Klokkenluiders

Deze verklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van een melding in het kader van de klokkenluidersregeling binnen UGent.

Waarom verwerkt de UGent gegevens met betrekking tot klokkenluiders?

De persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze door de UGent verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake het melden van inbreuken in het kader van de klokkenluidersregeling (EU richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden).
  • Om persoonsgegevens als bewijs aan gerechtelijke instanties over te dragen als er gerechtvaardigde verdenkingen bestaan van onwettige handelingen (wettelijke verplichting)
  • Om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedure (gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens worden verwerkt?

De persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op

  • de melder of klokkenluider
  • de gerapporteerde personen die bij de melding of klacht betrokken zijn
  • derden die tijdens de klokkenluidersprocedure worden genoemd of gecontacteerd

UGent verwerkt van de klokkenluider de volgende persoonsgegevens:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, functie, relatie met UGent.

M.b.t. de melding en het onderzoek:

  • Alle soorten persoonsgegevens die ons door de melder wordt medegedeeld of tijdens het onderzoek worden gemeld of beschreven. Mogelijk worden er hierbij tevens bijzondere persoonsgegevens meegedeeld.

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

De volgende ontvangers kunnen persoonsgegevens van u ontvangen:

  • Uzelf
  • De personen gemachtigd om uw melding te ontvangen en te onderzoeken. Indien nodig voor het uitoefenen van een grondig en vertrouwelijk onderzoek kunnen andere (externe) partijen betrokken worden bij het onderzoek en toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens.
  • Overheids- of gerechtelijke instanties, voor zover UGent verplicht is om hen uw persoonsgegevens te sturen (bijv. belastingautoriteit, politie of wetshandhaving).

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

UGent bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verstrekt.

  • Meldingen die als ongegrond zijn afgesloten worden na één jaar verwijderd;
  • Meldingen die als gegrond in behandeling zijn genomen, worden tien jaar bewaard;

Indien een nieuwe melding wordt maakt omtrent een inbreuk die eerder in het register werd vermeld, dan wordt de bewaartermijn van de oorspronkelijke melding in overeenstemming gebracht met de nieuwe bewaartermijn. Indien een disciplinaire of gerechtelijke procedure wordt ingeleid, wordt de melding bewaard tot het einde van een eventuele beroepsprocedure.

Als er een wettelijke verplichting bestaat, kunnen bovengenoemde termijnen redelijkerwijs worden verlengd.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u per mail terecht bij de integriteitsadviseur via integriteit@ugent.be of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.

Indien u een klacht wenst in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens kan u ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.