Studieprogramma wijzigen en learning agreement
Wat?
Bij de start van jouw uitwisseling merk je misschien dat er een overlap is in jouw lessenrooster waardoor je toch niet alle voorgestelde vakken kan volgen? Of misschien moet je omwille van een andere reden jouw studieprogramma op uitwisseling aanpassen? Dat kan!
Nadat je bent ingeschreven voor het academiejaar van jouw uitwisseling werk je voor jouw studieprogramma niet langer in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling, maar in Oasis > Curriculum (tabblad curriculum in uitwisseling). Normaal gezien werden de vakken uit jouw Curriculum in uitwisseling overgedragen naar je curriculum in Oasis. Is dit toch niet het geval? Contacteer RIO om je vakkenpakket op uitwisseling manueel in te brengen.
Hoe en wanneer?
Uitwisseling in het eerste semester
|
Uitwisseling in het tweede semester
|
|
|
- Dien je volledige curriculum in Oasis in. Deadline: 15 oktober
- Je krijgt een automatisch bericht uit Oasis dat jouw curriculum (administratief) zal worden beoordeeld door RIO i.s.m. FSA. Deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november, en enkel indien de beoordelaar van jouw opleiding jouw studieprogramma ook goedkeurde (zie Voor je vertrek).
|
- Pas jouw studieprogramma aan in het Excelbestand op OneDrive, rekening houdend met de richtlijnen en instructies. Verduidelijk jouw wijzigingen op het tabblad Communicatie FCI-student, zodat de beoordelaar weet wat er veranderd werd.
|
- Pas jouw studieprogramma aan in het Excelbestand op OneDrive, rekening houdend met de richtlijnen en instructies. Verduidelijk jouw wijzigingen op het tabblad Communicatie FCI-student, zodat de beoordelaar weet wat er veranderd werd.
|
|
|
|
- Werden er opmerkingen gegeven? Pas het Excelbestand op OneDrive aan waar nodig en vraag via e-mail opnieuw feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding.
- Werd jouw studieprogramma goedgekeurd door de beoordelaar van jouw opleiding?
- Geef jouw aanpassingen in in Oasis > Curriculum (tabblad Curriculum in uitwisseling - niet langer Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling).
- Vergeet niet de UGent-vakken die volgt aan de UGent toe te voegen in je curriculum (zoals onderzoekspaper, masterproef, )
- Staat jouw curriculum reeds in Voorstel? Contacteer dan RIO. Zij zullen jouw curriculum in Oasis weer openen waardoor je de wijzigingen alsnog kan doorvoeren.
- Let op! De titels van de vakken en het aantal studiepunten aan de gastinstelling moeten correct genoteerd worden in het Excelbestand én in Oasis. Controleer dit grondig. Curriculum (in uitwisseling) in Oasis = Learning Agreement = puntenbriefje einde verblijf = diploma supplement.
- Uiterste datum voor wijzigingen aan jouw vakkenpakket op uitwisseling: 15 oktober
|
- Werden er opmerkingen gegeven? Pas het Excelbestand op OneDrive aan waar nodig en vraag via e-mail opnieuw feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding.
- Werd jouw studieprogramma goedgekeurd door de beoordelaar van jouw opleiding? Contacteer RIO. Zij zullen de aanpassingen doorvoeren in jouw curriculum in Oasis, aangezien je dit als student niet meer zelf kan doen.
- Let op! Wil je tussen eind november en begin februari jouw studieprogramma op uitwisseling wijzigen? Wacht dan nog even af tot je effectief op uitwisseling bent vertrokken. Mogelijks moet je nog wijzigingen doorvoeren, en we proberen de manuele wijzigingen van het curriculum in Oasis te beperken.
- Uiterste datum voor wijzigingen aan jouw vakkenpakket op uitwisseling: 28 februari
- Start je later dan 28 februari en wil je jouw vakkenpakket op uitwisseling alsnog wijzigen? Contacteer de beoordelaar van jouw opleiding en RIO met de voorgestelde wijzigingen in jouwstudieprogramma en een korte motivatie waarom je jouw studieprogramma zo laat nog wil wijzigen.
|
- Dien je volledige curriculum in Oasis in. Deadline: 15 oktober
- Je krijgt een automatisch bericht uit Oasis dat jouw curriculum (administratief) zal worden beoordeeld door RIO i.s.m. FSA. Deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november, en enkel indien de beoordelaar van jouw opleiding jouw studieprogramma ook goedkeurde (zie hierboven).
|
|
- Eens RIO jouw curriculum heeft goedgekeurd, kan je het door UGent ondertekende Learning Agreement changes - during mobility downloaden uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag (niet onder tabblad documenten want hier staan enkel de opgeladen documenten)
|
- Eens RIO jouw wijzigingen heeft doorgevoerd en jouw curriculum opnieuw heeft goedgekeurd, kan je het door UGent ondertekende Learning Agreement changes - during mobility downloaden uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag.
|
- Vraag goedkeuring aan jouw gastinstelling (handtekening op het Learning Agreement bij 'sending institution' of via tool Online Learning Agreement Erasmus+).
- Wordt er een manuele UGent handtekening gevraagd op het learning Agreement? Of is het document toch niet automatisch ondertekend door UGent? Contacteer RIO via rio.psw@ugent.be, niet de beoordelaar van jouw opleiding.
Indien nodig kan je zelf een learning agreement invullen op basis van een template learning agreement.
- Upload het getekende Learning Agreement in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten van zodra de 3 partijen (UGent, gastinstelling en jezelf) het Learning Agreement ondertekend hebben. Deadline: 1 november
|
- Vraag goedkeuring aan jouw gastinstelling (handtekening op het Learning Agreement bij 'sending institution' of via tool Online Learning Agreement Erasmus+).
- Wordt er een manuele UGent handtekening gevraagd? Of is het document toch niet automatisch ondertekend door UGent? Contacteer RIO via rio.psw@ugent.be, niet de beoordelaar van jouw opleiding.
Indien nodig kan je zelf een learning agreement invullen op basis van een template learning agreement.
- Upload het getekende Learning Agreement in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten van zodra de 3 partijen (UGent, gastinstelling en jezelf) het Learning Agreement ondertekend hebben Deadline: 10 maart
|
Learning agreement during mobility opladen
Deadline indienen learning agreement during mobility
Check in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten of de learning agreement werd getekend door de 3 partijen (UGent, gastinstelling en jezelf) voor de deadline.
Soms blijft de ongetekende learning agreement via EWP open staan zonder goedkeuring van je gastinstelling. In dat geval kan je de learning agreement downloaden in PDF vanuit OASIS en bezorgen aan de verantwoordelijke van je gastinstelling voor hun handtekening. Daarna kan je de learning agreement opladen in OASIS > documenten > learning agreement.
Praktische zaken
Meer informatie over:
- Het laten ondertekenen van het attest verblijfsperiode
- Wat te doen bij problemen
- Andere praktische zaken tijdens je verblijf in de gastinstelling
Zie: Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL > Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten.
Vragen over beurzen kan je sturen naar international@ugent.be.
Stappenplannen UGent
Naast de bovenvermelde stappen die je moet nemen, zijn er ook nog een aantal algemene stappen die je niet mag vergeten (vb. attest verblijfsperiode laten tekenen, ...) . Je leest er alles over in de stappenplannen van de Afdeling Internationalisering van de UGent:
Welzijn tijdens je verblijf
- Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling.
- In het geval van ernstige problemen aarzel niet om RIO en international@ugent.be te contacteren.
- In de Stappenplannen UGent kan je alle nuttige contactgegevens terugvinden van UGent permanentie, vertrouwenspersoon, ....
