Automatische toekenning BOF Startkrediet

Algemeen

Binnen de UGent wordt sinds 2010 op jaarlijkse en competitieve basis startfinanciering toegekend aan recent aangesteld/benoemd Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP), om hen de kans te geven een eerste vierjarig onderzoeksproject uit te bouwen, via de oproep BOF Startkredieten.

Op 21 februari 2019 keurde de Onderzoeksraad het voorstel goed om de competitieve oproep BOF Startkredieten met onmiddellijke ingang stop te zetten. In plaats daarvan zal automatisch een opstartbudget toegekend worden vanuit de BOF-middelen aan alle nieuwe ZAP-leden met een minimaal ZAP-aanstellingspercentage van 50%, kort na de start van hun aanstelling/benoeming aan de UGent.

Daarnaast zal ook een opstartbudget toegekend worden aan ZAP-leden wier ZAP-aanstellingspercentage wordt opgetrokken naar minimaal 50%.

Details

Bedrag

Het automatisch toegekende Startkrediet bedraagt standaard €200.000. Dit budget blijft 4 jaar beschikbaar op een Grantscode aan de UGent en kan vrij worden aangewend voor personeel, werking en/of uitrusting.

Er kan slechts 1 maal een Startkrediet toegekend worden gedurende de volledige academische UGent carrière.

Wie komt in aanmerking voor een automatische Startkrediet toekenning?

Jaarlijks zijn er 2 vaste momenten aan de UGent waarop ZAP-leden aangesteld/benoemd worden of hun bestaand ZAP-aanstellingspercentage uitgebreid wordt: per 1 oktober en per 1 februari. Kort na deze twee data zullen de Startkredieten automatisch toegekend worden aan de belanghebbenden.

Om recht te hebben op een Startkrediet vanuit de UGent dient het ZAP-lid te behoren tot één van onderstaande categorieën:

  • ZAP-leden die per 1 oktober/1 februari nieuw aangesteld worden aan de UGent met een ZAP-aanstellingspercentage van ten minste 50%
  • ZAP-leden bij wie het ZAP-aanstellingspercentage aan de UGent per 1 oktober/1 februari uitgebreid wordt naar ten minste 50%
  • ZAP-leden die per 1 oktober/1 februari nieuw aangesteld worden aan de UGent met een ZAP-aanstellingspercentage van ten minste 50%, maar hun mandaat slechts deeltijds opnemen in combinatie met een postdoctoraal FWO-mandaat
  • ZAP-leden die per 1 oktober/1 februari nieuw aangesteld worden met een deeltijdse ZAP-aanstelling aan de UGent in combinatie met een deeltijdse ZAP-aanstelling aan de Ghent University Global Campus (Zuid-Korea). Het gecombineerd aanstellingspercentage dient ten minste 50% te bedragen.

Uitzondering

Ook ZAP-leden die per 1 oktober/1 februari nieuw aangesteld worden aan de UGent met een ZAP-aanstellingspercentage van minder dan 50% in combinatie met een fundamenteel klinisch FWO-mandaat hebben recht op een opstartbudget. Voor deze categorie zal de toekenning rechtstreeks gebeuren door het UZGent (ipv door de UGent) en dient onderstaande workflow niet gevolgd te worden. Het budget (€ 200.000) zal beschikbaar worden gesteld op een WBS-element binnen het UZGent.

Voor meer informatie omtrent de procedure voor de toekenning van een opstartbudget vanuit het UZGent aan fundamenteel klinische madaathouders, gelieve contact op te nemen met .

Workflow

Om een toekenning van het startkrediet te bekomen zal vooraf een minimale registratie nodig zijn (reden hiervoor is de verplichte verantwoording en rapportering aan de overheid via het FRIS-portaal). Deze registratie zal gebeuren via de webinterface van GISMO (geïntegreerd onderzoeksinformatiesysteem van de UGent).

Alle ZAP-leden die recht hebben op een Startkrediet worden een tweetal weken voorafgaand aan het moment vanaf wanneer ze in aanmerking komen, via hun UGent e-mailadres uitgenodigd om het elektronisch registratieformulier in te vullen, bij voorkeur binnen de maand maar tot maximum één jaar na hun effectieve indiensttreding.

Via GISMO wordt minimale maar essentiële informatie opgevraagd:

  • Administratieve gegevens met betrekking tot de promotor
  • Titel van het project waarvoor men het Startkrediet zal gebruiken (Nederlands en Engels)
  • Informatie over de projecttiming (beoogde startdatum)
  • Nederlands- en Engelstalig abstract
  • Nederlands- en Engelstalige trefwoorden
  • Disciplinecode(s)
  • Ethische- en bioveiligheidsimplicaties

Eens het elektronisch registratieformulier is ingevuld en ingediend, gaat DOZA na of het ethisch advies en bioveiligheidsdossier in orde zijn. Pas daarna kan het Startkrediet toegekend worden en het project van start gaan. Na goedkeuring zal het ZAP-lid vervolgens een e-mail ontvangen met vermelding van de Grantscode in SAP waarop het toegekende budget ter beschikking werd gesteld alsook de start- en einddatum van de financiering in SAP.  De vroegst mogelijke terbeschikkingstelling van het budget zal één maand na de start van het ZAP mandaat zijn. Indien nodig kan een project wel retroactief aanvangen op de startdatum van het ZAP mandaat.

Wat met verlate indiensttreding?

ZAP-leden die per 1 oktober/1 februari aangesteld/benoemd worden, maar 'verlaat' in dienst treden, kunnen (indien ze dat willen) reeds vanaf dat moment het registratieformulier invullen, maar het Startkrediet zal pas beschikbaar gesteld worden vanaf de effectieve startdatum van het ZAP-mandaat.

Overgangsfase

De Startkredietmodule in GISMO is momenteel in aanmaak en zal pas voor de eerste keer gebruikt kunnen worden voor ZAP-leden die vanaf 1 oktober 2019 aangesteld/benoemd worden met een aanstellingspercentage van ten minste 50%  of wier ZAP-aanstellingspercentage vanaf die datum uitgebreid wordt naar tenminste 50%.

Er zal in 2019 daarom in twee fasen worden gewerkt, waarbij in de eerste (overgangs)fase ZAP-leden het registratiedocument voor hun Startkrediet per e-mail moeten bezorgen. In de tweede fase (later in 2019) zal gebruik gemaakt worden van de online module van GISMO.

FASE 1 (= overgangsfase) - maart 2019

Tijdens deze overgangsfase wordt een inhaalbeweging doorgevoerd waarbij ZAP-leden die normaliter in september 2019 een aanvraag voor de competitieve oproep BOF Startkredieten hadden kunnen indienen, dit opstartbudget al eerder automatisch toegekend krijgen.

In de eerste week van maart 2019 zal DOZA onderstaande categorieën ZAP-leden per e-mail uitgenodigen om een registratieformulier in te dienen.

  1. ZAP-leden die gestart zijn voor 1.10.2018
    • Enkel kandidaten die volgens de reglementering van de uitdovende oproep BOF Startkredieten nog in aanmerking zouden gekomen zijn voor indiening of herindiening in 2019, komen in aanmerking.
    • Zij dienen uiterlijk tegen 15 maart het registratieformulier aan te leveren via e-mail aan
    • De vroegst mogelijk terbeschikkingstelling van het budget is 15 april 2019.
  2. ZAP-leden met een ZAP-aanstelling van ten minste 50% die gestart zijn vanaf 1.10.2018 en 1.02.2019 of wier ZAP-aanstellingspercentage vanaf die data opgetrokken werd naar minstens 50%
    • Voor hen zijn de nieuwe modaliteiten van kracht (zie boven).
    • ZAP-leden worden aangemoedigd om het registratieformulier zo spoedig mogelijk te bezorgen via ., maar dit kan tot uiterlijk 1 jaar na de werkelijke indiensttreding als ≥ 50% ZAP.
    • De vroegst mogelijke terbeschikkingstelling van het budget is 15 april 2019.

Het registratieformulier bevat dezelfde gegevens als wat in een latere fase opgevraagd zal worden via GISMO. Wanneer het ethisch advies en bioveiligheidsdossier in orde zijn, zal het Startkrediet toegekend worden. De ZAP-leden zullen na goedkeuring een brief ontvangen met vermelding van de Grantscode waarop het toegekende budget ter beschikking werd gesteld alsook de start- en einddatum van de financiering in SAP.  ZAP-leden moeten rekenen op 1 maand tussen de indiening van hun registratiedocument en de toekenning van het budget.

FASE 2 - september 2019

In een tweede fase (vanaf september 2019) zal de online module in GISMO gebruikt worden. Bij alle nieuwe ZAP-aanstellingen van ten minste 50% of bij uitbreiding van de ZAP-aanstelling naar ten minste 50% vanaf 1 oktober 2019 zal de registratie van het Startkrediet dienen gebeuren via online registratie.  Alle ZAP-leden die recht hebben op een Startkrediet, worden een tweetal weken voorafgaand aan het moment vanaf wanneer ze in aanmerking komen door DOZA via e-mail uitgenodigd om het online registratieformulier in te vullen. Dit gebeurt bij voorkeur binnen de maand maar kan tot maximum één jaar na hun effectieve indiensttreding.

De vroegst mogelijk terbeschikkingstelling van het budget zal één maand na de start van het ZAP-mandaat liggen. Indien nodig kan een project wel retroactief aanvangen op de startdatum van het ZAP-mandaat.

Eindverslag

Uiterlijk één jaar na beëindiging van het project dat werd gefinancierd door het Startkrediet dient de promotor een wetenschappelijk eindverslag via e-mail te bezorgen aan BOFapplication@UGent.be. Dit document  geldt als enige verslaggeving voor het toegekend Startkrediet.

Het standaardsjabloon voor dit verslag kan u hieronder vinden.

Contact

Directie Onderzoeksaangelegenheden - Afdeling Onderzoekscoördinatie

  • Mevr. Cédrique Walthoff-Borm
  • BOF@ugent.be
  • 09/264.30.90