Ghent University Global Campus (GUGC)

Personeelsleden die werkzaam zijn aan Ghent University Global Campus (GUGC) zijn deels op GUGC en deels op UGent tewerkgesteld. Hierdoor worden persoonsgegevens uitgewisseld tussen beide instellingen. Deze gegevens worden uitgewisseld op basis van de overeenkomst tussen de UGent en het personeelslid, en de wettelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien of op de UGent rusten.

Waarom verwerken de UGent en GUGC gegevens met betrekking tot personeelsleden?

Voor de organisatie van personeelsaangelegenheden zoals de sollicitatie, de werving en selectie, de salarisadministratie en de loopbaanadministratie van UGent-medewerkers werkzaam op Ghent University Global Campus (GUGC) worden er aan beide instellingen persoonsgegevens verwerkt. Dit respectievelijk op basis van een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een contractuele overeenkomst met de betrokkene of in het gerechtvaardigd belang van de universiteit. Ghent University Global Campus (GUGC) en UGent zijn hierbij aparte verwerkingsverantwoordelijken.

Welke gegevens worden verwerkt?

Volgende verwerkingen worden onder meer uitgevoerd:

  • Bijhouden van een administratief personeelsdossier in functie van de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst: persoonlijke gegevens, contractgegevens, gegevens m.b.t. tijdskrediet en thematische verloven, organisatorische verankering, ziekte, anciënniteit, attesten), functie, barema, interne mobiliteit, evaluaties, verlofquota, afwezigheden, overuren, premies, afhoudingen, wagen-info, verzekeringen, abonnementen m.b.t. woon-werkverkeer
  • Loonadministratie: Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de maandelijkse loonverwerking: bruto-netto-berekening, wettelijke aangiftes
  • Sollicitaties, werving en selectie
  • Informatiedoeleinden aangaande universiteitsaangelegenheden in brede zin

Afhankelijk van het HR-proces zijn diverse persoonsgegevens nodig. Mogelijke persoonsgegevens die de UGent van haar personeelsleden verwerkt zijn (afhankelijk van de context):

  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum
  • Financiële gegevens zoals het rekeningnummer
  • Gezinssamenstelling
    • Om een correcte verloning te berekenen, heeft de UGent niet alleen de identificatiegegevens van de medewerker nodig, maar ook de gezinssamenstelling.
  • Contactgegevens zoals het professioneel of privé e-mailadres
    • Het privé e-mailadres wordt alleen voor account correctie (IT) gebruikt of in uitzonderlijke omstandigheden
  • Studiegegevens (diploma)
    • Bij aanvang van de tewerkstelling bepaalt het diploma het functieniveau binnen de UGent en de persoonsgegevens worden gebruikt in het groeipad van de loopbaan via vorming, begeleiding en functionering.
  • Loopbaangegevens
  • Afwezigheden

Ook bij het beëindigen van de tewerkstelling aan de UGent worden persoonsgegevens verwerkt en bewaard. Zo worden persoonsgegevens van personeelsleden verwerkt om onder andere het einde van de dienst en de pensioengegevens van een personeelslid te beheren en om de goede werking van de UGent te waarborgen.

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens van de personeelsleden worden enkel met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (of een andere overeenkomst betreffende de aanstelling), in het kader van een wettelijke verplichting of wanneer de universiteit er een gerechtvaardigd belang bij heeft. Alvorens informatie vrij te geven die niet op basis van deze grondslagen kan worden verstrekt, wordt eerst toestemming aan de betrokken personeelsleden gevraagd.

Zo wisselt de UGent de noodzakelijke gegevens uit met overheidsdiensten, sociale secretariaten, pensioenverzekeringsmaatschappijen en een arbeidsgeneeskundige dienst (zoals aan Dimona voor de sociale zekerheid en aan Capello voor het actualiseren van de pensioengegevens).

De UGent verstrekt aan de hand van de persoonlijke gegevens individuele attesten met betrekking tot stappen in de loopbaanontwikkeling (tewerkstellingsattest, C4, C131, A1) en die de medewerker nodig heeft om zijn statuut te bewijzen bij diverse overheidsinstanties en andere werkgevers (attest belasting, attest gewaarborgd wonen, attest visum).

Verdere informatie

Medewerkers van de GUGC kunnen tijdens de uitoefening van hun werk ook in aanraking komen met persoonsgegevens, bijvoorbeeld informatie over studenten of andere UGent'ers/ GUGC’ers. Soms kan het zelfs gaan over gevoelige gegevens, zoals bijvoorbeeld medische informatie in het kader van een bijzonder statuut.

Meer informatie over het omgaan met persoonsgegevens binnen de UGent kan u hier vinden.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u per mail terecht bij de info@ghent.ac.kr of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.