Zaalverhuur: veelgestelde vragen

Privacyverklaring 

Hoe verwerkt de UGent persoonsgegevens?

Hoe kan ik de beschikbaarheid van een zaal bekijken?

De beschikbaarheid kan je bekijken in de online applicatie TimeEdit, die ook gebruikt wordt om reservaties aan te vragen: lokalen.ugent.be

Hoe kunnen reservaties worden aangevraagd?

Reservaties kunnen worden aangevraagd in de online applicatie TimeEdit: lokalen.ugent.be

Je dient je als externe wel eerst aan te melden (registratie bij eerste gebruik).

Hoe lang op voorhand moeten reservaties worden aangevraagd?

Aanvragen voor activiteiten in huurlocaties moeten, zoals vermeld in het verhuurreglement, 3 weken op voorhand worden aangevraagd.

Wat valt er onder de reservatietijd? 

De reservatietijd omvat meer dan alleen de activiteit zelf. Je moet ook tijd voorzien voor:

• voorbereiding en opbouw
• opruimen en opkuis achteraf

Plan dus ruim genoeg, zodat je niet in tijdsnood komt. 

Wat gebeurt er bij een onverwachte verlenging?  

Als je activiteit uitloopt: 

• kunnen extra kosten worden aangerekend
• kan een volgende boeking in het gedrang komen

Daarom is het belangrijk om realistisch te plannen en de reservatietijd niet te krap te nemen.  

Krijg ik een bevestiging via e-mail?  

Nee, er worden geen automatische e-mails verstuurd bij goedkeuring of afwijzing. Je moet zelf de status van je aanvraag opvolgen via 'mijn reservaties' in TimeEdit. 

Hoe kan ik een reservatie voor een 'activiteit in huurlocatie' aanpassen of annuleren? 

Een 'activiteit in huurlocatie' kan je zelf aanpassen of annuleren, zolang ze niet is goedgekeurd. Ga daarvoor naar 'mijn reserveringen (status aangevraagd)', klik op de aanvraag die je wilt wijzigen. Je kan nu de nodige velden aanpassen of de reservatie annuleren. Is de reservatie wel al goedgekeurd, dan neem je contact op met auditoria@ugent.be

Zijn er kosten bij annulering?

Zoals in het verhuurreglement vermeld, is kosteloos annuleren mogelijk tot 3 weken voor de aanvang van de activiteit. Daarna zal de helft van het totale facturatiebedrag aangerekend worden.

Worden de prijzen geïndexeerd?

De prijs van de facturatie wordt berekend op basis van de prijs op het moment van de aanvraag, vermeerderd met de geldende indexering drie weken voor aanvang van de activiteit.

Mag een cateraar vrij gekozen worden?

UGent heeft met tal van cateraars afspraken over het voorzien van een duurzame UGent-optie: Duurzame Catering.

Het staat je vrij om ook buiten deze lijst een cateraar te kiezen. Bekijk zeker de veiligheidsrichtlijn en technische fiche van de locatie.

Moet ik een verzekering afsluiten?

Ja, je dient een verzekering af te sluiten. Lees de richtlijnen hierover zeker na in het verhuurreglement.