Sollicitanten

Waarom verwerkt de UGent gegevens van sollicitanten?

De door u verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van werving en selectie. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. In dit geval verwerken we de persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie op een specifieke vacature.

Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het solliciteren naar een job aan de UGent worden sollicitanten gevraagde volgende informatie te verstrekken: voornaam, naam, e-mailadres, gsm-nummer, adres, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, motivatiebrief, CV, diploma's (inclusief gelijkwaardigheidsattest van NARIC voor diploma's behaald buiten de EU) en alle andere bewijsstukken die specifiek in de vacature worden gevraagd. 

Bij het solliciteren naar een functie van ZAP worden sollicitanten eveneens gevraagde de volgende gegevens te verstrekken: voornaam, naam, nationaliteit, geboortedatum, geboorteland, geboorteplaats, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, gsm-nummer, opleiding en kwalificaties, werkervaring en periodes van inactiviteit (zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, langdurig ziekteverlof en zorgverlof, en om onderbrekingen ten gevolge van externe factoren zoals de COVID-pandemie), motivering kandidatuur en visie op eigen academische loopbaan, academisch curriculum, overzicht van 5 belangrijkste publicaties, en alle andere ondersteunende documenten die specifiek in de vacature worden gevraagd.

Verdere informatie die opgevraagd kan worden:

• voor ZAP-functies wordt er nog informatie over de (doctoraats-)diploma's gevraagd: titel proefschrift, promotor, wanneer en waar (land en instelling) het doctoraatsdiploma werd behaald; van BA en MA diploma’s en diploma lerarenopleiding wordt de studierichting en behaalde graad gevraagd
• voor ZAP-functies wordt de burgerlijke staat niet gevraagd aan de sollicitant; enkel aan de gekozen kandidaat bij de indiensttreding
• voor ZAP- en AAP-functies wordt het ORCID-iD gevraagd

Bij het solliciteren voor een functie aan Ghent University Global Campus (GUGC) worden sollicitanten gevraagd om dezelfde gegevens te verstrekken als voor een sollicitatie aan de UGent. Het selectieproces wordt beheerd door GUGC, welke de nodige persoonsgegevens uitwisselt met de UGent. Deze uitwisseling gebeurt op basis van de uitvoering van de overeenkomst en de nodige maatregelen die genomen moeten worden voor de sluiting ervan.  

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

In bepaalde gevallen wordt de selectie voor ATP uitbesteed aan een extern selectiekantoor, in dat geval worden de sollicitatiegegevens gedeeld met het betreffende selectiekantoor;

en/of kan er een (of meerdere) externe persoon/personen deel uitmaken van de selectiecommissie, in dat geval worden de sollicitatiegegevens gedeeld met deze personen. In deze gevallen doet UGent het nodige zodat ook deze partijen uw persoonsgegevens beschermen.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u per mail terecht bij de betrokken Universiteitsdienst – Functiedomein HR via hr@ugent.be of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.