Inspiratiekader People management en Leiderschap

Algemeen

Het nieuwe ZAP-loopbaanbeleid omvat expliciet het resultaatsgebied people management en leiderschap. De UGent bevestigt hiermee het belang en de impact van goed leiderschap. Leiderschap staat echter niet op zich maar wordt uitgeoefend in onderwijstaken, onderzoekstaken en institutioneel en maatschappelijk engagement. Dit inspiratiekader vormt dus één geheel met de inspiratiekaders onderzoek en onderwijs. Het ZAP-loopbaanbeleid nodigt elk ZAP-lid uit om via zelfreflectie en feedback stil te staan bij de eigen sterktes en groeipunten en op basis hiervan keuzes te maken.

De fundamenten voor dit inspiratiekader zijn terug te vinden in de UGent visie op leiderschap en de beschrijving van leiderschapsrollen.

  • Het geeft inspiratie voor het kwalitatief en onderbouwd beschrijven van de ambities aangaande people management en leiderschap (inpassingstekst):
    • Welke rol(len) neem ik nu al (vaker) op? Wat geeft me energie?
    • Wat wil ik bereiken op het vlak van people management en leiderschap de komende jaren? Welke rollen wil ik meer/minder opnemen? Wat wil ik meer doen en wat wil ik anders doen? In welke rol(len) wil ik sterker worden? Wat is het effect ervan op medewerkers en/of studenten?
  • Het geeft een woordenschat voor het beschrijven van het gerealiseerde m.b.t. people management en leiderschap (reflectieverslag en evaluatierapport):
    • Wat heb ik bereikt op het vlak van people management en leiderschap de voorbije periode? In welke rollen ben ik gegroeid? Hoe kan ik dit illustreren? Hoe hebben de collega’s, medewerkers en studenten dit ervaren? Wat had niet het verhoopte resultaat?

Onderstaande suggesties zijn cumulatief noch limitatief. Het inspiratiekader dient enkel ter inspiratie en mag niet opgevat worden als een checklist van elementen die allemaal verwezenlijkt moeten worden.

Het resultaatsgebied People management en Leiderschap

Wat kan People management en Leiderschap omvatten?

Leiderschap aan de UGent omvat een brede waaier aan verantwoordelijkheden, engagementen, vaardigheden en competenties. Leidinggevenden worstelen vaak met de veelheid aan taken en het spanningsveld daartussen: controleren versus vertrouwen, aansturen versus coachen, individu versus team … Om people management en leiderschap vorm te geven en te ontwikkelen wordt gewerkt met rollen zoals manager, coach, leider, expert en ondernemer. Deze opdeling is louter structurerend en biedt slechts richting en handvaten om bewuster om te gaan met de veelheid aan taken en verantwoordelijkheden. Ook kunnen verschillende elementen in meerdere rollen passen.

Is elke rol belangrijk?

Elkeen heeft één of meerdere rollen waarin hij/zij zich comfortabeler voelt of sterker is. De keuze van de UGent voor talent en diversiteit maakt dat een ZAP-loopbaan kan leiden tot een verdieping in één of meerdere rollen. Het zwaartepunt kan verschillen per functieniveau en is afhankelijk van de organisatorische context. Bijvoorbeeld het vastleggen van operationele deadlines of het doen naleven van procedures zijn bij uitstek taken die opgenomen worden in de rol als manager. Feedback geven past dan eerder in de rol als coach.

De nadruk op een bepaalde rol mag echter niet leiden tot een éénzijdige invulling van people management en leiderschap. Bijvoorbeeld de begeleiding van jonge onderzoekers enkel opnemen in de rol van expert strookt niet met de UGent visie op leiderschap. Essentieel is dat een goede leidinggevende ook de rol van coach opneemt.

Ontwikkeling in de rol

Leidinggeven houdt flink wat uitdagingen in die zelden een eenvoudige aanpak vragen. Leidinggeven houdt niet in dat je een supermens bent die alle problemen moeiteloos oplost. De UGent wil leidinggevenden ondersteunen en hen de kans geven om te groeien in het opnemen van hun verantwoordelijkheden. Hierbij kunnen leidinggevenden ervoor kiezen om nog beter te worden in een rol die ze van nature graag en goed opnemen (verdieping) of ze kunnen ervoor kiezen om zichzelf te stretchen en te werken aan het opnemen van een minder ontwikkelde rol (verbreding).

De UGent stimuleert ZAP-leden om te investeren in hun persoonlijke groei door middel van feedback, training en coaching:

 

Leiderschapsrollen

Als manager coördineer je de opdrachten opdat collega’s, medewerkers en studenten (samen) tot een goed resultaat komen. Je runt de onderzoeksgroep/vakgroep/faculteit/opleiding door de zaken goed te plannen en te organiseren. Je delegeert, legt prioriteiten, evalueert, stuurt bij en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de optimale inzet van mensen, tijd en middelen.

Enkele voorbeelden:

  • Binnen samenwerkingsrelaties wederzijdse verwachtingen expliciteren en bespreken;
  • Medewerkers aanmoedigen om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen binnen een duidelijk afsprakenkader;
  • Duidelijk afspreken over het tijdstip en over de rapportering van de resultaten;
  • In overleg de taken verdelen over medewerkers rekening houdend met werklast, individuele talenten en voorkeuren;
  • Prioriteiten in opdrachten voor zichzelf en voor de medewerkers bepalen (op basis van belangrijkheid en urgentie);
  • Verantwoordelijkheid nemen en medewerkers corrigerend aanspreken op het niet naleven van gemaakte afspraken;
  • Resultaten opvolgen vanuit een evenwicht tussen vertrouwen en controle;
Als coach begeleid je collega’s, medewerkers en studenten opdat ze groeien in het opnemen van hun verantwoordelijkheden. Je geeft feedback, je gaat in dialoog en je zoekt samen naar oplossingen. Je stimuleert de ontwikkeling door leerkansen te creëren en in te zetten op talenten. Je hebt oog voor hun welzijn en neemt hierin een actieve verantwoordelijkheid op. Je bent toegankelijk, empathisch en ondersteunend. Je bouwt actief aan een team dat samenwerkt en elkaar ondersteunt.

Enkele voorbeelden:

  • Feedback geven over sterktes en groeipunten van de medewerkers zodat ze beter worden in hun job;
  • Complementariteit zoeken in het team in functie van de te behalen resultaten;
  • Carrièremogelijkheden of -ontwikkeling (binnen en buiten de UGent) proactief bespreken met medewerkers/studenten en hen hierin ondersteunen;
  • Medewerkers en studenten aanmoedigen tot zelfreflectie zodat ze zelfsturend worden in het oplossen van problemen;
  • Een open feedback cultuur creëren door medewerkers en studenten te stimuleren elkaar onderling feedback te geven en zelf open te staan voor feedback;
  • Tijd nemen voor een persoonlijk gesprek met een medewerker waarbij ook het welzijn besproken wordt, gebruik makend van actief luisteren en empathisch reageren;
  • Opnemen van een actieve rol in het versterken van het groepsgevoel (bv. successen samen vieren, informele teammomenten organiseren …);
Als leider geef je richting aan collega’s, medewerkers en studenten opdat strategische en beleidsmatige (onderzoeks- en onderwijs)doelstellingen behaald worden. Je motiveert via een inspirerend toekomstig doel en linkt individuele ambities hieraan. Je creëert betrokkenheid en samenwerking door o.a. inspraak en transparantie. Je neemt verantwoordelijkheid op en neemt (moeilijke) beslissingen.

Enkele voorbeelden:

  • Ontwikkelen van een strategie voor de onderzoeksgroep/vakgroep/opleiding (samen met medewerkers) in lijn met de faculteit/universiteit: Waar doen we het voor? Waar staan we voor? Waar gaan we voor?;
  • Het linken van operationele beslissingen aan de strategie;
  • Acties ondernemen zodat de visie gedragen wordt en vertaald wordt naar de concrete werksituatie;
  • Samen met de collega’s gemeenschappelijke waarden definiëren en afspraken maken opdat ze gerespecteerd worden;
  • Fungeren als rolmodel: zelf een voorbeeldfunctie uitoefenen in bv. Open Science;
  • Opnemen van verantwoordelijkheid m.b.t. onderzoek- en onderwijsbeleid in de faculteit/universiteit;
  • Vertegenwoordigen van de universiteit in het maatschappelijke discours en bijdragen aan het publieke imago van de instelling;

 

Als expert zet je je vakkennis actief in en stimuleer je kennisdeling met collega’s, medewerkers en studenten. Als expert help je anderen op weg naar het behalen van bijvoorbeeld een doctoraat of het verwerven van funding. Je bewaakt actief principes zoals deze van ethisch onderzoek en wetenschappelijke integriteit.

Enkele voorbeelden:

  • Expertise (informatie, kennis, documentatie, inzichten) delen met medewerkers en studenten afgestemd op hun behoeften;
  • Onderzoekers, lesgevers en studenten ondersteunen in hun eigen groeiproces richting autonome onderzoeker/lesgever/student;
  • Als ervaringsexpert inzake het doctoraatsproces de doctorandi adequaat begeleiden in het proces;
  • Als ervaringsexpert inzake een bachelor- en masterproef begeleiding op maat van de student voorzien;
  • Delen van belangrijke ontwikkelingen en trends binnen het eigen onderzoeks/onderwijsdomein en anderen hierbij wegwijs maken in de verschillende informatiebronnen;
Als ondernemer zet je actief in op innovatie, initiatief nemen en creativiteit zodat opportuniteiten met een mogelijke meerwaarde voor de universiteit/onderzoeksgroep benut worden. Je weet wetenschappelijke budgetten te verwerven, nieuwe samenwerkingen op te zetten en genereert nieuwe bruikbare ideeën. Je neemt risicovolle beslissingen, je durft fouten te maken en leert eruit. Je zoekt naar opportuniteiten binnen en buiten de universiteit en gebruikt daarbij actief jouw netwerk.

Enkele voorbeelden:

  • Zoekt actief naar wetenschappelijke onderzoeksfinanciering: aanvragen van projectfinanciering en verwerven van fondsen;
  • Stimuleren van out-of-the-box denken en risicovol onderzoek;
  • Onderzoek valoriseren buiten de academische context;
  • Samenwerking initiëren met externe partners (industrie, overheid, interdisciplinaire …) inzake onderzoeksprojecten;
  • Trekkersrol opnemen in een spin-offproces of wetenschappelijke organisatie;
  • Investeren in netwerkgelegenheden voor zichzelf en dit netwerk delen met medewerkers;

Inspiratiekader voor het resultaatsgebied people management en leiderschap