OPGELET - Reisadvies UGent CORONA

Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al de toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

Enkel door een expliciete mededeling van de crisiswerkgroep actueel@ugent.be dat je mag vertrekken, kan je op termijn toestemming krijgen.

Ugent beleid naar het buitenland voor studenten

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2023-24 - deadline voorjaar 2023

Hieronder een overzicht van belangrijke deadlines voor uitwisseling voor studie:

• 12/1/2023 16u -  kandidaturen bestemmingen buiten EU (ook bestemming in UK): portfolio en aanvraag in oasis 
• 2/2/2023 16u - kandidaturen bestemming binnen EU  via aanvraag in oasis  en dossier volgens richtlijnen in handleiding 1.

• Opgeven van voorkeur bestemmingen binnen EU en registratie via oasis (min 2 max 4 bestemmingen) Aanvraagdossier bestaat uit 2 onderdelen: 1. OASIS  registratie voor uitgaande uitwisselingsstudenten in 2023-2024     registreer tabblad taalkennis, contact en motivatie,  curriculum in uitwisseling is nog niet nodig 2. Studieprogramma per voorkeursbestemming doormailen naar RIO  -  Sjabloon excel studieprogramma 23-24 uitwisselingsvakken en UGent-vakken (tabblad curriculum en tabblad voorbereidingen) - zie UFORA Welcome Abroad -  Learning agreement of curriculum in uitwisseling in OASIS is nog niet nodig!

• 24/2/2023 - Beursaanvraag studie, stage of onderzoek buiten EU 

Meer informatie over kandidaatstelling tijdens de infosessie in november/december. Lees zeker handleiding 1 op UFORA Welcome Abroad . en de richtlijnen in  stappenplan uitwisselingsstudent.

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2023-24 - deadline zomer 2023

Extra Deadline 2e Oproep Beurzen binnen EU - dossier indienen in zomer en uiterlijk tegen begin 7/2023.

• In principe: enkel voor nieuw ingeschreven studenten
• Contacteer rio.psw@ugent.be voor de modaliteiten.

Deadlines Curriculum in uitwisseling en learning agreement

• jaar voor de uitwisseling: voor 15 juni : 
  • programmavoorstel in curriculum in uitwisseling in oasis uitwisselingsaanvraag
• tijdens jaar van uitwisseling 
  
  • 15 oktober voor alle vertrekkende studenten met mogelijkheid tot wijzigen in sem 2; 
    • 15/10 uiterste datum voor wijzigingen curriculum in uitwisseling EN OASIS curriculum  (uitwisselingsvakken en UGent vakken)  in VOORSTEL plaatsen (vereiste van de UGent!) 
    • 1 november: getekend learning agreement (changes to learning agreement) opladen uiterlijk 1 november voor verblijven in Sem 1 of jaar
  • 28 februari voor uitwisselingen in sem 2;
    • 10 maart: getekend learning agreement (changes during mobility) opladen uiterlijk 10 maart voor verblijf in Sem 2

Richtlijnen Curriculum in uitwisseling:

• handleiding - te vinden op UFORA Welcome Abroad
• inhoudelijke tips over samenstelling vakkenpakket (ook onderzoekspaper/masterproef) in de excel per studieprogramma  - te vinden op UFORA Welcome Abroad of gedeeld met student via One Drive
• reglement uitgaande uitwisseling PSW 
• Doe controle van je volledig Curriculum in OASIS zoals op titels uitwisselingsvakken en correcte aantal studiepunten. Vakken in je curriculum moeten identiek zijn met de titels en het aantal credits in de gastinstelling!
  Kortom: Curriculum in OASIS = Learning Agreement = puntenbriefje einde verblijf = diplomasupplement.

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2023-24 - procedure voor je vertrek

Curriculum in uitwisseling en learning agreement via oasis in uitwisselingsaanvraag - traject voor vertrek

• Ga direct naar stap 3 indien er geen wijzigingen zijn aan je voorgestelde studieprogramma.
• Vertrek je in semester 1: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen wanneer de gastinstelling ernaar vraagt (meestal als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling)
• Vertrek je pas in semester 2: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen in het najaar (als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling.)

1. Pas het studieprogramma aan in gedeelde excel via one drive (zie link verstuurd in maart/april). In deze excel vind je een tabblad met je voorstel studieprogramma, een tabblad met  richtlijnen voor het samenstellen van je studieprogramma tijdens je uitwisseling, een tabblad met communicatie tussen betrokkenen, een tabblad voor communicatie m.b.t. je GIT indien van toepassing.
   Dit is een belangrijk document die je steeds verder kan aanvullen tijdens je hele traject. Deze excel wordt niet doorgestuurd of gemaild. Wijzigingen worden immers rechtstreeks ingebracht en gedeeld met alle betrokkenen.
2. Mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent - zie onder) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
3. Noteer je uitwisselingsvakken in oasis - uitwisselingsaanvraag - studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU) en link met de niet-gevolgde vakken van de UGent.
4. Leg je (voorlopig) studieprogramma curriculum in uitwisseling voor in oasis  - deadline 15/6
   

   Opgelet: dit is nog geen definitief studieprogramma want wijzigingen zijn nog altijd mogelijk tot begin van je uitwisseling  

   Vertrek je in semester 1: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen wanneer de gastinstelling ernaar vraagt (meestal als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling)

   Vertrek je pas in semester 2: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen in het najaar (als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling.)

5. Download de learning agreement (LA) uit oasis/uitwisselingsaanvraag.
6. Bij positief advies op je voorstel is dit document learning agreement al getekend door UGent. Indien nog niet is getekend, mail je het document learning agreement naar rio.psw@ugent.be voor de handtekening.
   Daarna kan je het getekende learning agreement overmaken aan de gastinstelling meestal. samen met je aanvraagdocumenten - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten (zie handleiding 2)
   Opm: we aanvaarden ook learning agreement documenten van de gastinstelling
7. Upload de getekend learning agreement  in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten) wanneer de 3 partijen hebben getekend

Opm. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar UGent-coördinator per opleiding.

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2023-24 - procedure tijdens je verblijf

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet langer in oasis/uitwisselingsaanvraag - meer info zie handleiding 

1. studieprogramma samenstellen/aanpassen in de gedeelde excel op UGent one drive
   • hou rekening met de richtlijnen genoteerd in de gedeelde excel
   • voeg evt. commentaar toe op tabblad communicatie FCI
2. mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent - zie onder) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
3. bij positief advies: vakken ingeven in oasis (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU) 
   • indien curriculum reeds in voorstel staat, gelieve RIO te contacteren
4. leg je curriculum (in uitwisseling) voor in oasis - deadline: eerste 10 dagen na de start van je verblijf en uiterlijk 15/10
   • je krijgt een automatisch bericht uit OASIS dat je curriculum zal worden beoordeeld door de UC - uitwisselingscoördinator - deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november
5. bij positief advies (op je voorstel in excel in one drive) kan je de learning agreement  (changes to learning agreement - during mobility) (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
6. Vraag goedkeuring van de gastinstelling (handtekening op de learning agreement bij 'sending institution') en laadt de door alle partijen getekende learning agreement op in OASIS/uitwisselingsaanvraag 
7. uiterlijk 1 november: door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement opladen in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)

OPM Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar UGent coördinator per opleiding.

Studieprogramma tijdens  jaar van uitwisseling voorleggen of wijzigen - uitwisseling voor studie in 2022-23 tijdens 2e semester 

Opmerking 14/9/2022  Uitwisseling in Semester twee 2022-2023 – curriculum in uitwisseling

Indien je curriculum in uitwisseling van je uitwisselingsaanvraag niet werd overgedragen naar je curriculum in oasis, raden wen aan om rio.psw@ugent.be te contacteren om je curriculum in uitwisseling manueel in te brengen.

Algemene informatie

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet langer in oasis/uitwisselingsaanvraag - meer info zie handleiding. 

Alle studenten moeten hun curriculum (UGent vakken en uitwisselingsvakken) in voorstel plaatsen tegen 15/10/2022 - facultaire deadline.

• je krijgt een automatisch bericht uit OASIS dat je curriculum zal worden beoordeeld door de UC - uitwisselingscoördinator
• curricula met een uitwisselingsverblijf in 2e semester worden ten laatste eind november goedgekeurd (reden - mogelijke wijzigingen van uitwisselingsvakken bij de aanvraagprocedure)

Bij wijzigingen uitwisselingsvakken voor je verblijf in  2e semester

Na je aanvraag bij de gastinstelling worden je uitwisselingsvakken mogelijks aangepast.

1. pas gewijzigd studieprogramma aan in de gedeelde excel op UGent one drive
   • hou rekening met de richtlijnen genoteerd in de gedeelde excel
   • voeg evt. commentaar toe op tabblad communicatie FCI
2. mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent - zie onder) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld/gewijzigd vakkenpakket.
3. bij positief advies: gelieve RIO te contacteren met de mogelijke wijzigen in je curriculum (je curriculum in OASIS wordt weer open gezet of aangepast door RIO)
   • tussen eind november en begin februari worden mogelijke wijzigingen uitgesteld tot de periode van je effectief verblijf - dit om het aantal wijzigingen van het curriculum in OASIS te beperken.
4. nadien kan je de learning agreement  (changes to learing agreement - during mobility) (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
5. uiterlijk 10 maart: door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement opladen in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)

OPM: Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar UGent coördinator per opleiding.

 Deadline: 

• 28 februari wijzigingen voor curriculum
• Getekend learning agreement changes opladen in OASIS uiterlijk 10 maart

Uitzonderingen:

• Studenten met latere start dan 28/2 in sem 2 contacteren de beoordelaar per opleiding en rio.psw@ugent.be met voorgestelde wijzigingen in hun studieprogramma en een korte motivatie waarom het programma zo laat wordt gewijzigd.
• Noteer de voorgestelde wijzigingen duidelijk in de excel - correcte titel - studiepunten - vervangend UGent vak - welk vak moet worden geschrapt. 

Online learning agreement Erasmus +

Vanaf eind 2022 wordt in mogelijk gebruik gemaakt van de Online learning agreement voor Erasmus+ uitwisselingen. De UGent zal deze procedures volgen maar we werken tevens met het learning agreement dat via Oasis kan worden afgedrukt,

Hieronder de richtlijnen van de UGent Afdeling Internationalisering voor OLA.

• Ingave in one drive excel en goedkeuring vragen
• Ingave vakken via Curriculum in uitwisseling in OASIS uitwisselingsaanvraag door student. Verwittig rio.psw@ugent.be voor evaluatie.
• RIO geeft positief advies op het curriculumvoorstel indien voorstel werd goedgekeurd door verantwoordelijke van de opleiding in de gedeelde excel op one drive.
• Student kan procedure tot ondertekening van de online learning agreement initiëren via documenten uitwisselingsaanvraag (ondertekenen LA door student).
• Bij ondertekening wordt LA automatisch digitaal doorgestuurd naar gastinstelling.
• Via EWP en OASIS worden er mails verstuurd bij commentaar en/of goedkeuring door de gastinstelling.
• In OASIS uitwisselingsaanvraag/ documenten wordt LA before mobility automatisch opgeladen na ondertekening.
• Wanneer gastinstelling 'learning agreement before mobility' heeft getekend start het deel 'LA during mobility'.

Fouten in de learning agreement

Indien na je verblijf fouten staan in je learning agreement dan moet de student manueel een wijziging learning agreement opstellen, laten tekenen door de gastinstelling en bezorgen aan RIO.

Sjabloon learning agreement

Nadien zal je curriculum in oasis worden rechtgezet.

Curriculum in uitwisseling in OASIS

• voor 15/6: curriculum in uitwisseling ingeven
• goedkeuring van curriculum in uitwisseling in OASIS: tijdens je verblijf en na het ontvangen van een goedgekeurde en getekende learning agreement die in overeenstemming is met de gegevens op je door de opleiding goedgekeurde studieprogramma op uitwisseling (excel  op one drive.)

Beoordelaar per opleiding

• Beoordelaar per opleiding = vakgroepinternationaliseringsassistent
  • Chantal Tant - Politieke Wetenschappen
  • Peter Mechant - Communicatiewetenschappen
  • Sam Gorleer - Sociologie
• voor GIT-studenten tevens advies van trajectbegeleider bij het begin van het academiejaar

Stappenplan uitwisseling voor studie

Voor richtlijnen zie Stappenplan naar het buitenland voor studie