Mijn rol als doctoraatsstudent

  • Je zorgt voor de gedegen uitvoering van je doctoraatsonderzoek, zodat het kan resulteren in een proefschrift.
  • Je schrijft je elk jaar (opnieuw) in als doctoraatsstudent, ook in het academiejaar waarin je je proefschrift neerlegt en desgevallend verdedigt. Je inschrijving kan worden geweigerd wanneer je een negatief advies krijgt over je jaarlijks voortgangsrapport of, in het geval van een gezamenlijk doctoraat, indien niet langer is voldaan aan de contractuele bepalingen van het gezamenlijk doctoraat. Enkel bij de eerste en de laatste inschrijving ben je inschrijvingsgeld verschuldigd.
  • Eenmaal ingeschreven kan je gebruik maken van het vormingsaanbod van de Doctoral Schools. In voorkomend geval bespreek je de inhoud van je opleidingspakket met je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC).
  • Een goede samenwerking met je promotor(en) is belangrijk. Mogelijke afspraken daarvoor vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren.
  • Je rapporteert regelmatig, op eigen initiatief of desgevraagd, over de vorderingen van het onderzoek aan de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en/of de promotor(en) en je legt jaarlijks (tussen 1 april en 30 juni) een voortgangsrapport voor aan je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) op basis waarvan je een advies krijgt over je doctorale werkzaamheden. Bij een gunstig (positief) advies word je uitgenodigd om je voor het volgend academiejaar opnieuw in te schrijven. Bij een ongunstig (negatief) advies kan je je niet of niet onmiddellijk herinschrijven en wordt eerst bijkomend overleg opgestart. Bij een eerste inschrijving voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding na 31 mei word je het eerste jaar vrijgesteld van dit voortgangsrapport en kan je je zonder bijkomende voorwaarden opnieuw inschrijven voor het komende academiejaar. Je eerste voortgangsrapport omvat minstens een werkplan voor je doctoraatsonderzoek.
  • Zorg ervoor dat je tijdig voldoet aan de bijkomende publicatievoorwaarde.
  • Als je proefschrift afgewerkt is en je je proefschrift wil neerleggen op de faculteitsraad, heb je een advies nodig van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Je promotor neemt hiervoor het initiatief.
  • Als je een getuigschrift van een succesvol afgelegde doctoraatsopleiding wil, werk je in Oasis je curriculum af door er het opleidingsonderdeel ‘doctoraatsverdediging’ (code: X000003) aan toe te voegen. Hierdoor weet de Doctoral School dat je je proefschrift neerlegt en kan zij nagaan of je in aanmerking komt voor het getuigschrift. Doe dit 20 werkdagen voor de vergadering van de faculteitsraad waarop je je proefschrift neerlegt.
  • Je legt je proefschrift neer op een faculteitsraad:
    • Ten laatste 10 kalenderdagen voor de faculteitsraad stuur je een mail via fsa.lw@ugent.be naar de facultaire studentenadministratie met daarin: (1) de datum van de faculteitsraad waarop je je proefschrift neerlegt, de titel van je proefschrift, de naam van de (administratief verantwoordelijk) promotor en het vakgebied van je doctoraat; (2) een lijst van je publicaties en lezingen (export uit Biblio, de academische bibliografie van de UGent). Wanneer je proefschrift is gebaseerd op artikels duid je in deze publicatielijst aan welke artikels zijn opgenomen in het proefschrift. Bemerk dat al je publicaties moeten zijn opgeladen in Biblio. Indien deze nog niet zichtbaar zijn, voeg je ook een printscreen uit Biblio toe waaruit blijkt dat je deze publicaties hebt opgeladen.
    • Je legt de laatste hand aan je proefschrift, voegt in je proefschrift een Nederlandstalige en Engelstalige samenvatting toe en laat het nodige aantal exemplaren van je proefschrift afdrukken. Het aantal exemplaren wordt je door de facultaire studentenadministratie (FSA) meegedeeld. Indien je wenst dat de facultaire studentenadministratie (FSA) het exemplaar voor de promotor(en) verstuurt, dien je ook deze extra exemplaren in.
    • Ten laatste op de dag van de faculteitsraad vóór 12 uur bezorg je de facultaire studentenadministratie (FSA) zowel de elektronische versie (via filesender) als het nodige aantal papieren versies.
    • Joint PhD. Ook bij een proefschrift dat je verdedigt aan een partnerinstelling in het kader van een Joint PhD, dien je het proefschrift vooraf neer te leggen op een vergadering van de faculteitsraad Letteren en Wijsbegeerte van de UGent, en dit voor de start van het doctoraatsexamen. Indien je je proefschrift verdedigt aan de UGent, geldt de volledige regelgeving van de UGent.
  • Wanneer de faculteitsraad je proefschrift ontvankelijk verklaart, zal de raad ook je examencommissie en de datum van de eerste beoordeling bevestigen. Datum, uur en locatie van de eerste beoordeling worden je door de facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgd.
  • Je bereidt je voor en bent aanwezig op de eerste beoordeling van je proefschrift. Voor de voorbereiding kan je gebruik maken van de schriftelijke beoordelingen door de leden van de examencommissie, die je minstens 5 werkdagen vooraf door de facultaire studentenadministratie (FSA) worden bezorgd. Tijdens de eerste (niet-openbare) beoordeling vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen jou en de leden van de examencommissie.
  • Afhankelijk van het resultaat van de eerste beoordeling door de examencommissie, werk je je proefschrift bij en/of bereid je je voor op de openbare verdediging van je proefschrift. Datum, uur en locatie van de openbare verdediging worden samen met jou bepaald, aansluitend op de eerste beoordeling. In het geval dat je wordt gevraagd om correcties aan te brengen aan je proefschrift, dien je het proefschrift opnieuw in binnen de opgelegde termijn en voeg je een begeleidend toe waarin je duidt hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht).
  • Samen met je promotor sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging.
  • Nadat je de toelating hebt gekregen tot de openbare verdediging van je proefschrift, word je uitgenodigd  om het resterende inschrijvingsgeld te betalen. Zorg voor een snelle betaling: dit verhoogt de kans dat je je doctoraatsdiploma meteen meekrijgt na de succesvolle openbare verdediging van je proefschrift.   
  • Minimum twee kalenderdagen vóór de openbare verdediging laad je de definitieve versie van je proefschrift op in Biblio (de academische bibliografie van de UGent).
  • Op de dag van je openbare verdediging overhandig je een ingebonden definitieve versie van je proefschrift aan de voorzitter van de doctoraatsexamencommissie. Indien je dat wil, kan je ook aan alle leden van de examencommissie een exemplaar bezorgen. Tijdens de openbare verdediging geef je eerst een korte presentatie van je doctoraatsonderzoek, gedurende maximum 20 minuten. Hierna zullen de leden van de examencommissie je één of meerdere vragen stellen.
  • Aansluitend op de openbare verdediging wordt het resultaat van de beoordeling publiek bekendgemaakt. Aan de UGent worden er in het kader van een doctoraat geen graden van verdienste toegekend of felicitaties geproclameerd. Je slaagt of je slaagt niet.