Neerlegging en beoordeling

Belangrijke data

  • Neerleggen van het doctoraat:
    10 kalenderdagen vóór de faculteitsraad waarop over de aanvaarding en de samenstelling van de examencommissie wordt beslist
  • Schriftelijke beoordelingen:
    min. 7 werkdagen vóór het eerste gedeelte van de verdediging sturen de experten in de examencommissie hun schriftelijke beoordeling naar de facultaire studentenadministratie (FSA), die deze verslagen min. 5 werkdagen vóór de eerste zitting aan de doctoraatsstudent bezorgt
  • Eerste gedeelte van de verdediging:
    min. 30 kalenderdagen en max. 90 kalenderdagen na de faculteitsraad (opgelet: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces)
  • Openbare verdediging:
    min. 5 kalenderdagen en in principe binnen de 60 kalenderdagen na het eerste gedeelte

Bijkomende publicatievoorwaarde

De faculteit hanteert de regel dat een proefschrift maar kan worden neergelegd op voorwaarde dat de doctoraatsstudent minstens één aanvaarde publicatie heeft, hetzij in een tijdschrift dat opgenomen is in het Web of Science of dat voldoet aan de VABB-voorwaarden, hetzij onder de vorm van een aanvaard hoofdstuk in een boek dat voldoet aan de VABB-voorwaarden. Deze publicatie moet bij de neerlegging van het proefschrift opgeladen zijn in Biblio (de academische bibliografie van de UGent).

  • Joint PhD. Bij een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd.
  • Eigen middelen. Doctoraatsstudenten die het schrijven van hun doctoraat exclusief met eigen middelen hebben gefinancierd en dit attesteren met een verklaring op eer van de promotor en van de betrokkene zelf, zijn vrijgesteld van de bijkomende publicatievoorwaarde.

Neerlegging

Alvorens het proefschrift kan worden beoordeeld, moet het officieel worden neergelegd op de faculteitsraad. De faculteitsraad beslist over de aanvaarding van de neerlegging en stelt dan een examencommissie samen, die je proefschrift zal beoordelen. De neerlegging wordt voorafgegaan door een advies van de leden van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en je moet voldoen aan de bijkomende publicatievoorwaarde.

Joint PhD. In het geval van een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd. Opgelet: ook wanneer de verdediging niet aan de UGent plaatsvindt, moet het proefschrift voor de aanvang van het doctoraatsexamen op de faculteitsraad Letteren en Wijsbegeerte worden neergelegd.

Eerste beoordeling

Met uitzondering van de voorzitter stelt elk stemgerechtigd lid van de examencommissie een schriftelijke beoordeling van het proefschrift op. De (drie, vier of vijf) leden die werden aangesteld omwille van hun bijzondere expertise met betrekking tot het proefschrift (de zgn. ‘leescommissie’), beoordelen het volledige proefschrift en besteden daarbij extra aandacht aan de hoofdstukken die aansluiten bij hun expertise. Ook de door de opleiding overige voorgedragen (één of twee) stemgerechtigde leden (de ‘rapporteurs’) brengen kort verslag uit, op basis van de expertenverslagen. Indien er twee stemgerechtigde leden werden voorgedragen door de opleiding, stellen zij een gezamenlijk verslag op.

Deze verschillende schriftelijke beoordelingen worden minstens zeven werkdagen vóór de bijeenkomst voor de eerste beoordeling door de examencommissie naar de facultaire studentenadministratie (FSA) gestuurd. De facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgt de schriftelijke beoordelingen van de leden van de examencommissie ten laatste vijf werkdagen vóór de bijeenkomst van de examencommissie aan de doctoraatsstudent en aan alle leden van de examencommissie. Indien één of meerdere verslagen niet tijdig worden overgemaakt, kan de doctoraatsstudent vragen om de bijeenkomst voor de eerste beoordeling uit te stellen.

De eerste beoordeling van het proefschrift vindt plaats ten minste 30 kalenderdagen en ten hoogste 90 kalenderdagen na de aanstelling van de examencommissie. Deze maximale termijnen worden geschorst door de recessen: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces.

De bijeenkomst van de examencommissie voor de eerste beoordeling van het proefschrift is niet openbaar. Tijdens deze bijeenkomst hoort de examencommissie de doctoraatsstudent over het proefschrift en beoordeelt zij het proefschrift en de waarde van het onderzoek. De bijeenkomst bestaat uit drie fases, waarbij de doctoraatsstudent enkel tijdens de tweede fase aanwezig is:

  • De leden van de examencommissie overlopen en bespreken de opgestelde verslagen.
  • De doctoraatsstudent wordt door de examencommissie gehoord. Dit gebeurt in het Nederlands of het Engels, tenzij anders vastgelegd door de faculteitsraad. Er vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen de leden van de examencommissie en de doctoraatsstudent.
  • De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren op basis van (1) de schriftelijke beoordelingen opgesteld door de stemgerechtigde leden en (2) het horen van de doctoraatsstudent.

De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Leden van de examencommissie dienen gedurende de ganse bijeenkomst minimaal telefonisch bereikbaar te zijn. De secretaris van de examencommissie schrijft een beknopt gemotiveerd verslag van de deliberatie. Na goedkeuring door de examencommissie wordt het deliberatieverslag aan de doctoraatsstudent en de promotoren bezorgd.

De deliberatie levert één van de volgende uitspraken op:

  • Toelating tot het tweede examengedeelte, waarna een datum voor de openbare verdediging wordt afgesproken. De examencommissie kan aan de doctoraatsstudent vragen om vooraf kleine correcties aan te brengen.
  • Toelating tot het tweede examengedeelte na het aanbrengen van correcties in het proefschrift. Deze moeten binnen een redelijke door de examencommissie opgelegde termijn kunnen worden uitgevoerd. Er wordt tegelijk een datum voor de openbare verdediging voorgesteld.
  • Geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.

In het tweede geval dient de doctoraatsstudent het proefschrift opnieuw in binnen de opgelegde termijn en voegt hij/zij een begeleidend toe waarin wordt geduid hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht). Indien aan de gevraagde correcties onvoldoende gevolg werd gegeven, kan de examencommissie vooralsnog beslissen om geen toelating te geven tot het tweede examengedeelte.

In het derde geval kan de doctoraatsstudent in overleg met zijn/haar promotor(en) beslissen om zijn/haar onderzoek verder te zetten en kan hij/zij een herwerkt proefschrift in een latere fase opnieuw neerleggen.

Openbare verdediging

In het tweede examengedeelte verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. De openbare verdediging duurt één tot twee uren. De zitting start met een korte uiteenzetting door de doctoraatsstudent, waarna de leden van de examencommissie elk één of meerdere vragen kunnen stellen. De zitting verloopt in het Nederlands of in het Engels, tenzij door de faculteitsraad anders vastgelegd.

De datum van deze openbare verdediging kan pas definitief worden vastgelegd na de deliberatiebeslissing over de eerste beoordeling door de examencommissie. De openbare verdediging vindt ten vroegste vijf kalenderdagen na deze deliberatiebeslissing plaats en in principe binnen de 60 kalenderdagen na deze beslissing. Van deze periode van 60 kalenderdagen kan worden afgeweken indien de doctoraatsstudent daarmee akkoord gaat. De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging kan één van de promotoren een laudatio uitspreken over de doctoraatsstudent en zijn/haar proefschrift.

Praktische organisatie

Eerste beoordeling

De promotor en de doctoraatsstudent staan in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling. Indien bepaalde leden van de examencommissie via videoconferentie aan de eerste beoordeling deelnemen, wordt dit aangeduid op het formulier 'neerlegging doctoraat' (waarmee het proefschrift wordt neergelegd op de faculteitsraad).

Openbare verdediging

De promotor en de doctoraatsstudent staan in voor de praktische organisatie van de openbare verdediging (vastleggen en opstellen zaal, eventuele aanvraag videoconferentie, catering, eventuele receptie achteraf, etc.).

Toga’s

Aan de faculteit Letteren en Wijsbegeerte is het gebruikelijk dat de leden van de examencommissie een toga dragen (indien zij daartoe gemachtigd zijn), maar dit is niet verplicht. Vaak wordt de keuze aan de doctoraatsstudent gelaten. Toga’s in de kleuren van de faculteit kunnen worden gereserveerd en afgehaald bij Bram Van der Biest (Blandijnberg, lokaal 100.015). De promotor neemt hiervoor het initiatief.

Baret

De baret voor de geslaagde doctoraatsstudent wordt door de facultaire studentenadministratie (FSA) aan de voorzitter van de examencommissie bezorgd.