    De Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's stuurt een e-mail naar je UGent emailadres met als bijlage de aanrekening voor de betaling van het studiegeld voor de verdediging.

    Opgelet: het doctoraatsdiploma (en eventueel getuigschrift van de doctoraatsopleiding) kan slechts afgeleverd worden na ontvangst van het studiegeld! Zorg er dus voor dat je studiegeld betaald is vóór de datum van je verdediging, ook al staat er op je factuur een latere uiterste betalingsdatum.

    Indien de vakgroep je studiegeld betaalt (interne betaling), dient de vakgroep een interne bestelbon op te maken in SAP en te mailen naar s.devis@ugent.be. Info voor de vakgroep: artikelnummer 3000033, vakgroepcode CA10, bedrag van het studiegeld voor het doctoraat (ook te vinden op je factuur). Het doctoraatsdiploma (en eventueel getuigschrift van de doctoraatsopleiding) kan afgeleverd worden na ontvangst van de bestelbon.

    Deliberatie

    De mondelinge verdediging vindt plaats in aanwezigheid van de examencommissie en het publiek. Dit gebeurt normaal gezien in het Nederlands of het Engels. Na afloop van de mondelinge verdediging, waarin je je onderzoek uiteenzet en vragen beantwoordt, beraadslaagt de examencommissie (deliberatie).

    Proclamatie

    Onmiddellijk na de deliberatie volgt de proclamatie. Ben je geslaagd, dan mag je de titel van 'doctor' voeren. Desgevallend proclameert de examencommissie je ook als geslaagd voor de doctoraatsopleiding.

    Diploma en getuigschrift

    De Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's zorgt voor de opmaak van het diploma en het eventuele getuigschrift van de doctoraatsopleiding.

    Meestal worden deze documenten meteen na de verdediging overhandigd. Indien dit niet het geval is, dien je de documenten op te halen bij de Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's. Indien je nog werkzaam bent aan de UGent, kun je vragen om je diploma/getuigschrift te laten verzenden met de aangetekende binnenpost. Het diploma en het getuigschrift kunnen ook via volmacht worden opgehaald.

    Diploma- en getuigschriftsupplement

    De Facultaire Studentenadministratie zorgt voor de opmaak van het diploma- en eventuele getuigschriftsupplement

    Meestal worden deze documenten enkel digitaal verstuurd na de openbare verdediging. Indien je een papieren versie wenst te ontvangen, kan je de documenten aanvragen en ophalen bij de Facultaire studentenadministratie.

    Elektronische versie aan universiteitsbibliotheek

    Vergeet ook niet een elektronische versie van je doctoraatsproefschrift te deponeren bij de universiteitsbibliotheek.

     Contact