Aanvraagformulier en studieprogramma in het buitenland

Reisadvies UGent CORONA

Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al de toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

Corona en reizenbeleid UGent

Corona en UGent-beleid naar het buitenland voor studie

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2020-21 

Hieronder een overzicht van belangrijke deadlines voor uitwisseling voor studie - meer info  stappenplan uitwisselingsstudent.

 

  • 13/1/2020 -  portfolio kandidaturen bestemmingen buiten EU en aanvraag in oasis
  • 10/2/2020 16u - kandidaturen bestemming binnen EU  via aanvraag in oasis  en uitgeprint dossier
  • Opgeven van voorkeur bestemmingen binnen EU en registratie via oasis (min 2 max 4 bestemmingen – min 1 prioritair COM)

    Aanvraagdossier bestaat uit:

    1. OASIS  registratie voor uitgaande uitwisselingsstudenten in 2020-2021 

       registreer tabblad taalkennis, contact en motivatie,  curriculum in uitwisseling is nog niet nodig

    2. Indienen print dossier in secretariaat per opleiding of RIO met vermelding naam

    -  Sjabloon excel studieprogramma 20-21 uitwisselingsvakken en UGent-vakken (print)

    -  Academische kalender van de gastinstelling (print)

  • 27/2/2020 - Beursaanvraag studie, stage of onderzoek buiten EU 

Meer informatie over kandidaatstelling tijdens de infosessie (29/10/2019) - Powerpoint en handleiding 1 op UFORA Welcome Abroad 

Deadlines Curriculum in uitwisseling

  • jaar voor de uitwisseling: voor 15 juni (uitstel CORONA uitzonderlijk tot 30/6/2020): 
    • programmavoorstel in curriculum in uitwisseling in oasis uitwisselingsaanvraag
  • tijdens jaar van uitwisseling 
    • 15 oktober voor alle vertrekkende studenten met mogelijkheid tot wijzigen in sem 2; getekend learning agreement during mobility opladen uiterlijk 1 november
    • 28 februari voor uitwisselingen in sem 2; getekend learning agreement during mobility opladen uiterlijk 10 maart

Richtlijnen Curriculum in uitwisseling:

  • handleiding 3 - te vinden op UFORA Welcome Abroad
  • inhoudelijke tips over samenstelling vakkenpakket (ook onderzoekspaper/masterproef) in de excel per studieprogramma  - te vinden op UFORA Welcome Abroad
  • reglement uitgaande uitwisseling PSW 

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2020-21 - procedure voor je vertrek

Curriculum in uitwisseling en learning agreement via oasis in uitwisselingsaanvraag - traject voor vertrek

  1. studieprogramma samenstellen a.h.v. richtlijnen in excel per studiediscipline (= onderdeel van je kandidaatstelling, deze excel kan je na toewijziging van de bestemming gebruiken als hulpmiddel maar hoef je niet bij elke wijziging weer op te stellen of op te laden in oasis)
  2. uitwisselingsvakken ingeven in oasis - uitwisselingsaanvraag - studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU)
  3. advies vragen door je studieprogramma voor te leggen in oasis (automatisch bericht naar opleidingsverantwoordelijke) - deadline 15/6 (CORONA uitstel tot 30/6)
  4. bij positief advies kan je de learning agreement  before mobility (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
  5. stuur learning agreement voor UGent akkoord naar rio.psw@ugent.be daarna kan je het overmaken aan de gastinstelling (evt. samen met je aanvraagdocumenten) - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten
    Opm: we aanvaarden ook learning agreement documenten van de gastinstelling
  6. indien je een door 3 partijen getekend learning agreement before mobility ontvangt, kan je dit oploaden in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)

Opm. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Vertrek je in semester 1: dan kan je stap 4 t.e.m. 6 afhandelen wanneer de gastinstelling ernaar vraagt (meestal als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling)

Vertrek je pas in semester 2: dan kan je stap 4 t.e.m. 6 afhandelen in het najaar (als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling.)

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2020-21 - procedure tijdens je verblijf

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet in oasis/uitwisselingsaanvraag 

  1. studieprogramma samenstellen a.h.v. richtlijnen in excel per studiediscipline
  2. vakken ingeven in oasis (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU)
  3. advies vragen door je curriculum in uitwisseling voor te leggen in oasis (automatisch bericht naar opleidingsverantwoordelijke) - deadlines
  4. bij positief advies kan je de learning agreement  during mobility (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
  5. stuur learning agreement getekend door de gastinstelling naar rio.psw@ugent.be  - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten - 
  6. door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement oploaden in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)
    OPM Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Studieprogramma tijdens uitwisseling voorleggen of wijzigen - uitwisseling voor studie in 2019-20 tijdens 2e semester

2e semester 2019-2020 - curriculum in uitwisseling en learning agreement (nieuwe procedure wegens uitval erasmusmanager)

  1. Oasis curriculum sem 2 wordt opengezet tot 28/2/2020 voor alle uitgaande uitwisselingsstudenten voor studie.
  2. studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU) in oasis aanpassen;  je curriculum in uitwisseling en document learning agreement wordt dan automatisch aangepast
  3. learning agreement  during mobility (LA) - downloadbaar uit oasis/uitwisselingsaanvraag - document laten tekenen door 3 partijen (inclusief student)
    bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten - door 3 partijen getekend learning agreement oploaden in oasis
  4. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

 Deadline: 

  • 28 februari wijzigingen; getekend learning agreement during mobility opladen uiterlijk 10 maart

Uitzonderingen:

  • Studenten met latere start dan 28/2 in sem 2 contacteren de beoordelaar per opleiding en rio.psw@ugent.be met voorgestelde wijzigingen in hun studieprogramma en een korte motivatie waarom het programma zo laat wordt gewijzigd.
    • Beoordelaar per opleiding (NN - POL; Peter Mechant - COM; Sam Gorleer - SOC)
    • Noteer de voorgestelde wijzigingen duidelijk in de mail - correcte titel - studiepunten - vervangend UGent vak - welk vak moet worden geschrapt. Bij veel wijzigingen kan het nuttig zijn om de excel per opleiding te gebruiken om je vakkenvoorstel in te noteren.
    • Na goedkeuring van je voorstel door de beoordelaar zal het vak worden toegevoegd aan je curriculum en kan je het document learning agreement during mobility downloaden, laten tekenen en opladen in oasis