Algemene informatie over de procedure voor uitgaande FEA studenten

De uitwisseling van studenten naar buitenlandse gastinstellingen wordt bepaald door bilateral agreements (in Europa) en cooperation agreements (buiten Europa).

Voor bestemmingen binnen Europa kunnen studenten enkel gastinstellingen kiezen uit de door hun eigen opleiding opgestelde lijst met bilaterale akkoorden. Het is niet mogelijk om een Europese bestemming te kiezen uit een andere opleiding.

Voor bestemmingen buiten Europa geldt dat studenten die ingeschreven zijn in de opleiding waarvoor de cooperation agreement  bedoeld is, voorrang krijgen bij het invullen van de beschikbare plaatsen. Wanneer niet alle plaatsen werden ingevuld én je eigen studieprogramma ook wordt gedoceerd aan de buitenlandse instelling én je eigen opleidingscommissie akkoord gaat met de uitwisseling, kan je je kandidaat stellen.

Om je te helpen doorheen de procedure die volgt, zijn er 3 groepen van mensen belangrijk:

1. De BILAK Contact Persoon [BCP], die de contacten onderhoudt met de buitenlandse bestemming, en die je bijstaat in de keuze van opleidingsonderdelen in het buitenland en het vervolledigen van je curriculum aan de UGent in je uitwisselingsjaar. Je vindt je BCP in de lijst met  bestemmingen van je opleiding. De BCP moet het curriculumformulier ondertekenen voor je dit oplaadt in Oasis.
2. De Opleidingscommissie van je opleiding, die je volledige curriculum moet goedkeuren, zodat het voldoet aan de vereisten voor het diploma. Binnen elke opleidingscommissie fungeert één of meerdere personen als Departmental Coordinator [DC]: hij/zij zal je uitwisselingcurriculum moeten goedkeuren. Deze goedkeuring verloopt via Oasis na indiening van je uitwisselingsaanvraag.
3. De Faculty International Relations Office [FIRO] volgt de vooruitgang op van de procedure en komt tussen bij problemen. 

Volg onderstaande procedure nauwkeurig op en je voorbereiding zal vlot verlopen.

Kiezen...

1. Ga zeker naar de facultaire infosessie.
2. Lees grondig het uitwisselingsstappenplan van de Afdeling Internationalisering van de UGent. Die gids bevat heel wat nuttige informatie, o.a. over wat Erasmus+ is, praktische voorbereiding (aanvraag, taal), beursbedrag, contactadressen, enz.
3. Beslis in welk land en aan welke universiteit je wenst te studeren aan de hand van de lijst met partnerinstellingen. Kies een bestemming binnen je eigen opleiding.
4. Check of je voldoet aan de modaliteiten van je opleiding.
5. Ga langs bij de BCP om je uitwisseling te bespreken.

Je wil op uitwisseling gaan

Opmaken van je dossier

1. Ga langs bij de BCP om je vakkenpakket te bespreken en je curriculumformulier te laten ondertekenen. Dit formulier bevat het overzicht van je curriculum tijdens het hele uitwisselingsjaar, ook al ben je slechts 1 semester naar het buitenland. Zo kan de opleidingscommissie je curriculum beoordelen op zijn gelijkwaardigheid met het reguliere opleidingsprogramma. Het curriculumformulier moet opgeladen worden in Oasis op het ogenblik van je online applicatie in Oasis.
2. Log in via Oasis en maak je aanvraag voor uitwisseling op met deze facultaire specificaties:

• Curriculum in uitwisseling: verplicht
• Documenten: verplicht voor elke initiële uitwisselingsaanvraag: door BCP getekend curriculumformulier opladen
• Motivatie: verplicht

Meer uitleg hierover krijg je tijdens de praktische infosessies.

Beslissing over je dossier

1. De door de faculteit goedgekeurde aanvragen komen bij de Afdeling Internationalisering [AI]. In de eerste helft van april nomineert de AI elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling. Je krijgt vanuit Oasis een mail met de toegewezen bestemming.
2. De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Voor de studenten die in het eerste semester op uitwisseling willen gaan, is dit meestal voor eind juni. Voor studenten die in het tweede semester op uitwisseling gaan, is dit meestal voor eind oktober. Breng de Faculty International Relation Office op de hoogte wanneer de gastinstelling je uitwisseling aanvaard heeft en meld eventuele problemen zo snel mogelijk.
3. De meeste gastuniversiteiten stellen extra eisen, bijvoorbeeld een geldig TOEFL resultaat, en zullen onder meer willen dat je ook het Application Form van de gastinstelling invult. Vervolledig dit dossier indien vereist. De centrale Afdeling Internationalisering en het FIRO komen hierin niet tussen! Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor kan het zijn dat de uiterste indiendatum voor het Application Form ook vroeger ligt. Vraag hiervoor advies bij de International Relations Office van de gastinstelling. De student is zelf verantwoordelijk voor tijdige applicatie.
4. Informatie over taalcursussen aan het UCT en taalcertificaten vind je in de roadmap for Ghent University students. Sommige gastinstellingen vragen een taalcertificaat zoals IELTS, TOEFL, …
5. De Afdeling Internationalisering zal je kort voor vertrek informeren over de praktische schikkingen.
6. De FIRO zal je examenresultaten nakijken na de examenperiode in juli. Wanneer blijkt dat de voorwaarden om op uitwisseling te gaan binnen je opleiding geschonden worden ten gevolge van herexamens, zal de opleidingscommissie je contacteren om de uitwisseling te bespreken. Indien nodig zal dit herhaald worden na de examenperiode in september. De finale beslissing om de uitwisseling al dan niet tegen te houden, ligt bij de opleidingscommissie. Zelfs indien je aanvraagprocedure volledig is afgewerkt en de gastinstelling de uitwisseling goedkeurde, is het nog steeds verplicht om aan de opleidingsvoorwaarden voor uitwisseling te voldoen. Op uitwisseling gaan zonder toestemming van de opleidingscommissie is niet toegelaten door de UGent. Mocht dit toch voorvallen, zal de student verplicht moeten terugkeren en kan hij/zij verantwoordelijk gesteld worden voor de eventuele kosten en tevens voor de mogelijke implicaties in het curriculum (bv. onwettige afwezigheid bij practica). Om dit te vermijden maak je best tijdig een afspraak met de opleidingscommissievoorzitter om duidelijke afspraken vast te leggen over je vertrek.
7. Contacteer de FIRO zo snel mogelijk indien je de uitwisselingsaanvraag wenst stop te zetten. Hou er rekening mee dat dit enkel kan mits een zeer grondige motivatie of bij een “force majeure”. Uitwisselingsplaatsen zijn beperkt, tijd is kostbaar (ook de financiële kost die in de administratieve afhandeling kruipt) maar het belangrijkste is de imagoschade van de faculteit ten opzichte van haar partners die mogelijks het verderzetten van de bilaterale overeenkomst in gevaar brengt.

Je bent aanvaard

1. Laat zo snel mogelijk je Learning Agreement ondertekenen door de partner en je DC. Dit document dien je op te laden in je uitwisselingsaanvraag vóór je vertrek. Wijzigingen aan je curriculum zijn mogelijk na aankomst op je bestemming (zie “Tijdens je verblijf”) en worden dan geregistreerd als Changes to the Learning Agreement.
2. Indien je je masterproef gaat afwerken in het buitenland, moet je dit ook registreren in Plato tegen 15 mei (academiejaar vóór de uitwisseling). De getekende Master Thesis Information Sheet laad je op tegen 15/11 (academiejaar van de uitwisseling) in je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Gelieve ook zeker de FEA-modaliteiten voor masterproeven te raadplegen.
3. Schrijf je opnieuw in aan de UGent voor de opleiding die je wenst te volgen, liefst zo vlug mogelijk na de proclamatie. De facultaire studentenadministratie kan pas vanaf het moment van herinschrijving je uitwisselingscurriculum in Oasis in orde stellen.
4. Hou er rekening mee dat de opleiding jouw resultaten checkt, en dat - wanneer je niet zou voldoen aan de toelatingsvoorwaarden na de tweede zittijd - je alsnog niet op uitwisseling zou kunnen vertrekken. De opleiding brengt je hiervan op de hoogte.
5. Je kan vertrekken! Het is aanbevolen 1 of 2 weken voor de start van de lessen te vertrekken om je te kunnen installeren. Sommige bestemmingen leggen dit op en bieden welkomstsessies (met taalinitiatie) aan. Indien dit zou conflicteren met een mogelijke tweede zittijd (inclusief bekendmaking van de resultaten), neem dan contact op met je opleidingscommissie.

Tijdens je verblijf

Bij aankomst in de buitenlandse gastinstelling stel je je definitieve programma samen. Je hebt de mogelijkheid om aanpassingen te maken in het programma dat voor je vertrek werd samengesteld. Neem hiervoor zo snel mogelijk contact op met je Departmental Coordinator aangezien wijzigingen opnieuw moeten goedgekeurd worden door de drie betrokken partijen (de gastinstelling, de opleidingscommissie en de UGent). Na bespreking en toelating wordt een Learning Agreement during mobility opgesteld die als basis geldt voor je curriculum in Oasis. Je ontvangt via e-mail richtlijnen omtrent de deadlines voor aanpassingen.

Vragen over beurzen kan je sturen naar international@ugent.be.

Ingeval van problemen op je bestemming met het onderwijsprogramma contacteer steeds de studie- en trajectbegeleider.

Na je terugkeer in België

1. De gastinstelling bezorgt je een Transcript of Records [TOR] waarin de examenresultaten staan opgenomen. Deze resultaten zullen geconverteerd worden naar het grading system van de UGent, zie ook de converteringsregels en -tabellen van FEA. De puntenomzetting wordt volgens Europese, facultair en opleidingsrichtlijnen uitgevoerd. Het is de verantwoordelijkheid van de student om de originele Transcript of Records tijdig in te dienen (afgeven bij FIRO of uploaden in Oasis met melding aan FIRO).
2. Om de laatste schijf van je beurs te ontvangen, dien je volgende documenten tijdig in te dienen bij de centrale Afdeling Internationalisering: Confirmation of Stay, enquête, OLS-taaltest
3. We raden ook aan om de BCP van UGent een korte debriefing te geven over je uitwisselingservaring (positief en/of negatief) als informatie voor de volgende lichting van uitgaande studenten. Sommige opleidingen zullen je hier ook zelf over aanspreken.