Samenwerkingen in het kader van onderzoek
Waarom verwerkt de UGent gegevens met betrekking tot onderzoek?
Veel onderzoeksprojecten en diens partners dienen verantwoording af te leggen aan de financier. Bij grotere projecten gebeurt dit vaak door tussenkomst van een projectcoördinator. De AVG staat niet in de weg van de uitwisseling van gegevens van onderzoekers die nodig zijn om uitvoering te geven aan gezamenlijke onderzoeksovereenkomsten. Personeelsgegevens van andere projectpartners worden ter beschikking gesteld van de UGent op basis van subsidieovereenkomsten, consortiumovereenkomsten en andere vormen van onderzoekssamenwerking. Wanneer de UGent de coördinator is en verantwoordelijk is voor een adequate financiële rapportering met betrekking tot de financier van het project, wordt van alle partners van het project verwacht dat zij de UGent de vereiste bewijsstukken bezorgen met betrekking tot de projectuitgaven (lonen, beroepskosten, timesheets, arbeidsovereenkomsten, enz.).
Welke gegevens worden mogelijks verwerkt?
Mogelijke persoonsgegevens die de UGent verwerkt in het kader van onderzoek:
- Identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, adres, nationaliteit, ...)
- Financiële gegevens (rekeningnummer, loonfiches, bewijs van werk-gerelateerde kosten,...)
Met wie worden uw gegevens gedeeld?
Enkel UGent-medewerkers die deze documenten over uitgaven in het project (zoals loonkosten, beroepskosten, ...) nodig hebben om de verantwoordelijkheden van de UGent als coördinator in het project uit te voeren, hebben effectief toegang tot deze gegevens. Dit betekent dat projectmanagers deze gegevens verwerken in de strikte context van dossierbeheer. Deze medewerkers kunnen de gegevens alleen delen in het geval van informatieverzoeken van de financier of in het geval van een (externe) audit op verzoek van de financier.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bijgehouden?
De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dit betekent dat na de periode waarin de financier een audit kan laten uitvoeren en na het verstrijken van de aansprakelijkheidstermijn, de UGent deze documenten zal verwijderen ter ondersteuning van de werk-gerelateerde kosten.