Personeelsleden

Waarom verwerkt de UGent gegevens met betrekking tot personeelsleden?

Voor de organisatie van personeelsaangelegenheden zoals de sollicitatie, de werving en selectie, de administratie, de loopbaanontwikkeling en de registratie die verband houdt met de tewerkstelling en het einde van de loopbaan van UGent personeelsleden worden er aan de UGent persoonsgegevens verwerkt en dit respectievelijk op basis van een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een contractuele overeenkomst met de betrokkene of in het gerechtvaardigd belang van de universiteit.

Volgende verwerkingen worden onder meer uitgevoerd:

  • Bijhouden van een personeelsdossier in functie van de tewerkstelling: persoonlijke gegevens, contractgegevens, organisatorische verankering, anciënniteit, attesten, functie, barema, interne mobiliteit, evaluaties, afwezigheden (zoals ziekte, verloven, …), overuren, premies, afhoudingen, verzekeringen
  • Salarisadministratie: gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de maandelijkse loonverwerking: bruto-netto-berekening, wettelijke aangiftes, woon-werkverkeer
  • Sollicitaties, werving en selectie
  • Universiteitsaangelegenheden in brede zin

Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van het HR-proces zijn diverse persoonsgegevens nodig. Mogelijke persoonsgegevens die de UGent van haar personeelsleden verwerkt zijn (afhankelijk van de context):

  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum, foto, ID-nummer, IP-adres, personeelsnummer, login-gegevens, identificatiecookies, loggegevens (o.m. toegang restaurant, parkinggebruik, webgebruik, surfgebruik), camerabeelden, personeelsbestanden
  • Financiële gegevens zoals het rekeningnummer, loongegevens, professionele uitgaven
  • Gezinssamenstelling
  • Contactgegevens zoals het professioneel of privé e-mailadres, privé of professioneel telefoonnummer
  • Studiegegevens: cv, diploma
  • Loopbaangegevens
  • Afwezigheden
  • Evaluatie
  • Einde loopbaan

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens van de personeelsleden worden enkel met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de tewerkstelling, in het kader van een wettelijke verplichting of wanneer de universiteit er een gerechtvaardigd belang bij heeft. Alvorens informatie vrij te geven die niet op basis van deze grondslagen kan worden verstrekt, wordt eerst toestemming aan de betrokken personeelsleden gevraagd.

Zo wisselt de UGent wanneer noodzakelijk gegevens uit met overheidsdiensten, sociale secretariaten, pensioenverzekeringsmaatschappijen en een arbeidsgeneeskundige dienst en  verstrekt de UGent aan de hand van de persoonlijke gegevens individuele attesten met betrekking tot de tewerkstelling

Voor personeelsleden die tevens werkzaam zijn aan Ghent University Global Campus (GUGC) worden er tussen de UGent en GUGC persoonsgegevens uitgewisseld. Deze gegevens worden uitgewisseld op basis van de overeenkomst tussen de UGent en het personeelslid, en de wettelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien en/of op de UGent rusten.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u per mail terecht bij de betrokken Universiteitsdienst – Functiedomein HR via hr@ugent.be of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.