Privacyverklaring lokalenverhuur

1. DOELEINDE EN RECHTSGROND VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS


In het kader van registratie en reservatie in het reservatiesysteem van lokalen verwerkt het Facilitair Bureau persoonsgegevens en dit op basis van uw expliciete toestemming.


De door u aangeleverde persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door ons verwerkt met het oog op het realiseren van een correcte reservatie met de mogelijkheid u te kunnen contacteren.

2. WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HOE KAN U ONS CONTACTEREN?


De lokalenverhuur aan de UGent wordt uitgevoerd door het Facilitair Bureau van de Universiteit Gent.


Voor vragen, opmerkingen of suggesties kan u contact opnemen met de dienst lokaalverhuur door te mailen naar auditoria@ugent.be.


Voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy, of indien u meent dat uw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door het Facilitair Bureau, kan u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) van de UGent via privacy@ugent.be.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT?


“Persoonsgegevens” zijn gegevens die informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bevatten.


In het kader van uw registratie en reservatie worden volgende gegevens bijgehouden: uw naam, uw e-mailadres, telefoonnummer en aangevraagde reservaties.


Het Facilitair Bureau verwerkt geen bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

4. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?


De medewerkers van de dienst lokaalverhuur, de plaatselijke techniekers en de permanentiediens hebben toegang tot uw persoonsgegevens op een strikte “need-to-know” basis. Dit betekent louter en alleen om (aanvullen) Deze toegang geldt bijgevolg enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring.


Het Facilitair Bureau waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van de Universiteit van Gent te beschermen.

5. HOELANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?


Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor 12 maanden.

6. VEILIGHEID VAN UW PERSOONSGEGEVENS


Het Facilitair Bureau zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking, zoals hierboven beschreven is de toegang tot uw gegevens beperkt bevinden de gegevens zich op een beschermde server binnen de UGent.

7. WELKE RECHTEN HEEFT U IN HET KADER VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?


Wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u van een aantal rechten die u kunt uitoefenen zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat als u een recht wilt uitoefenen, we u om een identiteitsbewijs kunnen vragen. We doen dit om een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens te voorkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegde persoon namens u optreedt en een recht op uw naam uitoefent.

  1. U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst tot uw persoonsgegevens.
  2. U heeft het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef hierbij aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken, zodat wij uw verzoek snel en nauwkeurig kunnen beoordelen.
  3. Als we uw toestemming hebben gevraagd en verkregen om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, heeft u altijd het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens die reeds op grond van deze toestemming verwerkt werden.
  4. U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, als het onwettig was om ze te verzamelen of als u met succes uw recht uitoefende om uw toestemming in te trekken. Als een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen we uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te verwijderen.
  5. In de volgende omstandigheden kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
    a. terwijl we uw verzoek om uw persoonsgegevens te corrigeren beoordelen;
    b. als een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar u de voorkeur geeft aan een beperking boven verwijdering;
    c. als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.


Om uw rechten uit te oefenen kan u contact opnemen met de dienst lokalenverhuur via auditoria@ugent.be of met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als uw verzoek gegrond blijkt, zullen we u uiterlijk 30 dagen na ontvangst van uw verzoek, hieromtrent informeren.


Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en duidelijk ongemak veroorzaakt, kunnen we deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u administratiekosten in rekening brengen. We kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, inclusief die van de Universiteit Gent, onevenredig zou kunnen schaden.


Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als u niet tevreden bent met het antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be) en / of de Vlaamse Toezichtcommissie.

8. WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING


Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.


Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding worden gemaakt op de website.