Procedures voor de terugvordering van kosten

  1. Vraag erkenning aan door het online formulier in te vullen. Het totale aantal terugbetaalbare cursussen is beperkt tot drie gespecialiseerde cursussen en één vaardigheidstraining (alleen cluster Onderzoek & Valorisatie).
  2. Registreer u voor de cursus. Inschrijving blijft bij de organisatoren.
  3. Betaal het inschrijvingsgeld. Gebruik hiervoor bij voorkeur een E-kas (E/xxxxx/xx) van uw vakgroep of promotor, of uw persoonlijke bankrekening. De doctorandus (of zijn/haar promotor, afdeling of werkgever) is verantwoordelijk voor de vooruitbetaling van het cursusgeld en de daarmee verband houdende kosten.
  4. Vorder na afloop van de cursus het inschrijfgeld en de bijbehorende kosten (indien van toepassing) terug. De doctoraatsstudenten dienen de volgende documenten uiterlijk drie maanden na voltooiing van de cursus in te leveren:
  • A) PDF-bestand met de goedgekeurde erkenningsaanvraag
  • B) bewijs van succesvolle deelname
  • C) indien het inschrijvingsgeld betaald werd
    • door de promotor of vakgroep (enkel Universiteit Gent): SAP bewijs van betaling van een E-kas
    • door de promotor of vakgroep (enkel Universiteit Gent) van een budgetdat geen E-kas is: Stuur documenten A) en B) naar doctoralschools@UGent.be. Verdere instructies voor de terugbetaling volgen.
    • indien het inschrijvingsgeld werd betaald door de doctoraatsstudent:
      • originele bewijsstukken voor elk van de kosten (+ bankafschrift voor het inschrijvingsgeld)
      • ingevuld formulier 'reclamatie van kosten door externen'' (behalve voor doctorandi die in dienst zijn van de Universiteit Gent of een FWO- of IWT-beurs hebben of bij VIB werken)
    • door de werkgever (andere dan Universiteit Gent): gelieve doctoralschools@UGent.be te contacteren

De documenten dienen opgestuurd te worden naar het Doctoral Schools Kantoor, Dienst Onderzoek, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent, doctoralschools@UGent.be.

Voor alle vragen over de terugbetalingsprocedure, gelieve een e-mail te sturen naar doctoralschools@UGent.be.

BELANGRIJK: De documenten moeten uiterlijk drie maanden na de succesvolle voltooiing van de cursus naar de Dienst Coördinatie Doctoral Schools worden opgestuurd. Onvolledige dossiers worden niet aanvaard.