- Als lid van de examencommissie ben je verantwoordelijk voor de beoordeling van het proefschrift van de doctoraatsstudent. De examencommissie telt vijf tot acht stemgerechtigde leden en bestaat uit een voorzitter, drie tot zes experten die samen de zgn. ‘leescommissie’ vormen, en één vertegenwoordiger van de opleiding (jij) die ‘rapporteur’ wordt genoemd. Daarnaast kunnen de promotoren van het proefschrift de vergaderingen van de examencommissie bijwonen, echter zonder stemrecht. Als vertegenwoordiger van de opleiding neem je de rol van secretaris op. Van zodra de examencommissie door de faculteitsraad is vastgesteld, treden de voorzitter van de examencommissie en/of de facultaire studentenadministratie (FSA) als je contactpersoon op.
- Met uitzondering van de voorzitter stelt elk stemgerechtigd lid van de examencommissie voorafgaand aan het doctoraatsexamen een schriftelijke beoordeling van het proefschrift op. Als ’rapporteur’ maak je een veeleer korte globale beoordeling, in de taal waarin het doctoraatsexamen plaatsvindt, in principe dus het Engels of het Nederlands. Indien het proefschrift een andere taal tot voorwerp heeft, kan van deze bepaling worden afgeweken. Het is van belang dat alle betrokkenen bij het examen de gebruikte taal of talen begrijpen. Je kan je voor dit verslag baseren op de schriftelijke beoordelingen van de andere leden van de examencommissie zonder dat je zelf het volledige proefschrift dient te lezen. Je bezorgt het verslag minstens vijf werkdagen voor de eerste zitting via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA). De facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgt alle verslagen vooraf aan de doctoraatsstudent.
- Het doctoraatsexamen zelf bestaat uit twee zittingen die telkens worden gevolgd door een beraadslaging en een beoordeling: (1) de eerste beoordeling van het proefschrift door de examencommissie, en (2) de openbare verdediging van dit proefschrift. Voor een doctoraat op artikels zijn er enkele specifieke criteria.
- Als lid van de examencommissie woon je de twee zittingen van de examencommissie bij. In uitzonderlijke gevallen kan dit via videoconferentie. Wanneer je verhinderd bent om een zitting bij te wonen, meld je dit aan de voorzitter van de examencommissie.
- Tijdens de eerste zitting toetsen de leden van de examencommissie de kennis en de competenties van de doctoraatsstudent door middel van een gesprek. Er vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen de leden van de examencommissie en de doctoraatstudent. Aansluitend wordt er gedelibereerd op basis van (1) de schriftelijke beoordelingen en (2) het horen van de doctoraatsstudent. De leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid, onthoudingen niet meegerekend. Indien er na een tweede stembeurt een tweede keer staking van stemmen zou optreden, wordt conform het Onderwijs- en Examenreglement Doctoreren (OERD) van de UGent in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist. De deliberatie levert één van volgende uitspraken op:
- Toelating tot het tweede examengedeelte (openbare verdediging), eventueel na het aanbrengen van kleine correcties.
- Toelating tot het tweede examengedeelte na het aanbrengen van correcties in het proefschrift.
- Geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.
- De einduitslag van de deliberatie wordt gemotiveerd en samen met de aanwezigheidslijst door de secretaris opgenomen in een deliberatieverslag dat via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) wordt bezorgd. De facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgt dit verslag aan de doctoraatsstudent.
- De tweede zitting (openbare verdediging) vindt in principe plaats binnen de 60 kalenderdagen na de eerste zitting (de precieze datum wordt in overleg vastgelegd na de deliberatiebeslissing over het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen). Tijdens de tweede zitting, die één tot twee uren duurt, verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. De zitting start met een korte uiteenzetting door de doctoraatsstudent gedurende maximum 20 minuten, waarna de leden van de examencommissie elk één of meerdere vragen kunnen stellen. De zitting verloopt in het Nederlands of in het Engels, tenzij anders vastgelegd.
- De examencommissie delibereert onmiddellijk na de openbare verdediging in geheime zitting over het geheel van het examen. De leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend, over het wel of niet toekennen van de academische graad van doctor. Indien er na een tweede stembeurt een tweede keer staking van stemmen zou optreden, wordt in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist. De beslissing wordt gemotiveerd en samen met de aanwezigheidslijst door de secretaris opgenomen in een deliberatieverslag dat via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) wordt bezorgd. De facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgt dit verslag aan de doctoraatsstudent.
- De examenbeslissing wordt door de voorzitter onmiddellijk na de deliberatie publiek bekendgemaakt, aansluitend op de tweede zitting. Aan de UGent worden er in het kader van een doctoraat geen graden van verdienste toegekend of felicitaties geproclameerd. De doctoraatsstudent slaagt of slaagt niet. Bij een positieve beslissing kan één van de promotoren een laudatio uitspreken en ontvangt de doctoraatsstudent het diploma, een baret en een cadeautje van de faculteit.
