Aanvraagformulier en studieprogramma in het buitenland

Reisadvies UGent CORONA

Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al de toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

De UGent raadt aan om gezien de onzekerheid, nog geen kosten te maken voor je uitwisseling die je niet kan terugvorderen!

Corona en reizenbeleid UGent

Corona en UGent-beleid naar het buitenland voor studie

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2021-22 - deadline voorjaar 2021

Hieronder een overzicht van belangrijke deadlines voor uitwisseling voor studie - meer info  stappenplan uitwisselingsstudent.

 

  • 13/1/2021 -  portfolio kandidaturen bestemmingen buiten EU en aanvraag in oasis
  • 9/2/2021 16u - kandidaturen bestemming binnen EU  via aanvraag in oasis  en dossier volgens richtlijnen in handleiding 1.
  • Opgeven van voorkeur bestemmingen binnen EU en registratie via oasis (min 2 max 4 bestemmingen – min 1 prioritair COM)

    Aanvraagdossier bestaat uit:

    1. OASIS  registratie voor uitgaande uitwisselingsstudenten in 2021-2022 

       registreer tabblad taalkennis, contact en motivatie,  curriculum in uitwisseling is nog niet nodig

    2. Doormailen naar RIO 

    -  Sjabloon excel studieprogramma 21-22 uitwisselingsvakken en UGent-vakken (tabblad curriculum en tabblad voorbereidingen)

    -  Learning agreement of curriculum in uitwisseling is nog niet nodig!

  • 28/2/2021 - Beursaanvraag studie, stage of onderzoek buiten EU 

Meer informatie over kandidaatstelling tijdens de infosessie (12/11/2020) - Powerpoint en handleiding 1 op UFORA Welcome Abroad 

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2021-22 - deadline zomer 2021

Extra Deadline 2e Oproep Beurzen binnen en buiten EU - dossier indienen in zomer en uiterlijk tegen 1/10/2021.

Contacteer rio.psw@ugent.be voor de modaliteiten.

Deadlines Curriculum in uitwisseling

  • jaar voor de uitwisseling: voor 15 juni : 
    • programmavoorstel in curriculum in uitwisseling in oasis uitwisselingsaanvraag
  • tijdens jaar van uitwisseling 
    • 15 oktober voor alle vertrekkende studenten met mogelijkheid tot wijzigen in sem 2; getekend learning agreement (changes to learning agreement) opladen uiterlijk 1 november
    • 28 februari voor uitwisselingen in sem 2; getekend learning agreement (changes during mobility) opladen uiterlijk 10 maart

Richtlijnen Curriculum in uitwisseling:

  • handleiding 3 - te vinden op UFORA Welcome Abroad
  • inhoudelijke tips over samenstelling vakkenpakket (ook onderzoekspaper/masterproef) in de excel per studieprogramma  - te vinden op UFORA Welcome Abroad of gedeeld met student via One Drive
  • reglement uitgaande uitwisseling PSW 

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2021-22 - procedure voor je vertrek

Curriculum in uitwisseling en learning agreement via oasis in uitwisselingsaanvraag - traject voor vertrek

  • Ga direct naar stap 3 indien er geen wijzigingen zijn aan je voorgestelde studieprogramma.
  • Vertrek je in semester 1: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen wanneer de gastinstelling ernaar vraagt (meestal als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling)
  • Vertrek je pas in semester 2: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen in het najaar (als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling.)

  1. Pas het studieprogramma aan in gedeelde excel via one drive. In deze excel vind je een tabblad met je voorstel studieprogramma, een tabblad met  richtlijnen voor het samenstellen van je studieprogramma tijdens je uitwisseling, een tabblad met communicatie tussen betrokkenen, een tabblad voor communicatie mbt je GIT indien van toepassing. Dit is een belangrijk document die je steeds verder kan aanvullen tijdens je hele traject.
  2. Mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
  3. Noteer je uitwisselingsvakken in oasis - uitwisselingsaanvraag - studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU).
  4. Leg je studieprogramma curriculum in uitwisseling voor in oasis  - deadline 15/6. 
  5. Download de learning agreement ( before mobility) (LA) uit oasis/uitwisselingsaanvraag.
  6. Bij positief advies op je voorstel mail je het document learning agreement naar rio.psw@ugent.be voor de handtekening. Daarna kan je het overmaken aan de gastinstelling meestal. samen met je aanvraagdocumenten - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten
    Opm: we aanvaarden ook learning agreement documenten van de gastinstelling
  7. Upload de getekend learning agreement (before mobility)  in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten) wanneer de 3 partijen hebben getekend

Opm. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Online learning agreement

Vanaf 2021 wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de Online learning agreement voor Erasmus+ uitwisselingen. De UGent zal deze procedures volgen maar we werken tevens met het learning agreement dat via Oasis kan worden afgedrukt,

Volg de richtlijnen van de UGent Afdeling Internationalisering.

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2021-22 - procedure tijdens je verblijf

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet in oasis/uitwisselingsaanvraag - meer info zie handleiding 3 

  1. studieprogramma samenstellen/aanpassen in excel one drive
  2. mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
  3. bij positief advies: vakken ingeven in oasis (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU)
  4. advies vragen door je curriculum in uitwisseling voor te leggen in oasis (automatisch bericht naar opleidingsverantwoordelijke) - deadline 15/10
  5. bij positief advies kan je de learning agreement  (changes to learing agreement - during mobility) (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
  6. stuur learning agreement getekend door de gastinstelling naar rio.psw@ugent.be  - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten - 
  7. uiterlijk 1 november: door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement oploaden in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)
    OPM Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Studieprogramma tijdens uitwisseling voorleggen of wijzigen - uitwisseling voor studie in 2020-21 tijdens 2e semester

2e semester 2020-2021 - curriculum in uitwisseling en learning agreement 

  1. Oasis curriculum sem 2 wordt opengezet tot 28/2/2021 voor alle uitgaande uitwisselingsstudenten voor studie.
  2. studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU) in oasis aanpassen;  je curriculum in uitwisseling en document learning agreement wordt dan automatisch aangepast
  3. learning agreement (changes to learning agreement during mobility - LA) - downloadbaar uit oasis/uitwisselingsaanvraag - document laten tekenen door 3 partijen (inclusief student)
    bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten - door 3 partijen getekend learning agreement oploaden in oasis
  4. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar UGent-coordinator per opleiding.

 Deadline: 

  • 28 februari wijzigingen; getekend learning agreement changes opladen uiterlijk 10 maart

Uitzonderingen:

  • Studenten met latere start dan 28/2 in sem 2 contacteren de beoordelaar per opleiding en rio.psw@ugent.be met voorgestelde wijzigingen in hun studieprogramma en een korte motivatie waarom het programma zo laat wordt gewijzigd.
    • Noteer de voorgestelde wijzigingen duidelijk in de mail - correcte titel - studiepunten - vervangend UGent vak - welk vak moet worden geschrapt. Bij veel wijzigingen kan het nuttig zijn om de excel per opleiding te gebruiken om je vakkenvoorstel in te noteren.
    • Na goedkeuring van je voorstel door de beoordelaar zal het vak worden toegevoegd aan je curriculum en kan je het document learning agreement (changes) downloaden, laten tekenen en opladen in oasis

Fouten in de learning agreement

Indien na je verblijf fouten staan in je learning agreement dan moet de student manueel een wijziging learning agreement opstellen, laten tekenen door de gastinstelling en bezorgen aan RIO.

Sjabloon learning agreement

Nadien zal je curriculum in oasis worden rechtgezet.

Beoordelaar per opleiding

  • Beoordelaar per opleiding = vakgroepinternationaliseringsassistent (Chantal Tant - POL; Peter Mechant - COM; Sam Gorleer - SOC)
  • voor GIT-studenten tevens advies van trajectbegeleider bij het begin van het academiejaar

Stappenplan uitwisseling voor studie

Voor richtlijnen zie Stappenplan naar het buitenland voor studie