Traject uitwisselingsstudent PSW

Informeren

Heb je zin om volgend jaar als uitwisselingsstudent een periode aan een andere instelling te studeren, kijk dan eerst of je in aanmerking komt.

Alles begint met het bijwonen van de International Days. Deze infodagen worden jaarlijks in oktober door de Afdeling Internationale Betrekkingen georganiseerd. Hier verneem je alles wat je wilt weten over een internationaal avontuur tijdens of na je studies.

In het najaar (eind november/begin december) organiseert de FCI (Facultaire Commissie Internationalisering) van de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen een facultair infomoment. Er wordt een algemene uitleg gegeven en ook de academische kant van het uitwisselingsverblijf komt aan bod. Er wordt toegelicht wat we precies van de kandidaat uitwisselingsstudenten verwachten en geven concrete instructies met betrekking tot de procedures. Hieraan deelnemen is uiteraard van groot belang!

Indien je nog steeds overtuigd bent, kan je beginnen met informatie verzamelen over de verschillende mogelijke bestemmingen. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden tussen de opleiding aan de UGent en bepaalde universiteiten in het buitenland. Je kan alleen naar die universiteiten waarmee de eigen opleiding een akkoord heeft.

Er is ook de mogelijkheid om binnen België op uitwisseling te gaan naar een Franstalige universiteit (Erasmus Belgica).

Hier vind je een overzicht met mogelijke bestemmingen.

Meer interne informatie voor uitgaande uitwisselingsstudenten is ook te vinden op de cursussite op Minerva voor uitgaande uitwisselingsstudenten PSW (KX0000.. tijdens academiejaar 201x-201x). Gelieve je te registreren op deze cursussite.

Na het facultaire infomoment kan je je kandidaat stellen voor je favoriete bestemmingen door je aanvraag in oasis (studentenportaal) in te geven. (zie infomomenten en richtlijnen op Online procedure voor uitgaande studenten UGent)

In overleg met de FCI wordt bekeken wie waarheen kan, en voor hoelang. De definitieve beslissing wordt je meegedeeld en dan volgt het papierwerk.

Application form

Eenmaal je weet waar je naartoe mag, volgt de administratieve voorbereiding.

Tijdens de informatiemomenten wordt deze procedure goed uitgelegd.

Een eerste belangrijk formulier is de Application Form (AF) van de gastinstelling. Een AF is de officiële aanvraag voor de toelating tot de gastuniversiteit. Bij de AF hoort meestal ook een motivatie voor de gekozen gastuniversiteit (bijvoorbeeld omwille van bepaalde vakken van de opleiding aan de gastuniversiteit, het academische niveau van de universiteit, aansluiting van het land bij de onderzoekspaper of masterproef,…). Je schrijft je motivatie ofwel in het Engels, in het Frans of in de nationale taal van de gastuniversiteit (naargelang de universiteit van jouw keuze). Het is van bijzonder groot belang dat alles volledig én correct is ingevuld.

Aanvraagdossier UGent

Je dient de AF samen met het ondertekende facultair reglement uitwisselingsstudent, je puntenbriefjes, je programmavoorstel en bewijs talenkennis in bij de administratieve coördinator. De deadline voor het indienen van het hele dossier wordt meegedeeld tijdens het facultair infomoment.

Daarna wordt je aanvraagdossier nagezien en na goedkeuring door de FCI doorgestuurd naar de afdeling internationalisering (AI).

Voor meer informatie zie stappenplannen AI:

stappenplan Erasmus+

* stappenplan Erasmus Belgica

* stappenplan bilaterale akkoorden (buiten EU)

Application procedure gastinstelling

De gastuniversiteiten verwachten dat je hun eigen AF invult. Na de goedkeuring van de UGent aanvraag moet je werk maken van deze aanvraagprocedure. Ga daarom zo snel mogelijk naar de website van de buitenlandse universiteit en kijk na welke procedures moeten worden gevolgd. Houd je aan hun deadlines. Het aanvraagdossier voor je gastinstelling bezorg je aan de administratieve coördinator die voor de nodige handtekeningen zorgt. Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorsturen van je aanvraagdossier naar de gastinstelling. Maak zeker kopies van je documenten.

De gastinstelling vraagt meestal ook de Transcript of Records (Engels puntenbriefje). Deze Transcript of Records kan je opvragen bij RIO of bij de FSA. Studenten die tijdens de vorige jaren niet aan de UGent studeerden contacteren hiervoor de studentenadministratie van de betrokken hogeschool/universiteit.

Learning Agreement

Een ander belangrijk document is het Learning Agreement (LA). Dit document kan je uit oasis halen. Dit formulier vermeldt al de vakken die je gaat volgen in de gastinstelling. Met andere woorden je ‘studieprogramma'. Het opstellen van je programma gebeurt volgens de richtlijnen beschreven in het facultaire reglement voor uitwisselingsstudenten.

Nog een paar nuttige tips i.v.m. het opstellen van je studieprogramma:

Opletten voor eventuele verwarring: Een studiepunt is niet noodzakelijk een ECTS-punt. Wees dus zeker dat je goed weet hoeveel ECTS een bepaald vak is.

Hou ook rekening met het feit dat de semesterindeling en de studieprogramma's elk jaar kunnen wijzigen in onze universiteit en in de gastinstelling.

Het Learning Agreement bestaat uit een deel "LA before the mobility" en registreert je voorlopig programmavoorstel. Tijdens je verblijf zal je studieprogramma wijzigen. De aanpassingen noteer je in je curriculum in oasis en dan kan je het document "learning agreement during mobility" downloaden.

Het Learning Agreement (before en during mobility) wordt ondertekend door 3 partijen: jezelf en de verantwoordelijke van de gastinstelling (coördinator of international relations officer)  en door RIO. De getekende versie wordt opgeladen in oasis.  Houd zeker een kopie van het document bij voor je eigen administratie.

Meer informatie wordt gegeven tijdens de infomomenten, zie ook FAQ.

 

Verblijf

Praktische tips voor je verblijf -> zie stappenplannen van AI

Specifiek bij Erasmusbeurzen vraagt de AI om vóór je vertrek het Erasmuscontract te ondertekenen (zie stappenplan Erasmus).

Studieprogramma tijdens je verblijf:

Bij aankomst zal je in de gastinstelling voor ieder vak dat je wil volgen een officiële toestemming moeten gaan vragen. Afhankelijk van de gastuniversiteit, zal je deze aan de lesgever ofwel de international relations officer moeten vragen.

Enkel in geval een vak niet doorgaat of een professor geen toestemming verleent, moet je een vervangvak zoeken. Stuur je nieuwe voorstel door naar de verantwoordelijke per opleiding. Na goedkeuring kan je het document "learning agreement during mobility" of "Changes to L.A"  (uit oasis of van de gastinstelling) laten goedkeuren door te laten tekenen door de thuis- en de gastuniversiteit.

Uiterste datum voor aanpassingen van het studieprogramma en indiendata voor getekende documenten "LA during mobility": zie reglement voor uitwisselingsstudenten.

Hou ook rekening met deadlines en indiendata van formulieren voor keuzevakken, onderzoekspaper, masterproef, enz. Check daarom regelmatig de facultaire website, de aankondigingen op Minerva en UGent mailaccount.

Terugkomst

Het is van bijzonder groot belang dat je de punten vóór de deliberatie bezorgt aan je administratieve coördinator (met andere woorden vóór 30 juni voor eerste zittijd en 5 september voor tweede zittijd). Je kan ze indienen, opsturen of doormailen. Indien dit praktisch niet mogelijk is (examens in juli, administratieve problemen,…) moet je dit duidelijk communiceren naar RIO en of de administratieve coördinator en duidelijke afspraken maken met je gastuniversiteit over het opsturen van jouw resultaten naar België.

Vergeet niet om de laatste documenten voor AI in orde te maken zoals  'confirmation of stay' en een online enquête .  Voor meer info verwijzen we ook hier naar de stappenplannen.

We vragen je ook om het academische aspect van je verblijf te evalueren via een verslag van je verblijf en de gevolgde vakken.

Indien je nog met vragen zit raden we je eerst en vooral aan om het reglement voor uitgaande uitwisselingsstudenten en de FAQ te bekijken. Indien je dan nog vragen hebt kan je altijd terecht bij je administratieve coördinator of RIO (zie contact).