Interne samenwerking aan de UGent

Wat zijn de uitgangspunten voor de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking?

De uitgangspunten voor de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking zijn gedeelde verantwoordelijkheid en horizontale samenwerking.

Gedeelde verantwoordelijkheid en partnerschap

De UGent stippelt tegelijkertijd een consistent onderwijsbeleid uit over de faculteiten heen. Die gelijkaardige beleidsuitvoering voorkomt versnippering. Het onderwijsbeleid, inclusief de kwaliteitszorg, is een gedeelde verantwoordelijkheid van de verschillende bestuursniveaus, met een gezond evenwicht tussen facultaire bevoegdheden en centrale aansturing:

Enerzijds blijft er ruimte voor een gedifferentieerde facultaire invulling van centrale initiatieven.
Anderzijds schrijft deze facultaire beleidsuitvoering zich in in de centrale keuzes. Die worden gevoed door best practices op het terrein en in onderling overleg.

Horizontale samenwerking

Naast een top-down- en bottom-up-samenwerking tussen centrale directies en faculteiten zijn er ook horizontale processen aanwezig die samenwerking en leren van elkaar over faculteiten en directies heen stimuleren. Die horizontale samenwerking en expertisedeling versterken de gezamenlijke onderwijskwaliteit en zorgen voor een versnelde innovatiekracht.

Hoe realiseert de UGent de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking?

Raad van Bestuur

Dit centrale strategische beslissingsorgaan:

is bevoegd voor alle strategische nota’s, beleidsnota’s en visieteksten over onderwijs en internationalisering.
keurt het Onderwijs- en Examenreglement (OER) goed.
beslist welke opleidingen worden aangeboden of afgeschaft.
bepaalt het algemene onderwijstaalbeleid.
legt de contouren van het interne kwaliteitszorgsysteem vast.

Bestuurscollege

Dit centrale operationele beslissingsorgaan:

is (onder andere) bevoegd voor de aanstelling of benoeming van alle ZAP’ers op voordracht van de faculteit.
sluit onderwijsovereenkomsten met buitenlandse instelling af, of wijzigt ze.
keurt universiteitsbrede keuzevakken en interfacultaire honoursprogramma’s goed.
kent onderwijsinnovatiemiddelen toe, en verdeelt ze.
dient aanvragen in om de studieomvang uit te breiden.
dient aanvragen in om de onderwijstaal te wijzigen.

Onderwijsraad

Dit centrale adviesorgaan voor onderwijsbeleid en -kwaliteitszorg fungeert als institutionele denktank en overlegforum voor alle aspecten van het onderwijsbeleid aan de UGent:

onderwijskwaliteit
onderwijspraktijk
onderwijsvernieuwing
onderwijsbeleid
onderwijsstrategie van de instelling

Onderwijskwaliteitsbureau

Dit gespecialiseerde uitvoerende orgaan volgt sinds 2015 de kwaliteitszorg aan de UGent op. Het Onderwijskwaliteitsbureau sluit de kwaliteitscyclus en brengt complementaire expertise samen:

interne experten: ZAP’ers, AAP’ers, ATP’ers en studenten
externe experten

Functiedomein Onderwijs

De centrale dienstverlening van de UGent is ondergebracht in 3 universiteitsdiensten:

Onderwijs en Onderzoek
Mens en Organisatie
Campus en Gebouw, ICT, Studentenvoorzieningen

Functiedomein Onderwijs maakt deel uit van de Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek.
Het staat in voor alle onderwijsgerelateerde beleidsacties, -processen, -procedures, -praktijken en -instrumenten.
De leiding van dit functiedomein is in handen van de Directeur Onderwijs (gewoon hoogleraar), bijgestaan door 2 stafmedewerkers.

Functiedomein Onderwijs omvat verschillende teams en deelteams, elk met hun specifieke expertise en doelgroepgerichte dienstverlening:

Team Onderwijs- en opleidingsondersteuning
Team Info, Advies en Begeleiding van Studenten
- Team Studieadvies
- Team Studentenadministratie
- Team Begeleiding
Team Studentendata
Team Data- en Procesbeheer
Team Alumni en Levenslang Leren

Andere functiedomeinen van de Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek

Naast functiedomein Onderwijs herbergt de Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek nog 3 andere functiedomeinen:

Functiedomein Onderzoek
Functiedomein Internationalisering
Functiedomein Communicatie en Marketing

De 4 functiedomeinen hebben allemaal diensten die in elkaars verlengde liggen en werken nauw samen voor een optimale dienstverlening t.a.v. hun doelgroepen.

Overige functiedomeinen die in meerdere of mindere mate betrokken zijn bij de uitvoering van het onderwijsbeleid en de borging van de onderwijskwaliteit:

Functiedomein Bestuur, Juridische Zaken, Compliance
Functiedomein Human Resources
Functiedomein Financiën
Functiedomein ICT
Functiedomein Campus en Gebouw
Functiedomein Studentenvoorzieningen
Functiedomein Communicatie en Marketing

Overleg en samenwerking met andere universiteitsdiensten

Functiedomeinen Onderwijs en Onderzoek onderhouden nauwe banden omwille van de sterke verstrengeling van academisch onderwijs en onderzoek.

Functiedomeinen Internationalisering en Communicatie en Marketing staan daarbij in voor de transversale dienstverlening.

Functiedomein Onderwijs werkt ook nauw en continue samen met de functiedomeinen die instaan voor de logistieke onderwijsprocessen:

Functiedomein ICT (ICT infrastructuur, de elektronische leeromgeving UFORA, digitale onderwijsvernieuwing)
Functiedomein Campus en Gebouw (gebouwen, infrastructuur, roostering, onderwijslogistiek)
Functiedomein Studentenvoorzieningen (sociale ondersteuning, maaltijden, sport, jobdienst, studentenartsen)

Naar aanleiding van specifieke juridische, financiële, of personeel/HR-gerelateerde vragen werkt functiedomein Onderwijs samen met functiedomeinen Financiën, Bestuur, Juridische Zaken, Governance, en Human Resources.

Overleg en samenwerking tussen Functiedomein Onderwijs en de faculteiten

Er is geregeld overleg en samenwerking tussen Functiedomein Onderwijs en de faculteiten over kwaliteitszorg, onderwijsinnovatie, studentenadministratie, internationalisering , monitoraat en onderwijscommunicatie.

Thematische werkgroepen

Worden samengesteld in functie van operationele vragen, bijvoorbeeld: trajectbegeleiding, studievoortgang, multiple choice.

Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs

Elke faculteit heeft een Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs (CKO) die zich bezighoudt met:

kwaliteitsbewaking
het facultaire onderwijsbeleid, zowel beleidsopmaak als -uitvoering.

Faculteitsraad

Op facultair niveau heeft de faculteitsraad adviesbevoegdheid (bijvoorbeeld: programmawijzigingen) of beslissingsbevoegdheid (bijvoorbeeld: aanstelling lesgevers) over onderwijsmateries.
Zowel de CKO, de FCI als de afzonderlijke Opleidingscommissies zijn adviesorganen voor de faculteitsraad.
De faculteitsraad wordt voorgezeten door de decaan en bestaat uit vertegenwoordigers van alle geledingen, met name ZAP, AAP, ATP en studenten.

Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning (FDO)

Dit facultaire aanspreekpunt voor onderwijsaangelegenheden ondersteunt facultaire en opleidingsspecifieke raden en commissies die betrokken zijn bij het onderwijs.
De faculteit voorziet in een adequaat FDO-beleid en voldoende personeel op de FDO-taken uit te voeren. De vier takenclusters zijn:
- studentenadministratie
- kwaliteitszorg
- monitoraat
- onderwijsaanbod

Facultaire Commissie Internationalisering (FCI)

Deze facultaire commissie voor onderwijsinternationalisering bestaat sinds 1995 en wordt voorgezeten door een ZAP’er en ondersteund in haar werking door één of meer FCI-medewerkers.
Vanuit de Afdeling Internationalisering is er telkens een centraal aanspreekpunt voor elke faculteit die ook de activiteiten van de commissie opvolgt

Opleidingscommissie (OC)

Elke opleiding of aan elkaar verwante groep van opleidingen heeft een OC. Die OC:

adviseert de faculteitsraad onder andere over het onderwijsaanbod en de aanstelling van de lesgevers die door de vakgroepen worden aangedragen.
is het sturend orgaan van de Plan-Do-Check-Act-cyclus voor de opleiding.

Beide verantwoordelijkheden bepalen in grote mate de onderwijskwaliteit op opleidingsniveau, en indirect dus op facultair en universiteitsbreed niveau.