Contact tracing binnen de UGent

In het kader van de bestrijding van de COVID-19-pandemie, organiseert de UGent intern contact tracing. Het doel van de voorgenomen gegevensverwerking is om te helpen met de opsporing van hoogrisicocontacten in het kader van formele UGent-gerelateerde activiteiten.

English version

Contact tracing (of contactopvolging) wil zeggen dat een UGent-team van tracers na melding van een positief geteste student of personeelslid via de contact tracers van de overheid of via contacttracing@ugent.be, de hoogrisicocontacten van die student of dat personeelslid tijdens een officiële UGent-activiteit in kaart zal brengen en de betrokkenen hierover zal contacteren. Het gaat hierbij enkel over contacten tijdens UGent-activiteiten en niet tijdens privé-activiteiten.

Ben je COVID-19 positief getest? Meld dit zo snel mogelijk aan

Het doel van de interne contact tracing binnen de UGent is om een exponentiële uitbraak van het virus sneller af te remmen. Interne contact tracing vergroot immers de kans om potentieel geïnfecteerde personen binnen de UGent sneller en adequater in beeld te brengen. Hierdoor kunnen deze personen gevraagd worden om in quarantaine te gaan en – zo nodig – zich te laten testen. Het uiteindelijke doel is bijgevolg om de COVID-19-pandemie te helpen indijken. De UGent vervult deze extra taak als maatschappelijke bijdrage en op vraag van de Vlaamse overheid.

De UGent vertrekt hierbij van de verantwoordelijkheid die zij als universiteit heeft – niet alleen ten aanzien van onze studenten en ons personeel, maar ook ten aanzien van de samenleving in haar geheel.

Het contact tracingteam van de UGent zal enkel die gegevens opvragen en registreren die strikt noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de doeleinden en dat is contact tracing (voor meer info: zie onderstaande privacyverklaring). De aldus opgevraagde en geregistreerde gegevens zullen voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt.

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring verduidelijkt de registratie en verwerking van persoonsgegevens met het oog op interne contact tracing binnen de Universiteit Gent in de ruimere context van de maatregelen in de bestrijding van de COVID-19-pandemie.

In het kader van de bestrijding van de COVID-19-pandemie, organiseert de UGent intern contact tracing. Het doel van de voorgenomen gegevensverwerking is om te helpen met de opsporing van hoogrisicocontacten in het kader van formele UGent-gerelateerde activiteiten. Dit wil zeggen dat een UGent-team van tracers na melding van een positief geteste student of personeelslid via de contact tracers van de overheid of via het interne mailadres (contacttracing@ugent.be), de hoogrisicocontacten van die student of dat personeelslid tijdens een officiële UGent-activiteit in kaart zal brengen en de betrokkenen hierover zal contacteren. Het gaat hierbij enkel over contacten tijdens UGent-activiteiten en niet tijdens privé-activiteiten. Laagrisicocontacten worden niet gecontacteerd.

Het doel van de interne contact tracing binnen de UGent is om een exponentiële uitbraak van het virus sneller af te remmen. Interne contact tracing vergroot immers de kans om potentieel geïnfecteerde personen binnen de UGent sneller en adequater in beeld te brengen. Hierdoor kunnen deze personen gevraagd worden om in quarantaine te gaan en – zo nodig – zich te laten testen. Het uiteindelijke doel is bijgevolg om de COVID-19-pandemie te helpen indijken. De UGent vervult deze extra taak als maatschappelijke bijdrage en op vraag van de Vlaamse overheid.

In het kader van deze contact tracing verwerkt de UGent onder supervisie van de arbeidsarts persoonsgegevens in het gerechtvaardigd belang van de UGent en van de bevoegde gefedereerde entiteiten of door de bevoegde agentschappen aangeduide contactcentra (op grond van artikel 6.1.f AVG, artikel 9.2.b AVG en artikel 9.2.i AVG). Zie hiervoor ook specifiek het Samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, het Waalse Gewest, de Duitstalige Gemeenschap en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, betreffende de gezamenlijke gegevensverwerking door Sciensano en de door de bevoegde gefedereerde entiteiten of door de bevoegde agentschappen aangeduide contactcentra, gezondheidsinspecties en mobiele teams in het kader van een contactonderzoek bij personen die (vermoedelijk) met het coronavirus COVID-19 besmet zijn op basis van een gegevensbank bij Sciensano, zoals bekrachtigd bij Wet van 9 oktober 2020, en de Wet van 4 augustus 1996 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico's bij blootstelling aan biologische agentia op het werk.

De door u aangeleverde persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door ons verwerkt met het oog op het realiseren van de contact tracing binnen UGent.

De hierboven beschreven contact tracing wordt uitgevoerd door hiertoe gemandateerde personeelsleden geaffilieerd aan de UGent.

De UGent treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties kan u contact opnemen met de organisatie van het contact tracingsteam van de UGent door te mailen naar actueel@ugent.be.

Voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy, of indien u meent dat uw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door het contact tracingsteam van de UGent, kan u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) van de UGent via privacy@ugent.be.

“Persoonsgegevens” zijn gegevens die informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bevatten.

De door u verstrekte antwoorden tijdens de telefonische bevraging door een contact tracer worden beknopt bijgehouden in een bevragingsformulier met als doel om het risico in te schatten.

Vanuit het bevragingsformulier worden volgende gegevens opgenomen in een register: uw naam en voornaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, meldingsdatum, datum testafname, datum positief testresultaat, datum 1ste symptomen, uw studentennummer of personeelsnummer, opleiding en/of organisatie-eenheid, desgevallend het interne indexnummer van een student/personeelslid dat positief testte en waarmee u eerder een hoogrisicocontact had, startdatum en einddatum risicocontacten, indicatief aantal laagrisicocontacten binnen UGent, aantal hoogrisicocontacten binnen UGent, aantal naderhand op COVID-19 positief geteste hoogrisicocontacten.

Bovenstaande gegevens worden bijgehouden ingeval u de positief geteste student/personeelslid bent, van wie de UGent-contacten dienen te worden in kaart gebracht. Ingeval u het hoogrisicocontact bent (op basis van een risicoanalyse), worden volgende gegevens geregistreerd: uw naam, uw mailadres, uw telefoonnummer, uw studentennummer of personeelsnummer, datum van het contact met de positief geteste student/personeelslid, datum waarop UGent u contacteerde en het interne indexnummer van de student/personeelslid met wie u een als hoog risico ingeschat contact had.

Voor een definitie van ‘hoogrisicocontact’ en ‘laagrisicocontact’: zie de website van Sciensano: https://COVID-19.sciensano.be/sites/default/files/COVID19/COVID-19_procedure_contact_NL.pdf.

Het contact tracingsteam van de UGent zal enkel die gegevens opvragen en registeren die strikt noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de doeleinden zoals vermeld in deze privacyverklaring. De aldus opgevraagde en geregistreerde gegevens zullen voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt.

 

De medewerkers van het contact tracingsteam van de UGent hebben toegang tot uw persoonsgegevens op een strikte “need-to-know” basis. Dit betekent louter en alleen om hoogrisicocontacten, risicobronnen en eventuele clusters op het spoor te komen en te contacteren. Deze toegang geldt bijgevolg enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring. Bovendien betreft het een gedifferentieerde toegang, afhankelijk van de door de medewerker opgenomen rol. Zo hebben enkel de arbeidsarts en de coördinatoren de volledige toegang tot het registratiesysteem, zij zien als enige het volledige register; medewerkers in de rol van dispatcher zien slechts een deel van het register; medewerkers in de rol van tracer zien een nog kleiner deel van het register, met name de gegevens vermeld en verzameld in het door hen ingevulde bevragingsformulier.

Het contact tracingsteam van de UGent, onder supervisie van de arbeidsarts, waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van de organisatie van de contact tracing binnen de UGent te beschermen).

Op dit moment worden de geregistreerde gegevens niet gedeeld met of doorgegeven aan derden. Ook niet aan de (lokale) overheid. Indien dit zou wijzigen, bijvoorbeeld omdat de (lokale) overheid ons daartoe verplicht, zal dit worden gecommuniceerd en aldus aangepast op de webpagina van de UGent.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het bereiken van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. In voorliggend geval is er maar één doeleinde en dat is het opsporen en contacteren van hoogrisicocontacten naar aanleiding van nauwe contacten met een positief geteste student of personeelslid tijdens UGent-gelieerde activiteiten.

Het bevragingsformulier (i.e. het individuele tracingsdossier) wordt twee weken na afsluiten van het dossier verwijderd. Uw gegevens in het register worden na afloop van diezelfde periode van twee weken gepseudonimiseerd met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Voor onderzoeks- en rapporteringsdoeleinden kunnen eveneens geanonimiseerde gegevens gebruikt worden, hierin bent u op geen enkele wijze identificeerbaar.

Tot slot wordt de werking van dit register gedeactiveerd en het register verwijderd door de UGent, ten laatste binnen 5 dagen na de dag van publicatie van het koninklijk besluit dat het einde van de toestand van de COVID-19-pandemie afkondigt.

Uw persoonsgegevens worden enkel en alleen gebruikt in het kader van contact tracing. Alle verwerkingen van uw persoonsgegeven gebeuren conform het informatieveiligheidsbeleid dat van kracht is aan de UGent. Dit betekent dat er passende technische en organisatorische maatregelen genomen worden om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking. Zoals hierboven beschreven is de toegang tot uw gegevens beperkt en bevinden deze gegevens zich op een beveiligde omgeving binnen de UGent.  

 

Wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u van een aantal rechten die u kunt uitoefenen zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat als u een recht wilt uitoefenen, we u om een ​​identiteitsbewijs zullen vragen. We doen dit om een ​​inbreuk in verband met uw persoonsgegevens te voorkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegde persoon namens u optreedt en een recht op uw naam uitoefent.

  1. U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die we over u bewaren. 
  2. U heeft het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn.
  3. U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, als het onwettig was om ze te verzamelen of als u met succes uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefende. Als een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen we uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te verwijderen.
  4. In de volgende omstandigheden kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
    1. terwijl we uw verzoek om uw persoonsgegevens te corrigeren beoordelen;
    2. als een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar u de voorkeur geeft aan een beperking boven verwijdering;
    3. als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
  5. Als we uw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden van onze eigen gerechtvaardigde belangen of die van derden, heeft u het recht om bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen wij u de specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot het verzoek. In dat geval wegen we uw omstandigheden af ​​tegen onze belangen en/of die van hoger genoemde derden. Als deze overweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen en/of die van hoger genoemde derden, zullen uw persoonsgegevens niet verder worden verwerkt.

U kan uw verzoek uitoefenen door te mailen naar de organisatie van het contact tracingsteam van de Universiteit Gent (actueel@ugent.be) of per post naar UGent Contact Tracing, Campus UFO, Rectoraat, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent.

Geef bij een verzoek altijd aan in welke context wij uw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij uw verzoek snel en met zorg kunnen verwerken. Uw verzoek moet ook gedateerd zijn en vergezeld gaan van een kopie van geldig identiteitsbewijs. We zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Als het verzoek gegrond blijkt te zijn, zullen wij u zo spoedig mogelijk en uiterlijk 30 dagen na ontvangst van het verzoek informeren.

Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en duidelijk ongemak veroorzaakt, kunnen we deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u administratiekosten in rekening brengen. We kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, inclusief die van de UGent, onevenredig zou kunnen schaden.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de Universiteit Gent via privacy@ugent.be . Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) en / of de Vlaamse Toezichtscommissie (https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie).

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.

Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal u hierover worden geïnformeerd via de website van de Universiteit Gent.