Bewaarstrategie sleuteldocumenten
De te bewaren archieven en archiefstukken zijn opgenomen in de Bewaarstrategie UGent. De Bewaarstrategie wordt goedgekeurd door het Bestuurscollege van de UGent.
De Bewaarstrategie UGent geeft jou een antwoord welke documenten we op lange termijn dienen te bewaren. Deze strategie bevat hoofdzakelijk ‘sleutel’documenten of documenten die betrekking hebben op de thema’s bestuur, onderwijs, onderzoek en de gebouwen van de UGent. De Bewaarstrategie is bijgevolg nog niet volledig. Indien je over documenten beschikt waarvan het je niet duidelijk is of je ze idealiter bewaart of vernietig, contacteer je ons best.
De Bewaarstrategie UGent bevat heel wat documenten waarin persoonsgegevens zijn opgenomen én die toch op lange termijn worden bewaard. De AVG (art. 6 en 9) laat toe dat persoonsgegevens worden verwerkt ter vervulling van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag. Het archiveren van persoonsgegevens is zulk een taak. Het gaat specifiek over situaties waarin gegevens niet zomaar mogen of kunnen worden verwijderd, omdat ze een bredere maatschappelijke waarde hebben. De Bewaarstrategie bevat een motivatie waarom documenten blijvend bewaard worden.
Je kan de Bewaarstrategie UGent ook raadplegen in archit.ugent.be. Naast de Bewaarstrategie en de archieven die effectief overgedragen zijn naar de gecontroleerde archiefomgeving vind je in archit.ugent.be contextgegevens terug over de eindverantwoordelijke of het proces waarin documenten gemaakt zijn. Deze contextgegevens helpen ons mee de integriteit en de authenticiteit van de aangeboden documenten te garanderen. En dat is in digitale tijden geen overbodige luxe.
De Bewaarstrategie UGent gaat hand in hand met de Bewaarstrategie van de Vlaamse Universiteiten Versie 1.0. Deze richtlijn werd goedgekeurd door het Bureau der rectoren op 26 juni 2024: